О.В. Игнатьева
Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики: проблемы и решения*
В Архивном фонде Чувашской Республики свыше 2,3 млн дел, сосредоточенных в четырех государственных и 25 муниципальных архивах. В них заключены сведения об экономическом, культурном, социальном развитии края, необходимые для обеспечения государственного управления, общественной жизни, реализации прав граждан, воспитания молодежи. Хранилища этих интеллектуальных богатств традиционно выполняют две взаимосвязанные задачи: обеспечение прав граждан и общества на информацию и защита информационных ресурсов.
Использование Архивного фонда республики в последние годы значительно активизировалось, что вызвано ростом общественного интереса к архивам и документам, введением в научный оборот и популяризацией документных комплексов по истории России и Чувашии, закрытых прежде для широкого изучения. За период с 1991 г. по настоящее время пользователям предоставлено свыше 260 тыс. дел, гражданам выдано около 170 тыс. справок, подтверждающих трудовой стаж, факты учебы, награждения, имущественные права, издано 23 документальных сборника, опубликовано свыше тысячи статей и подборок документов, в эфир вышло около 600 теле- и радиопередач.
Интенсификация использования обостряет и без того сложную государственную проблему безопасности документов Архивного фонда. Она охватывает множество юридических, научных, технологических, организационных и кадровых аспектов сохранности документов в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, а также в делопроизводстве организаций. Поэтому и решать проблему необходимо системно, комплексно, совместными усилиями государства, общества и гражданина.
Государственная архивная служба Чувашии тесно сотрудничает с органами исполнительной власти и местного самоуправления в сфере сохранности документов, что приносит определенные результаты. Для укрепления законодательной базы республиканских архивных учреждений подготовлен законопроект «Об архивном деле в Чувашской Республике» (взамен действующего закона «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах» 1994 г.), который в сентябре должен быть представлен на рассмотрение Кабинета министров Чувашской Республики. В мае на коллегии уже обсуждались меры безопасности Архивного фонда. За последние пять лет более 70 раз руководство и специалисты органа управления архивным делом выезжали в города и районы республики для непосредственного изучения состояния сохранности документов Архивного фонда. Результаты обследований в письменном виде были направлены главам местного самоуправления. С 2000 г. комплекс работ по обеспечению сохранности информационных ресурсов Архивного фонда Чувашской Республики в районах реализуется на основе краткосрочных целевых программ. Они составляются руководителями муниципальных архивных учреждений (в соответствии с рекомендациями управления по делам архивов республики), утверждаются главами администраций и включают в основном мероприятия по укреплению материально-технической базы.
Государственные архивные учреждения и три из 25 муниципальных архивов республики размещаются в специально построенных зданиях, остальные - в приспособленных помещениях. Протяженность стеллажей архивохранилищ
* В основе статьи - выступление на заседании коллегии Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (Чебоксары, 24 мая 2005 г.).
государственных и муниципальных архивов - 29 677 пог. м, из них металлических -26 916 пог. м, что составляет 90,7 %. Все госархивы оснащены пожарной и охранной сигнализациями. Пожарная сигнализация имеется в 64 % муниципальных архивов, охранная - в 52 %. Разработана система мер по организации работы архивов при чрезвычайных ситуациях. Здания госархивов обслуживаются вневедомственной охраной.
Увеличение бюджетного финансирования архивной отрасли в последние годы позволило укрепить материально-техническую базу государственных архивных учреждений. В 2000-2004 гг. на поддержание зданий госархивов в должном состоянии израсходовано свыше 5 млн руб. Здесь модернизированы системы охранной и пожарной сигнализаций, отремонтированы фасады зданий, ограждения, кровли, подвальные помещения, рабочие кабинеты, системы отопления, водоснабжения и внутренние линии связи.
Несколько улучшилось положение муниципальных архивов. В рамках программ обеспечения сохранности архивных документов в Урмарском районном архиве дополнительно установлены стеллажи протяженностью 78 пог. м. Особо ощутимых результатов удалось добиться муниципальным архивным учреждениям Ядринского и Алатырского районов. Ядринский райархив переехал в реконструированное помещение площадью около 100 кв. м, оснащенное новыми металлическими стеллажами.
