Конференции, совещания, семинары
«Документация в информационном обществе: международный опыт
управления документами»
Под таким названием 25-26 ноября 2010 г. в Москве в помещении РГАСПИ проходила XVII международная научно-практическая конференция,
организованная ВНИИДАД при содействии спонсоров (фирма «АС», компании «Веллер», ЕМС, «ИнтерТраст», «Летограф», «Лаборатория модульной автоматизации», ОСГ Рекордз
Менеджмент, Softline, «Электронные офисные системы» и Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр), информационной поддержке
периодических изданий и электронных СМИ («Вестник архивиста»,
«Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Евразика», «Отечественные архивы», «Секретарь-референт», «Секретарское дело», «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Справочник секретаря и офис-менеджера», software channel sltv. ru). Она собрала около 300 специалистов из различных организаций в сфере управления документацией, вузов и научно-исследовательских учреждений не только из городов России, но и Белоруссии, Германии, Казахстана, Латвии, Литвы, Словакии, Украины и Финляндии.
Цель конференции обозначил директор ВНИИДАД, д-р ист. наук М. В. Ларин -обсудить современный опыт управления документами. Об актуальности этой задачи говорили и представители федеральных органов власти (Н.Н. Куняев, зам. начальника Управления Президента Российской Федерации по
государственным наградам - начальник организационного департамента, канд. ист. наук; А.Д. Ряховский, директор департамента делопроизводства и архива
аппарата Правительства Российской Федерации; А.Н. Артизов, руководитель Федерального архивного агентства, д-р ист. наук). Они отмечали, что курс нашей страны на инновацию, формирование информационного общества требует применения современных технологий документационного обеспечения
управления (ДОУ), в которых уже преуспели ряд стран Евросоюза, США, международные организации (ООН, Международная ассоциация в области управления документами, Международный совет архивов и др.), разработавшие и внедрившие в практику стандарты по управлению документами. Однако использовать их надо творчески, умело соединяя идеи глобализации и региональные особенности (А.Д. Ряховский). В России государство взяло под контроль процесс регулирования ДОУ в органах власти и управления: на единых основах безбумажного документооборота формируется нормативно-правовая база, координируется работа разных ведомств (Н.Н. Куняев). В течение двух последних лет госаппарат страны переходит на электронный документооборот (ЭДО), появляются подвижки и в Государственной думе. Сегодня этот процесс сдерживается слабостью нормативно-правовой базы, отсутствием унифицированной технологии ДОУ и координирующего органа. Архивные учреждения проводят определенную работу в плане обеспечения архивного хранения электронных документов (ЭД): постепенно
вырабатываются требования к срокам их передачи в архив, организации хранения и др. В 2011 г. на данном направлении ожидается прогресс, связанный с необходимой корректировкой правил, дополнением ЭД ведомственных перечней
документов со сроками хранения, подготовкой требований к ведомственным системам ЭДО, обучением кадров и др. (А.Н. Артизов).
Практический опыт управления документами, в том числе электронными, в ряде стран Европы и Азии был представлен в 13 докладах. Участники конференции, например, узнали, что управление документами в Белоруссии, Украине и Казахстане осуществляется в русле государственной политики уполномоченным органом в сфере архивного дела (А.Е. Рыбаков, БелНИИДАД, канд. ист. наук; С.Г. Кулешов, УкрНИИ архивного дела и документоведения, д-р ист. наук; Г.Ж. Мукажанова, Управление архивов и документации Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан). Уже принят ряд законодательных актов, разрабатываются классификаторы
управленческой документации, а также единые требования к документам и управлению ими, опирающиеся на международные стандарты. Последние, по мнению белорусских специалистов, создают некое правовое поле в условиях отсутствия необходимого набора нормативов государства. Правда, попытка внедрения международных стандартов (ИСО 9000 «Система менеджмента качества» и ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения»)
сопровождалась здесь определенными трудностями (противоречия с
действующим законодательством, ряд документов выпадает из сферы регулирования, терминологические
расхождения и др.) и потребовала дополнительных усилий по адаптации нормативов.
В Латвии с 2002 г. решаются вопросы управления ЭД на основе специально разработанной концепции (В.Шталс, Генеральная дирекция государственных
архивов Латвии). Там принят закон об электронно-цифровой подписи и ЭД (2003 г.); выделено финансирование; определена координирующая организация;
преодолены трудности разработки конкретных систем (отсутствие унификации, кадров и др.); введена в строй единая делопроизводственная система «ДАУКС» (с 2005 г. применяется при декларировании доходов, оплате платежных поручений, госзакупках, ведении медицинских карт, классных журналов и др.); составлены перечень, а также порядок подготовки и оформления документов, создаваемых в бумажной и электронной формах, требования к ЭДО и передаче ЭД в архив.
