УДК 338.23:622.276
> Е.В. Уварова, Л.Д. Зубова, 2010
Опыт построения комплексной системы управления проектированием ОАО «Гипровостокнефть
»»
Е.В. Уварова, Л.Д. Зубова (ОАО «Гипровостокнефть»)
Experience in building an integrated design management system of Giprovostokneft OAO
E.V. Uvarova, L.D. Zubova (Giprovostokneft OAO)
The experience in building an integrated production design management system of Giprovostokneft OAO, based on the use of modern information technologies and computer-aided facilities, integration with existing quality management system on the base of optimal organizational structure, is presented.
Ключевые слова: управление проектами, планирование, документооборот, информационные технологии. Адрес для связи: Lyubov.Zubova@Giprovostokneft.ru
«Следует замахиваться на большее, чтобы достичь меньшего» Н. Макиавелли
Для повышения конкурентоспособности и эффективности производства в условиях увеличения объемов выполняемых работ, высоких требований заказчика к качеству выпускаемой продукции и при этом сжатых сроках и жестких бюджетах недостаточно подобрать или подготовить для работы над проектами высококвалифицированных специалистов, обеспечить их самыми передовыми технологиями разработки и выпуска проектной документации. Без грамотного управления они не смогут качественно выполнить весь комплекс производственных задач предприятия. Использование современных принципов и методов управления позволяет организации достигать новых конкурентных преимуществ и повышать результативность своей деятельности. Эффективное управление проектами дает возможность планировать и успешно реализовывать проекты, оптимизируя финансовые и трудовые ресурсы, без отклонений от запланированных сроков.
ОАО «Гипровостокнефть» - яркий пример классического проектного института нефтегазовой отрасли, созданного в эпоху СССР. Существовало централизованное сметное нормирование для стандартизованных работ и услуг. Стоимость отдельной работы представляла собой определенную величину, которая не менялась в течение нескольких лет и даже десятилетий. При изменении экономической модели страны институту пришлось учиться самостоятельно управлять своей многопроектной деятельностью: решать вопросы ценообразования, прогнозирования, планирования, учета доходов и расходов.
Современный этап развития ОАО «Гипровостокнефть», его участие в крупных проектах с западными заказчиками, а также интен-
сивное развитие информационных технологий и средств автоматизации заставили руководство искать более эффективные инструменты планирования, организации и управления проектным производством в соответствии с современными методиками управления проектами, бюджетом и персоналом. Сделать это быстро революционным путем без потери занятых в отрасли позиций невозможно. Руководство института приняло решение идти эволюционным путем, постепенно повышая уровень зрелости организации в области управления, учитывая готовность всех сотрудников работать в новой эффективной системе, представляющей собой интеграцию информационных систем планирования, контроля, документооборота с действующей системой менеджмента качества (СМК) на базе оптимальной организационной структуры (рис. 1).
Стимулом для построения комплексной системы управления ОАО «Гипровостокнефть» послужило участие института в начавшемся в конце 90-х годов прошлого столетия проекте КТК («Каспийский трубопроводный консорциум»). Иностранный заказчик впервые в новейшей истории института предъявил жесткие требования к системе управления проектом:
- формирование команды проекта (мобилизация персонала), выделение отдельных сотрудников для планирования и контроля проекта;
- управление проектом с применением принятых за рубежом методик и обязательным использованием программного обеспечения (ПО) Primavera;
- формирование и постоянная актуализация реестра проекта, содержащего данные о выпускаемых документах, степени их готовности, исполнителях и трудозатратах;
- определение степени готовности документа (прогресса) по установленной дискретной шкале, значения которой соответствуют основным этапам выпуска проектно-сметной документации (ПСД);
Рис. 1. Эффективное управление проектным производством
- организация учета трудозатрат и закрытия объемов по табельной системе с контролем степени готовности комплектов документов по отдельным объектам проектирования и обязательным утверждением табелей заказчиком.
Кроме того, передача заказчику выпущенной документации должна осуществляться в электронном виде в редактируемом и нередактируемом форматах. Все процессы жестко регламентированы процедурными документами проекта.
Для решения поставленных задач было приобретено ПО Primavera, с помощью которого осуществлялись укрупненное планирование и контроль проекта, создан электронный архив в виде папок с файлами на сервере и перечней содержимого папок (Excel). Реестр выпускаемой ПСД по проекту вел специально мобилизованный сотрудник, который собирал фактические данные о выпуске документов в отделах. Была разработана система учета трудозатрат и контроля исполнения бюджета проекта на базе MS Access. Приобретенный на проекте КТК опыт помог институту в работе с другими иностранными заказчиками. Все они хотели видеть практически аналогичную систему управления проектом.
