Л. Б. Журавлева
Обеспечение сохранности и прием на постоянное хранение научно-технической документации в
Оренбургской области
Архивные учреждения Оренбуржья основную задачу видят в сохранении той части научно-технической документации (НТД), которая является государственной собственностью и относится к Архивному фонду Российской Федерации. В государственных архивах области таких документов насчитывается около 7 тыс. ед. хр. за период с 1920 по 1994 г. В основном это НТД Оренбургского государственного аграрного университета, Всесоюзного научно-исследовательского института мясного скотоводства (ВНИИМС), инспектуры Госкомиссии Российской Федерации по испытанию и охране селекционных достижений по Оренбургской области. В архивных учреждениях муниципальных образований сосредоточено 1242 ед. хр. НТД за 1963-1991 гг. (она образовалась в комитетах по земельным ресурсам и землеустройству, лесхозах, отделах архитектуры и градостроительства районных и городских администраций).
Полноценное комплектование НТД во многом зависит от состояния ее сохранности в организациях, и этому вопросу архивные учреждения области придают серьезное значение. В список № 1-т архивных учреждений Оренбургской области включены 110 организаций, из которых 88 являются источниками комплектования организационно-распорядительной и научно-технической документацией, а 22 - только НТД. По рекомендациям Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) и Уральского отделения (УрО) РАН в этот список вошли три источника комплектования профиля РГАНТД (ООО «Волго-Урал-НИПИгаз», ОАО «НИПИПрикаспийскнефтегазстрой», ОАО «ОренбургНИПИнефть»); два источника комплектования УрО РАН (Институт степи и Институт клеточного и внутриклеточного симбиоза).
Список потенциальных источников комплектования ежегодно уточняется, и сейчас в нем шесть организаций. При этом с двумя из них (Оренбургским отделом оптимизации природопользования и охраны окружающей среды Горного института УрО РАН и Оренбургской лабораторией социально-экономических проблем Института экономики УрО РАН) ведется постоянная работа, благодаря которой их деятельность полностью отражена в принимаемой на постоянное хранение документации. Муниципальные архивы отдельного списка № 1-т не имеют.
Архивисты договорились с Управлением Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Оренбургской области о предоставлении информации о ликвидированных организациях, включенных в Единый государственный реестр юридических лиц.
Работа с научно-техническими организациями, большинство которых негосударственные, требует разнообразных форм и методов. В этом архивистам помогают опыт и знания, приобретенные Государственным архивом Оренбургской области (ГАОО) в работе с организациями, много лет являющимися источниками его комплектования. Со всеми организациями и предприятиями списка № 1-т заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. В них имеются обязательства о проведении проверки наличия этой документации (не реже 1 раза в 5 лет) в архивах организаций, в том числе технических. С 2001 г. к этому делу привлекаются студенты
профессионального лицея № 47, выпускающего специалистов по делопроизводству и секретарей-референтов.
Одним из видов работ с организациями являются комплексные и тематические проверки источников комплектования НТД. Их результаты оформляются справками, с которыми руководство организации знакомит специалистов на аппаратных совещаниях. Так, в 20032004 гг. по итогам проверки наличия и состояния хранения НТД проведены совещания в ОАО «Институт "Оренбурггражданпроект"», Всесоюзном научно-исследовательском институте мясного скотоводства (ВНИИМС), ОАО «Ореншаль». Случаев утраты документов не выявлено. Для работников, ответственных за технические архивы организаций, ежегодно на базе лучших архивов проводятся семинары, где их обучают разработке номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству, описанию и составлению перечней НТД.
Наиболее тесное сотрудничество установилось у архивистов с областным комитетом по земельным ресурсам и землеустройству. Ежегодно на расширенных заседаниях его коллегии рассматриваются вопросы обеспечения сохранности управленческой и научно-технической документации в структурных подразделениях. В подобных мероприятиях активно участвуют архивисты. В декабре 2003 г. на базе областного комитета по земельным ресурсам и землеустройству проведено выездное заседание экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов Оренбургской области по вопросам обеспечения сохранности, учета и отбора НТД на постоянное хранение, в котором участвовали руководители не только архивных учреждений, но и районных и городских комитетов по земельным ресурсам и землеустройству. На места было направлено совместное инструктивное письмо «О совершенствовании организации делопроизводства и обеспечении сохранности управленческих и научно-технических документов в Комитете по земельным ресурсам и землеустройству по Оренбургской области и его структурных подразделениях». В результате данных мероприятий составлены и утверждены описи НТД землеустроителей -специалистов ликвидированных управлений сельского хозяйства горрайисполкомов, документы которых были переданы комитетам по земельным ресурсам и землеустройству, принята на постоянное хранение в муниципальные архивы НТД от десяти комитетов городов и районов по 1991 г. На расширенных аппаратных совещаниях у глав администраций муниципальных образований руководители архивных учреждений г. Новотроицка, Домбаровского, Матвеевского, Октябрьского, Сорочинского районов сообщили о состоянии сохранности документов, подтверждающих право граждан на землю.