Для повышения квалификации сотрудников государственных и муниципальных архивов при управлении по делам архивов Минкультуры Чувашии постоянно действует семинар по обеспечению сохранности документов Архивного фонда, периодически проводятся занятия с работниками муниципальных архивов по актуальным вопросам архивного дела. Принимаются меры по профилактике нарушений технологической и производственной дисциплины, соблюдению норм профессиональной этики. Большие надежды в деле обеспечения сохранности документов возлагаются на выпускников Чувашского госуниверситета по специальности «история и архивоведение». В целях улучшения нормативного обеспечения работ по сохранению документов в ведомствах на базе Госархива современной истории Чувашской Республики создан отдел документационного обеспечения управления и методической работы - своеобразный информационный центр для делопроизводственных служб и архивов организаций.
Вместе с тем некоторые проблемы сохранения архивных документов решить не удалось. Основная из них - недостаток площадей архивохранилищ. Увеличение объемов ежегодно образующихся в организациях документов опережает прирост протяженности архивных полок. Из-за полной загруженности хранилищ Государственного исторического архива Чувашской Республики с 2000 г. ограничено его комплектование, хотя в учреждениях и организациях находится свыше 65 тыс. дел постоянного хранения. Справиться с проблемой позволит лишь введение в эксплуатацию в 2008 г. реконструируемого здания площадью около 2600 кв. м. Здесь предполагается разместить около 800 тыс. ед. хр.
Давно не хватает площадей и в муниципальных архивах Алатырского, Ибресинского, Канашского, Комсомольского, Красноармейского, Порецкого, Цивильского, Яльчикского, Янтиковского районов и г. Канаш. Это создает реальную угрозу сохранности документов. Уже отмечены факты утраты документов в столичном профучилище № 31, Чувашском академическом драмтеатре им. К.В. Иванова, Управлении госинспекции по торговле, качеству и защите прав потребителей по Чувашской Республике, Управлении федерального казначейства Минфина России по Чувашской Республике, в некоторых муниципальных организациях. Проблему нехватки площадей усугубляет практика приема в государственные и муниципальные архивы документов по личному составу (личные дела, лицевые счета и др.), объем которых достиг 200 тыс. ед. хр. Один из способов ее решения - создание по примеру соседних регионов архивов документов по личному составу на муниципальном уровне. Нужен городской архив и в Чебоксарах. По-прежнему не удается поддерживать оптимальный температурно-
влажностный режим хранения документов в госархивах. Из-за изношенности оборудования наблюдаются значительные колебания температуры и влажности воздуха от установленных нормативами параметров, что ведет к разрушению носителей информации.
Меры по сохранности конкретных архивных документов принимаются с учетом их ценности и физического состояния. С 2003 г. создается Реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики с последующим переводом их на сейфовое хранение. Уже началось формирование страхового фонда и фонда пользования. Однако из-за устаревшего оборудования темпы этой работы невысоки - страховой фонд создан лишь на 24 206 документов Архивного фонда, что составляет 1,48 % от его общего объема. Государственный архив технотронной документации Чувашской Республики приступил к изготовлению страховых копий на компакт-дисках. Несмотря на недолговечность современных носителей информации, этот способ весьма эффективен в плане создания фонда пользования и реставрации переведенных в электронную форму документов.
Защите архивных документов в определенной мере способствуют создание автоматизированных информационно-поисковых систем и другие действия, позволяющие исключить подлинники из обращения. Эта работа осуществляется государственными архивами с 1991 г. Введены в эксплуатацию базы данных: «Ревизские сказки», «Законодательные акты Чувашской Республики», «Реабилитированные», «Награжденные медалью "За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг."», «Фотокаталог». Активно издаются сборники документов - как в традиционном, так и электронном виде.
В архивах республики выполняются реставрационно-восстановительные работы, в которых, по данным учета физического состояния документов государственных архивов, сегодня нуждается свыше 72 тыс. ед. хр. (включая крупноформатные документы, пользующиеся повышенным спросом исследователей). В историческом архиве функционирует лаборатория реставрации и микрофильмирования документов, укомплектованная специалистами. Однако недостаточная материально-техническая база сдерживает рост объемов консервации документов.
Решение этой проблемы видится в создании единой республиканской лаборатории реставрации документов, хранящихся в архивах, музеях и библиотеках, оснащенной современным оборудованием и техникой для страхового копирования документов. Коллегия Минкультуры Чувашии поддержала это предложение архивистов. Предполагается, что уже в будущем году лаборатория начнет действовать на базе одного из госархивов.
В проекте подпрограммы «Архивы Чувашии» программы «Культура Чувашии на 2006-2010 годы» предусмотрены конкретные меры по улучшению материально-технического состояния
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.