Альбрехт Б.В. Архивы
коммерческих организаций. М.:
МЦФЭР, 2002. - 192 с. - 3000 экз. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера». 2004. № 4).
Одним из слабых мест в работе большинства негосударственных
организаций является сохранение быстро накапливающихся многочисленных
документов прошлых лет. Даже в крупных по масштабам деятельности и штатной численности акционерных обществах, существующих не один год, далеко не всегда в штатном расписании имеются такое структурное подразделение, как «архив», в числе работников -профессионалы архивного дела, а среди служебных помещений - специально оборудованное архивохранилище. Все это свидетельствует о недопонимании руководителями коммерческих
организаций роли архивных документов и их практического значения как важного информационного ресурса. Б.В. Альбрехт очень точно подметил, что «некоторые руководители частного бизнеса
придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой» (С. 4).
В сложившейся ситуации явно ощущалась потребность в четком и обстоятельном разъяснении руководству и специалистам коммерческих организаций основных требований к комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов в соответствии с действующим архивным
законодательством. Именно эту, далеко не простую задачу решает методическое пособие, подготовленное Б.В. Альбрехтом, - одним из руководящих работников
Федерального архивного агентства, опытным специалистом, участвовавшим в разработке законодательных актов по архивному делу и делопроизводству.
Своевременность и актуальность книги очевидны. Вопросы создания и ведения архива в коммерческих организациях неоднократно затрагивались во многих статьях и практических пособиях по делопроизводству. Однако в таком полном объеме, с глубоким пониманием имеющихся проблем, раскрытием специфики работы архива подобных организаций, часто подвергающихся структурным, финансовым, штатным и прочим изменениям, архивная тематика раскрыта впервые.
В начале пособия достаточно подробно освещены правовые основы деятельности архивов организаций, проанализированы принципиальные положения
законодательных актов об архивном деле в Российской Федерации, акционерных обществах, банкротстве, защите информации и др. Здесь же разъяснены права частных юридических лиц по отношению к находящимся у них на хранении архивным документам, в том числе в случае прекращения деятельности организации. Данный раздел - ключевой в пособии, поскольку современных руководителей коммерческих организаций можно убедить в необходимости проведения работы по учету и хранению документов, а тем более создания архива, только посредством конкретных ссылок на действующее законодательство, включая Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Раздел «Организация деятельности архива» содержит все необходимые сведения для организационного
оформления работы как самого структурного подразделения (архива), так и его сотрудников. Текст удачно дополняют примерное положение об архиве и примерные должностные инструкции заведующего архивом и
архивариуса. Особого внимания руководителей коммерческих организаций заслуживают разумные и обоснованные советы автора по должностному составу работников архива и наименованиям соответствующих должностей. К сожалению, содержание
Квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов и других служащих и справочника по ЕТС в данной части не отвечает требованиям сегодняшнего дня.
Методические основы разработки индивидуальной номенклатуры дел в коммерческой организации изложены автором не только очень подробно, но и в предельно доступной форме, что должно обеспечить составление этого
основополагающего для архивного дела документа даже в организациях, не имеющих профессиональных архивистов. При этом хорошо раскрыта проблема установления сроков хранения документов в организациях с новыми видами деятельности, а значит, накапливающих служебные документы, не
предусмотренные перечнями документов со сроками хранения. Автором затронут и такой актуальный вопрос, как составление отдельной номенклатуры дел для документов, содержащих коммерческую тайну. Подобного рода предложения высказывают специалисты, занимающиеся конфиденциальным делопроизводством. Более правильной представляется позиция Б.В. Альбрехта, считающего, что наличие отдельной номенклатуры дел для названной группы документов, «как правило, нецелесообразно, так как может привести к путанице в индексации, учете документов в делопроизводстве» (С. 47).
Немало вопросов у работников негосударственных организаций
сопряжено с экспертизой ценности документов. Наличие в организации действующей экспертной комиссии, правильно оформляющей результаты работы, - довольно редкое явление,
особенно в средних и малых организациях и предприятиях, где зачастую экспертиза ценности документов вообще не проводится. В издании хорошо раскрыты методические и организационные основы экспертной работы, подробно описаны этапы проведения экспертизы, приведено Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.
Малоизвестными многим коммерческим организациям остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности, создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Руководители и специалисты организаций найдут в пособии профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.
Ценными для практиков представляются также разделы, раскрывающие порядок работы с отдельными видами документов: по личному составу, электронных, ограниченного доступа. Документация по личному составу особо выделена в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», поэтому вполне оправдано ее самостоятельное рассмотрение в пособии, где автором показаны не только состав этой документации, но и особенности формирования дел и последующего хранения кадровых документов в архиве организации. Вопросы отбора на хранение и учета электронных документов очень актуальны для многих коммерческих организаций, в деятельности которых они
обычно образуются. Характеристике особенностей организации работы с документами ограниченного доступа предшествует рассмотрение понятий государственной, коммерческой,
служебной, банковской и налоговой тайн, что с методической точки зрения является удачной находкой автора для более глубокого понимания читателями проблем обработки и хранения документов данной группы.
В методическом пособии встречаются отдельные неточности. Так, на с. 79 дается ссылка на раздел 4 Основных правил работы ведомственных архивов вместо ссылки на тот же раздел Основных правил работы архивов организаций. С некоторыми высказываниями автора можно поспорить. Например, об альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, говорится как о документе, в котором
«собраны практически все основные виды кадровой документации, определяющие правовые взаимоотношения работодателя и наемного работника» (С. 78). В действительности отсутствие здесь ряда документов, в частности некоторых приказов по личному составу, нередко осложняет работу специалистов кадровых служб. Впрочем, следует признать, что данное замечание касается проблемы, не имеющей прямого отношения к главной тематике издания. В целом необходимо еще раз отметить как большую практическую ценность, так и определенное научное значение книги Б.В. Альбрехта и порекомендовать ее для использования специалистам
делопроизводственных и архивных служб коммерческих организаций, а также научным работникам, преподавателям и студентам, занимающимся проблемами комплектования, учета, хранения и использования документов современных организаций и предприятий.
В.И. АНДРЕЕВА
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.