В 2002 г. Отделом информационных технологий института была разработана новая версия электронного архива проектной документации - полноценное сетевое программное обеспечение, состоящее из двух модулей: собственно электронного архива и инструментария для групп документоконтролей проектов, позволяющего в автоматизированном режиме комплектовать и отправлять ПСД заказчику, а также фиксировать поступающие от него замечания. Это был первый шаг к системе электронного проектного документооборота.
С постепенным переходом на электронное проектирование, безбумажные технологии взаимодействия между участниками проекта (заказчик, институт, субподрядчик) в ОАО «Гипровосток-нефть» увеличивался объем данных, хранящихся в электронном виде. Возникла острая потребность структурировать данные, необходимые для выполнения работ, разместить их на общедос -тупном, но защищенном ресурсе, создать интерфейс доступа к этим данным. В качестве единого информационного простран-
ства института было решено разработать внутренний корпоративный портал и использовать его как средство для коллективной работы над проектами.
Портал создали специалисты Отдела информационных технологий в 2005 г. с использованием .NET-технологий и SQL-сервера. В настоящее время он содержит разделы по всем направлениям деятельности института, в том числе: «Проектирование» (виртуальные ресурсы - страницы проектов), «Новости», «Сотрудники», «СМК», нормативно-спарвочную информацию и сервисные функции. На страницах проектов можно найти все необходимое для выполнения проекта: техническое задание и исходные данные, состав проекта (перечень проектируемых объектов) и график выполнения работ, переписку и оперативные указания, задания ведущих и смежных отделов, материалы проектирования, архивы входящей и исходящей документации.
Систему управления проектами ОАО «Гипровостокнефть» долгое время характеризовало отсутствие в ней централизации и понятия «портфель проектов», хотя одновременно работа велась по нескольким десяткам договоров проектно-изыскательских работ (ПИР). «Западная» методика управления проектами применялась только для крупных проектов с иностранными заказчиками, проекты с отечественными заказчиками в этой системе не учитывались. Консолидация данных по всем выполняемым институтом договорам осуществлялась только на уровне планово-финансового отдела при распределении и закрытии объемов. Однако все более актуальными становились задачи организации календарного и ресурсного планирования, оптимизации загрузки проектировщиков при параллельной разработке множества проектов. Возникла необходимость централизованного управления не только финансами всех проектов, но и трудозатратами. Решать данную проблему начали с двух позиций: централизация управления и поиск методов определения трудозатрат.
Под централизацией управления в данном случае понимается создание единой системы управления всеми выполняемыми проектами, одной базы данных для хранения сведений по всем проектам, составам работ, срокам, привлекаемым ресурсам. При построении такой системы опирались на ПО Primavera, реестры выпускаемой документации по проектам зарубежных заказчиков (в Excel) и выделенную к тому времени структурную единицу (группу управления проектами), в обязанности которой входили ведение реестров и бюджета проекта, учет трудозатрат. В системе должны четко распределяться обязанности между специалистами, участвующими в проекте, с учетом сложившихся принципов многоуровневого планирования и контроля проекта (руководитель группы, руководитель отдела, главный инженер проекта (ГИП) и группа управления проектами, главный инженер). Реализовать на базе MS Excel полноценное совместное ведение реестров по всем проектам - весьма затруднительно. Устанавливать ПО Primavera на все компьютеры и ежегодно оплачивать техническую поддержку - дорого. В основу разрабатываемой системы было решено заложить следующие принципы.
1. ПО Primavera использовать только в группе управления проектами.
2. Проекты в ПО Primavera планировать и контролировать укрупненно на уровне объектов проектирования.
3. Для календарного и ресурсного планирования в качестве типовых применять нормативно-технологические модели про-
НЕФТЯНОЕ ХОЗЯЙСТВО
09'2010
9
ектирования (НТМ), разработанные в институте в 90-е годы и отражающие последовательность выполнения работ при выпуске ПСД и их трудоемкость.
4. В план выполнения работ включать основные этапы проекта: получение исходных данных, данных поставщиков, обмен заданиями и др.
5. В качестве ресурсов в ПО Primavera использовать марки проектирования (группы специалистов, обладающих одинаковыми компетенциями).
6. В рамках внутреннего корпоративного портала разработать автоматизированную систему ведения реестров выпускаемой по проектам документации для планир
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.