ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ (К ВОПРОСУ
О ПРИЧИНАХ ПОЯВЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»)
А.А. Пронин, доцент кафедры правового и доку-ментационного обеспечения управления Российского государственного профессионально-педагогического университета, кандидат исторических наук
Вопрос о понятии документа и его месте в системе управления затрагивается в каждом учебнике и учебном пособии по документоведению и делопроизводству, однако наиболее полно раскрыт в курсе «Введение в специальность «Документоведение и докумен-тационное обеспечение управления», разработанном проф. Т.В. Кузнецовой [1]. Ею и другими авторами отмечается, что документ - явление сложное и древнее. Как только появляются управляющие и управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться о его выполнении. Конечно, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и передано.
Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закрепления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты, и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием
государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности, например дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д. И сразу устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справоч-но-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Но управленческие взаимосвязи сложны и управленческая деятельность
осуществляется с использованием соответствующих взаимосвязанных документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т. д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления для реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Об этом говорит ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2].
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем «сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций» (ст. 1), специальную статью посвящает составлению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9) [3].
Поэтому очевидно, что документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
В связи с тем, что официальные документы служат способом доказательства заключенной в них информации, чрезвычайно важна для управленческой деятельности их юридическая сила, определяемая как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [4].
Определенные документы, например, нормативные правовые акты, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально имеют юридическое значение, устанавливая, закрепляя и изменяя правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и т. д. Но для того чтобы документ выполнил функцию доказательства, он должен быть надлежащим образом оформлен. Государственным стандартом, в частности, установлены требования к оформлению документов, используемых в сфере управления организацией (приказы, распоряжения, акты, протоколы, письма, докладные записки и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации [5]), состав реквизитов, придающих им юридическую силу [6].
Таким образом, знание основ документирования информации и организации документооборота является элементом правовой культуры. Толкование понятия права советскими учеными и идеологами, доходившее до отрица-
ния самой необходимости и ценности права, как следствие, сокращение числа вузов, готовивших юристов в СССР, отсутствие установки, направленной на воспитание правовой культуры граждан, само «качество» правовой жизни советского общества - часть ответа на вопрос, почему специалисты в сфере документоведения в полной мере оказались востребованными лишь после краха советского государства.
Признание р оссийского го судар ств а правовым, нашедшее свое выражение в Конституции РФ 1993 г., развитие общественной инициативы как следствие становления гражданского общества стали причинами повышения внимания к качеству принимаемых на всех уровнях общественного и государственного управления решений, а, следовательно, к документальному оформлению управленческих актов, односторонних сделок и договоров, юридических фактов и т.д., иными словами, к обретению ими свойства официальных документов, под каковыми понимаются документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке [4]. С развитием в 90-х годах ХХ в. новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не учитывается при принятии решения, и все это в результате приводит к экономическим потерям, пришло понимание важности службы документационного обеспечения управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документацион-
ное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту.
Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сфере управления также потребовало совсем другою уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления. Как следствие, с середины 1990-х годов в стране произошла резкая переоценка роли специалистов по доку-ментационному обеспечению управления, которые могли бы разрабатывать, внедрять и обеспечивать функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информацион-ная работа, хранение).
Необходимость в юристах и доку-ментоведах обрела форму государственного заказа на подготовку в образовательных учреждениях различных ступеней соответствующих специалистов.
С подписанием 2 марта 2000 г. министром образования РФ приказа, которым был установлен перечень направлений подготовки и специальностей высшего профессионального образования, одной из которых стала специальность 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» [7], в российских вузах впервые в отечественной истории началась массовая подготовка документоведов. Сегодня она проводится более чем в 50
учреждениях высшей школы согласно Государственному образовательному стандарту по специальности, утвержденному 14 марта 2000 г.
Учебными планами самых различных специальностей многих российских вузов наряду с «Правоведением» предусматриваются дисциплины «До-кументоведение и делопроизводство», «Документирование управленческой деятельности» и т.п., призванными повысить правовую культуру.
Можно надеяться, что в ближайшие годы российские учреждения, организации, предприятия, фирмы будут иметь возможность пригласить для управления своими информационными ресурсами специалистов высшей квалификации, которые обеспечат их информационно-документационное обслуживание на уровне требований сегодняшнего дня с учетом новейших компьютерных технологий.
Литература
1. Кузнецова Т.В. Введение в специальность «Документоведение и доку-ментационное обеспечение управления» (350800): Учеб. пособие. М, 2004.
2. Российская газета. 2006. 29 июля.
3. Российская газета. 1996.28 ноября.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: [утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28]. М, 1998.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД): [утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299]. М, 2003.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: [утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65]. М, 2003.
7. Об утверждении государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования: приказ Минобразования РФ от 2 марта 2000 г. № 686 // Бюллетень Министерства образования РФ. 2000. №
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.