С.В. Беспалова
Администрация Топчихинского района Алтайского края помогает сохранить документы
Более десяти лет районный отдел по делам архивов возглавляет Л.В. Орехова. За это время существенно увеличился список источников его комплектования. Если в 1994 г. в нем были 54 организации, то в 2004 г. их стало 64 (более половины расположены вне территории районного центра). Существовавшая прежде задолженность 16 организаций по описанию документов и 4 организаций по передаче документов на постоянное хранение ликвидирована в течение двух лет, и с 1995 г. в организациях поддерживается 100-процентная упорядоченность документов.
Сегодня сохранности документов в организациях угрожают их частые реорганизации. Кроме того, режим хранения архивных документов в них часто не отвечает необходимым требованиям. Так, по итогам прошлогодней паспортизации лишь 27 имеют архивохранилища, в остальных документы находятся в столах, шкафах и сейфах сотрудников.
В этих условиях особое значение приобретает сотрудничество администрации Топчихинского района, отдела по делам архивов и источников комплектования архивного отдела в деле обеспечения сохранности документов, отборе и подготовке их к передаче на постоянное хранение.
Первоочередное внимание в районе уделяется анализу имеющихся проблем, созданию организационно-распорядительных документов по архивному делу и делопроизводству. Так, за последние семь лет главой администрации района принято более 30 постановлений и распоряжений о передаче на постоянное хранение управленческой документации; повышении исполнительской дисциплины работников аппарата, отделов, комитетов и управлений администрации; состоянии делопроизводства в сельских администрациях; проведении общественных смотров-конкурсов; утверждении графиков согласования номенклатур дел и др.
Другой формой работы органа местного самоуправления является обсуждение на заседаниях коллегии администрации района различных проблем, связанных с состоянием делопроизводства, текущего архива и сохранности документов в организациях. К примеру, за последние четыре года рассмотрены вопросы комплектования архивов в Белояровской, Листвянской, Володарской, Парфеновской, Фунтиковской и Ключевской сельских администрациях, ТОО «Парфеновское» и «Ульяновское», совхозе «Чистюньский», ЗАО «Искра» и «Ключевское»; упорядочения документов органов местного самоуправления; совершенствования работы с документами и повышения исполнительской дисциплины сотрудников отделов, управлений и комитетов администрации района; проведения смотров-конкурсов сохранности документов в организациях здравоохранения и агропромышленного комплекса района и др. Для подготовки вопроса к обсуждению на коллегии под руководством курирующего деятельность отдела по делам архивов секретаря районной администрации Г.Ф. Соколовской создается рабочая комиссия, в которую входят специалисты различных отделов (по труду, делам архивов, организационно-массового), сотрудники пожарной службы. На заседаниях коллегии рассматриваются результаты комплексных проверок организаций, даются рекомендации, вносятся предложения по улучшению работы с документами, обеспечению их сохранности.
На расширенные заседания коллегии по подведению итогов смотров-конкурсов сохранности документов в разных отраслях приглашаются руководители организаций и председатели экспертных комиссий. Безусловно, сотрудникам отдела по делам архивов помогает справляться с трудностями личная поддержка главы районной администрации А.Н. Григорьева.
Важное значение имеет организационное и материальное содействие администрации района в осуществлении принятой распоряжением главы районной администрации 13 апреля 2000 г. Программы развития архивного дела в Топчихинском районе на 2000-2003 гг., с которой ознакомлены руководители всех источников комплектования. В результате ее реализации поднялась на качественно новый уровень работа созданных во всех организациях района экспертных комиссий: приняты индивидуальные положения об ЭК, протоколируются ее заседания, составляются ежегодные планы, сократилась сменяемость ответственных за делопроизводство и архив. Улучшилось и качество передаваемых на постоянное хранение документов (проведены их систематизация, описание). Практикуется предварительный просмотр дел для устранения допущенных при их формировании погрешностей и ошибок. Благодаря усилиям районной администрации наладилось материально-техническое обеспечение отдела по делам архивов: архивохранилища укомплектованы стеллажами, шкафами для хранения документов, закартонировано 73 % дел постоянного хранения.
Стиль и порядок работы районной администрации с архивными документами и ведением делопроизводства стараются перенимать и сельские администрации. На заседаниях коллегий здесь все чаще рассматриваются вопросы сохранности документов, что повысило значимость труда тех, кто отвечает за делопроизводство и архив. Эти же проблемы подробно обсуждаются в ходе учебы руководителей сельских администраций, на проводимых начальником районного управления сельского хозяйства совещаниях, методических семинарах и практикумах в районной администрации и отделе по делам архивов. Организованное районной администрацией изучение нормативно-методических документов повысило качество номенклатур дел и постановки делопроизводства, позволило сократить количество утраченных документов в организациях. Для поездок по району архивистам выделяется транспорт, оказывается помощь в проведении мероприятий по контролю за исполнением принимаемых решений.
Возможно, сложившиеся в Топчихинском районе формы и методы работы с документами не могут быть полностью применены в других муниципальных образованиях. Очень многое зависит от понимания главами районных и городских администраций значимости стоящих перед архивистами проблем и оказания им всесторонней помощи, упорства самих работников архивных служб в достижении поставленных целей, их умения убедить руководителей организаций в государственной важности архивного дела.
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.