Государственному архиву документов по личному составу Республики
Коми - 15 лет
ГУ «Республиканский архив документов по личному составу» было создано 19 октября 1999 г. в г. Сыктывкаре в соответствии с указом главы Республики Коми в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, а также предотвращения утраты документов по личному составу ликвидируемых организаций, находящихся на территории республики. В течение 13 лет архив располагался в приспособленных помещениях трех различных зданий, где практически невозможно было обеспечить надлежащие условия хранения документов. В настоящее время он занимает приспособленное помещение площадью более 1100 кв. м. Архивохранилища оборудованы современными стеллажами, служебные кабинеты - новейшей компьютерной техникой и удобной мебелью. Имеются автоматическая система пожаротушения, охранная и пожарная сигнализация. В штате - 12 человек.
Сегодня в архиве насчитывается 577 фондов, свыше 56 тыс. ед. хр. за 1938- 2014 гг. Это документы республиканских министерств и ведомств, крупных промышленных, строительных и других отраслевых предприятий республиканской и частной форм собственности, в том числе субъектов малого предпринимательства (с небольшим объемом документов - от двух до 10 дел).
На начальном этапе архив комплектовался документами крупных предприятий лесной, деревообрабатывающей, строительной и транспортной отраслей, функционировавших в Коми АССР с конца 1930-х - начала 1940-х гг. и ликвидированных в конце 1990-х гг. Теперь на хранение поступают документы по личному составу организаций различных форм собственности на основании заключенных договоров и только в упорядоченном виде. Так, в 2013 г. заключено 62 договора приема-передачи документов (в предыдущие годы - от 30 до 60).
Архив оказывает методическую помощь организациям - источникам комплектования по упорядочению документов, передаваемых на постоянное хранение, консультирует по всем необходимым вопросам. С этой целью практикуется выезд специалистов архива в организации, осуществляется выборочный контроль качества формирования дел и научно-технической обработки документов. Использование таких форм в работе с ликвидируемыми организациями способствует улучшению качества принимаемых документов и повышению эффективности последующего их использования в целях социальной и правовой защиты граждан, снижает вероятность возврата документов на доработку во время передачи в архив. Если при приеме документов от крупных организаций в форме обществ с ограниченной ответственностью, а также акционерных обществ открытого и закрытого типа обнаруживается невысокое качество экспертизы ценности, то специалисты архива в ходе выездных консультаций нередко принимают решение о ее повторном проведении.
Некоторые ликвидируемые организации, передающие документы по личному составу на хранение в архив, впервые сталкиваются с необходимостью упорядочения документов и составления НСА к ним. Это, как правило, структуры малого бизнеса, в том числе общества с ограниченной ответственностью и индивидуальные предприниматели, для которых характерна неудовлетворительная сохранность документов и даже их частичная утрата. Они представляют подробную справку с указанием причин отсутствия документов на бланке организации, заверенную подписью конкурсного управляющего и печатью. Справка подшивается в дело фонда и служит для подтверждения отсутствия документов конкретной организации при выполнении запросов граждан.
В 2014 г. в архиве была впервые проведена экспертиза ценности документов с истекшим сроком хранения (75 лет), в результате которой часть дел выделена к уничтожению, другая передана на постоянное хранение в Национальный архив Республики Коми.
Предоставление государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов -основное направление деятельности архива. Ежегодно исполняется более 4 тыс. запросов (их максимум отмечен в 2012 г. - свыше 5300). При необходимости архив практикует привлечение дополнительных работников по договорам гражданско-правового характера.
Налажено сотрудничество с региональным отделением ПФР; проводятся совместные «круглые столы», где обсуждаются предложения фонда, направленные на улучшение качества предоставляемых архивом услуг, а работники архива своевременно знакомятся с изменениями в пенсионном законодательстве.
В архиве внедрена 5-я версия ПК «Архивный фонд», в базу данных внесены сведения обо всех хранящихся фондах. Проходят семинары и консультации по вопросам внедрения и использования ПК «Архивный фонд» для представителей муниципальных архивных учреждений. Подготовлен электронный справочник документов по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах республики. Периодически возникающие в работе трудности коллектив решает оперативно, опираясь на достижения отечественного архивоведения и своих коллег из архивных учреждений Российской Федерации.
А.В. Лахтионов
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.