Обеспечению сохранности НТД содействует и методическая помощь архивных учреждений области организациям. С этой целью подготовлены Методическое пособие по работе с документами в лесхозах городов и районов области (1998 г.), Методические рекомендации по составлению номенклатур дел комитетов по земельным ресурсам и землеустройству районов (городов) Оренбургской области и подготовке документов к передаче в государственный или муниципальный архив (2000 г.), Перечень научно-технической документации, подлежащей хранению в комитетах по земельным ресурсам и землеустройству городов и района до ее обновления и окончания в делопроизводстве с последующей передачей на государственное хранение в архив (2000 г.), Примерное положение о техническом архиве (2002 г.). В подготовке Методических рекомендаций по описанию картографических документов вместе с архивистами участвовали работающие с подобной документацией специалисты организаций.
В результате проведенных мероприятий в 22 источниках комплектования НТД созданы экспертные комиссии, разработаны положения об ЭК (ЦЭК), техническом архиве, инструкции по делопроизводству; в 16 организациях в технических архивах трудятся освобожденные от других обязанностей штатные сотрудники (ОАО «Проектный институт
"Оренбурггражданпроект"»; областной комитет по земельным ресурсам и землеустройству; ОАО «Станкостроительный завод» и др.); 20 организаций (Комитет по земельным ресурсам и землеустройству г. Оренбурга, ОАО «Проектный институт "Оренбурггражданпроект"» и др.) имеют специализированные архивы, соответствующие Основным правилам работы с НТД в организациях и на предприятиях (1991 г.).
Однако в работе с НТД архивисты сталкиваются с немалыми трудностями. Обеспечение сохранности документов в Оренбуржье осложнено отсутствием свободных площадей в облгосархиве и его филиалах в гг. Бузулуке и Бугуруслане. С 1994 г. НТД не принимается на постоянное хранение, что создает угрозу ее утраты.
Наиболее сложным является вопрос о временном хранении и учете НТД на бывших госпредприятиях. К сожалению, в первые годы их акционирования прием на постоянное хранение НТД не проводился или оформлялся актами, не имеющими юридической силы (отсутствовали подписи руководителей, печати и другие реквизиты). Так, с 2003 г. продолжается судебный процесс между ЗАО «Водпроект» и АО «Оренбургводмелиорация», в котором облгосархив участвует в качестве третьего лица, доказывая принадлежность НТД за период 1963-1990 гг. к Архивному фонду Оренбургской области и необходимость передачи ее на постоянное хранение. Основной причиной инцидента явилась юридическая ошибка руководителей организаций в процессе приватизации государственного имущества. При выделении ЗАО «Водпроект» из ОАО «Оренбургводмелиорация» был неверно оформлен акт приема - передачи технического архива, и в уставе организации не указана принадлежность архива владельцу.
При заключении договоров акционерные общества, в деятельности которых образуется НТД, неохотно включают обязательства о ее временном хранении и последующей передаче на постоянное хранение в государственные архивы. В связи с акционированием организаций у нового собственника остается документация части Архивного фонда Российской Федерации, которую он не намерен сдавать на постоянное хранение и использует в практических и коммерческих целях. Так, в последние годы с восстановлением прерванных экономических отношений г. Оренбурга с предприятиями Пакистана, Вьетнама, Румынии стала вновь востребованной техническая документация за 1960-1970 гг., в частности на модель тракторного радиатора ОАО «Радиатор»; в Оренбургском научно-исследовательском институте сельского хозяйства возобновлены работы по технологии выращивания пивоваренного ячменя, и возникла потребность в документах по этой тематике.
На упорядочение и описание документов, к сожалению, не выделяются денежные средства в ряде акционерных обществ: в ОАО «Инвертор» - с 1980 г., ВНИИМС - с 1986 г., ОАО «ОренбургНИПИнефть» - с 1971 г. Ни разу не проводились эти работы в ОАО «НИПИПрикаспийскнефтегазстрой», на Оренбургском станкостроительном заводе, в Соль-Илецком рудоуправлении. Иногда ранее упорядоченная проектная документация пополняется новыми разработками в ходе использования, например, при реконструкции старых зданий. Комплект таких документов подлежит обязательной пер
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.