В.С. Сорокина
Итоги проверки наличия и розыска необнаруженных дел: опыт архивов Хабаровского края (1999-2005 гг.)
Одно из важных направлений деятельности архивных учреждений края (а это, помимо госархива края, 23 муниципальных архива и архивных отдела администраций городов и районов) - учет и обеспечение сохранности документов. В комплексе мер по совершенствованию этой работы особое значение отводится проверке наличия и состояния документов. Она осуществляется в плановом порядке, но бывает и внеплановой, например при переезде в новое здание, смене работников, отвечающих за сохранность документов, чрезвычайных обстоятельствах.
Для рассмотрения результатов работы в конце 1999 г. при управлении по делам архивов администрации края создана специальная комиссия, утверждено положение о ней. В соответствии с положением о комиссии она рассматривает итоги проверки наличия по каждому архивному учреждению края и фондам, имеющим необнаруженные дела, принимает решение о снятии с учета отсутствующих документов, пути розыска которых исчерпаны.
Решение комиссии является основанием для издания соответствующих приказов о снятии с учета необнаруженных дел и внесении изменений в учетные документы архивного учреждения. В сферу ее деятельности также входят вопросы совершенствования методической базы этого направления деятельности, обобщения передового опыта работы. Разработаны методические указания по организации проверки наличия и состояния дел, внесению изменений в учетные документы архивных учреждений. Комиссия собирается не реже одного раза в полугодие, но в целях оперативного решения вопросов - и внепланово. К настоящему времени состоялось 12 заседаний.
На рассмотрение комиссии представляются справки об итогах проверки наличия дел архивного учреждения, путях и результатах розыска необнаруженных документов, подлинники актов и листов проверки, соответствующих карточек и актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и др.
Члены комиссии тщательно проверяют полноту поступивших сведений (на все ли фонды, где отмечены необнаруженные дела, имеется информация), соответствие представленных документов паспорту архива и данным фондового каталога управления или БД «Архивный фонд», правильность заполнения актов и листов проверки. Все замечания фиксируются в специальном листе рассмотрения.
После обсуждения представленные в комиссию документы возвращаются в архив с соответствующей выпиской из протокола заседания комиссии. Акты и листы проверки в установленном порядке помещаются в дела фондов, а сводные документы (справка, выписки из протоколов заседаний комиссии, сведения о расхождении в объеме фондов) - в отдельное дело, внесенное в номенклатуру дел архива.
Комиссия тщательно анализирует качество и полноту проведения розыска необнаруженных документов, принимая решение о прохождении розыска, направляет руководителям учреждений края письма с рекомендациями по розыску выдававшихся во временное пользование, но не возвращенных в архивы дел. Так, после получения такого письма комитет по земельным ресурсам и землеустройству Ульчского района смог разыскать и вернуть в архив считавшееся утраченным дело.
На 1 января 2005 г. 13 муниципальных архивов края завершили проверку наличия.
В 2000-2005 гг. комиссией рассмотрены акты проверки наличия и состояния дел 1588 фондов (22 %), 351 713 дел (27,4 %), в том числе 137 фондов (171 846 дел) крайгосархива, 851 фонда (104 498 дел) архивных отделов администраций городов и районов края, 600 фондов (75 369 дел) документов по личному составу.
В ходе подготовки к проверке и анализа ее результатов в учетные документы архивов были внесены необходимые уточнения, составлены итоговые записи к описям, осуществлена выверка количества их экземпляров, начато составление реестров описей, уточнен перспективный план мероприятий по развитию учета и НСА к документам фондов на 20022006 гг. в части усовершенствования и переработки описей дел. Факт проверки наличия дел отмечен в каждой описи, а изменения в составе и объеме фондов отражены в листе фонда (сделана соответствующая запись).
Вместе с тем комиссия констатировала, что в архивах до сих пор не всегда соблюдаются правила ведения учетных документов, не выработаны единые вспомогательные учетные документы, а также отсутствует четкий порядок их оперативного ведения. Из снятых с учета дел большая часть (117 дел, или 44 %) выдана во временное пользование и утрачена в ведомстве, 42 дела, или 11 %, не принимались в архивы, 62 дела, или 23 %, - это приказы по личному составу, переданные в архивы организаций, но не снятые своевременно с учета в архивном учреждении. Таким образом, основными причинами необнаружения документов являются ошибки в учете, несвоевременное отражение результатов работы с документами при приеме на хранение и в процессе переработки фондов, отсутствие карт-заместителей, должного контроля за своевременным возвратом документов в архивохранилище, необходимых записей в книгах выдачи дел, нерегулярная их выверка и др. В основном утрачены дела до 1990 г.
Материалы проверок подтверждают наличие в архивах неучтенных и неописанных дел (156), выделенных к уничтожению, но не снятых с учета документов (1), технических ошибок. Значительное количество дел нуждается в улучшении их физического состояния, в том числе в подшивке и замене обложек, нумерации листов, заверительных записях и т.д.
К сожалению, не отвечает предъявляемым требованиям и качество представляемых в комиссию документов. Так, в справках не всегда содержатся необходимые сведения (история фонда, виды работы, проводимой с документами, дата обнаружения отсутствия конкретного дела, факт выдачи его из архивохранилища и др.); нет анализа учетных документов; не указаны причины выявленных недостатков, меры по их устранению; не освещено состояние ведения дел фондов. Подготовленная Росархивом в 2004 г. памятка о порядке представления в комиссию документов по итогам проверки наличия дел должна помочь архивным учреждениям не допускать подобных ошибок.
Результаты анализа причин недостатков в учете архивных документов приведены в приказе начальника краевого управления по делам архивов «О результатах проверки наличия и состояния дел в фондах архивных учреждений края». В нем, в частности, указано, что муниципальные архивы с переменным составом документов должны были закончить проверку наличия и состояния дел, повысить ответственность и усилить контроль руководителей и хранителей фондов за выдаваемыми во временное пользование документами и своевременным возвратом их в архивы, улучшить качество представляемых на рассмотрение комиссии документов. Комиссией рекомендовано госархиву края составить список находящихся в розыске дел и передать его в каждое структурное подразделение архива. Итоги работы в области проверки наличия документов обсуждались также на краевом совещании-семинаре работников архивных учреждений. Так, архивный отдел администрации Ульчского района вместе с актами о проведении проверки наличия
документов представил справку «Анализ наличия и состояния дел в фондах», в которой показано количество дел в каждом фонде, в том числе требующих реставрации.
В феврале нынешнего года комиссией впервые рассмотрены итоги выборочной полистной проверки наличия и состояния 1337 дел с документами, представляющими интерес для коллекционеров.
Несмотря на принятые меры, сегодня количество не обнаруженных в архивных учреждениях края дел вызывает серьезную тревогу архивистов. В связи с этим в четвертом квартале 2005 г. планируется рассмотреть вопрос об итогах работы по организации и проведению проверки наличия и состояния дел в архивных учреждениях края на коллегии краевого управления по делам архивов.
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.