В Финляндии управлением
документами в госсекторе занимаются Национальная архивная служба -применительно к организациям, где создаются документы постоянного хранения, и Государственное
подразделение по управлению
информационными технологиями - для органов государственной власти (П.Хенттонен, Университет Тампере). К настоящему времени создана программа «АМБ» по работе с ЭД в органах государственной власти и управления, решаются проблемы взаимодействия между специфическими и
функционирующими информационными системами, выбора стандартов ЭДО. При разнообразии европейских и финских спецификаций профессор рекомендовал все же ориентироваться на международные разработки.
В Словакии система управления документами регламентирована принятым в 2003 г. законом «Об архивах и делопроизводственных службах». Он определяет права и обязанности архивной службы (в ее структуре 48 государственных архивов, но есть и шесть частных), служб делопроизводства и др. Однако политика по отношению к ЭД пока
не выработана (Л.Павликова,
Национальный архив Словакии, магистр).
По другому пути идет Германия, где нет единых правил управления документами, но порядок
делопроизводства в федеральных министерствах регулирует (посредством регламентов, директив для регистратуры, консультаций и др.) Федеральный архив (А.Майбург, ВипёеБагсЫу). Эта практика порождает региональные особенности в работе с документами, несмотря на наличие отлаженных связей федерального и земельных архивов. Определенной спецификой отмечена и работа каждого учреждения с ЭД, которые согласно договору напрямую поступают в Федеральный архив. Здесь образован так называемый цифровой архив,
располагающий соответствующими
программными средствами, в том числе для перевода ЭД в единый формат (РББ-2).
В России накоплены свои традиции и опыт в работе с документами, которые попытался обобщить М.В. Ларин. Обозначив основные этапы ее развития (делопроизводство - ДОУ - управление документами - информационный менеджмент), он признал, что мы находимся на первом этапе, регламентируя порядок работы лишь с ОРД, что не отвечает задачам современности. Организацию межведомственного ЭДО ученый назвал временной полумерой и заметил, что продвижение вперед тормозится слабостью нормативно-правовой базы (поскольку нет федеральных законов, приходится опираться на подзаконные акты -регламенты, правила и др.), отсутствием государственной системы управления документами и уполномоченного органа по координации работ в этой сфере.
Научно обоснованные решения проблемы эффективного управления документами, базирующиеся на анализе зарубежной и отечественной практики, предложили собравшимся представители
компаний, специализирующихся на создании современных информационных систем ЭДО (А.Н. Авдеев, «АС»; А.В. Бертяков, ЕМС; К.Бобровски, ОСГ Рекордз Менеджмент; А.П. Лубанец, «Лаборатория модульной автоматизации»; А.А. Салов, Softline). Одни говорили о системе автоматизированного управления
документами органов государственной власти Российской Федерации,
выстраивать которую следует под руководством Росархива, начиная с архива и продвигаясь к месту создания электронных документов, используя правила делопроизводства и архивов, выработанные для традиционных документов (А.Н. Авдеев). Другие обратили внимание на необходимость легализации прецедентов успешного применения ЭД и ЭДО в различных сферах общественной жизни (в работе банков, миграционных и экстренных служб, архивов и др.) в условиях заметного отставания законодательной базы (А.П. Лубанец), а также сознательного перехода организаций к ЭДО (К.Бобровски). Третьи раскрыли принципы построения долговременных электронных архивов (требования к архиву со стороны бизнеса, госслужбы и граждан, международные тенденции, российские реалии - слабая законодательная база, приоритет принадлежит документообороту, а не архивам, недостаток реальных решений) и современных поисковых систем на базе Google Search Appliance и др. (А.В. Бертяков, А. А. Салов).
Дальнейшее обсуждение проблемы проходило по двум секциям: «Электронное правительство - электронный
документооборот» (вела Л. Р. Фионова, Пензенский госуниверситет, д-р техн. наук) и «Теория и практика документационного обеспечения
управления» (вели А. В. Ермолаева, Поволжская академия госслужбы им. П.А. Столыпина, канд. ист. наук, и В.Ф. Янковая, ВНИИДАД, канд. ист. наук), на
которых было представлено 20 сообщений. Большинство из них сводилось к презентации удачно реализованных в России (Администрация Пермского края, Российская государственная библиотека, госархивы Санкт-Петербурга, Федеральная служба по финансовым рынкам, Банк России и др.) и за рубежом (Белоруссия, Казахстан, Украина и др.) проектов построения
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.