Н.И. Бегучев, М.В. Фимин Организация учета договорных отношений на предприятии
Организация учета договорных отношений на предприятии
Н.И. Бегучев,
канд. экон. наук, доц. Московской финансово-юридической академии (117447, г. Москва, ул. Б. Черемушкинская, д. 17-А; e-mail: nik_beguchev@mail.ru)
М.В. Фимин
аспирант Московской финансово-юридической академии (117447, г. Москва, ул. Б. Черемушкинская, д. 17-А; e-mail: fimin@mail15.com)
Аннотация. В статье рассматривается один из вариантов учета договорных отношений на предприятии. Предлагается способ формализации информации об обязательствах предприятия и его контрагентов для последующей автоматизированной обработки.
Abstract. In the article an option of the account of contractual relations at the enterprise is considered. The way of formalization of the information on obligations of the enterprise and its counterparts for the subsequent automated processing is proposed.
Ключевые слова: договорные отношения, учет, логические функции
Keywords: contractual relations, the account, logical function
В современных условиях многие предприятия заключают десятки тысяч договоров ежегодно. Договор является основанием всех взаимоотношений с работниками, акционерами, клиентами, поставщиками и т.д. На основании договора возникают обязательства сторон, которые впоследствии подлежат выполнению, а значит, должны планироваться, учитываться и контролироваться. Объем учетной информации в компании по договорам может быть очень большим, поэтому получить достоверную информацию о ходе выполнения обязательств со стороны поставщиков и потребителей становится непростой задачей. Для решения этой проблемы компании начинают увеличивать штат административного и управленческого персонала. Увеличивается
роль человеческого фактора, растут постоянные расходы компании.
Уровень автоматизации человеческого труда в процессе контроля обязательств по договорным отношениям на предприятиях в настоящее время остается невысоким. Причин можно привести несколько.
• Низкий уровень интеграции систем учета юридической службы, службы делопроизводства с системами учета финансовых служб;
• Информации, получаемой из финансовой учетной системы, может оказаться недостаточно для осуществления контроля над сделкой. Может полностью отсутствовать информация об условиях сделки.
• В системах учета юридической службы или службы делопроизводства информация по
Н.И. Бегучев, М.В. Фимин Организация учета договорных
договорам хранится в не формализованном виде. Как правило, это обычный текст договора, размещенный на бумажном или электронном носителе информации. Автоматизировать обработку такого рода информации для контроля обязательств практически не возможно.
Для осуществления автоматизированного контроля договорных отношений необходимо иметь возможность хранить информацию по договорам в том виде, в котором она лучше всего поддается математической обработке. Для этих целей хорошо подходит аппарат булевой алгебры.
Если представить информацию договора посредством множества взаимосвязанных логических формул, то это позволит рассматривать его как формально-логическую систему. Элементами этой системы являются события, которые рассматриваются в этом договоре. События могут иметь два значения: значение «Истина», когда событие наступило и значение «Ложь», когда еще не наступило. Возникновение обязательств по договору можно тоже рассматривать как своего рода событие. Связь между событиями будет осуществляться посредством логических операций «И», «ИЛИ», «НЕ». Таким образом, любой пункт договора, приводящий к тому или иному обязательству, будет выражен в виде логической формулы от событий.
Например, условие «оплата производится на основании счета поставщика после отгрузки товара на склад покупателя» содержит в себе
отношений на предприятиии
два события: Событие А - «Отгрузка товара на склад», Событие В - «Получение счета поставщика». Само условие будет выглядеть как функция Р(А,В) = А И В. Обязательство оплаты наступит тогда, когда произойдут оба события: «Отгрузка товара на склад» и «Получение счета поставщика». Можно формализовать и более сложное условие. Рассмотрим лизинговую компанию. Необходимо отслеживать ситуацию о необходимости страхования объектов лизинга. В договоре лизинговой компании (лизингодателя) с лизингополучателем может быть отражено, что передаваемый объект лизинга должен быть застрахован. От поставщика этот объект лизинга может поступать как застрахованным, так и не застрахованным. В этом случае лизингодатель страхует оборудование в случае оплаты аванса от лизингополучателя. Обязательство Р -«Оформить документы страхования на объект лизинга» можно представить в виде формулы:
Г(А,В,С) = А И В И (НЕ С),
где А - «Получен объект лизинга от поставщика», В - «Оплачен лизингополучателем счет на аванс», «Получены документы страхования на объект лизинга».
Принцип функционирования информационной системы контроля обязательств показан на рис.
Документальная регистрация фактов хозяйственной деятельности
Система документооборота и учета договоров
Формализация условий по договорам и их регистрация в форме логических функций
Рис. Принцип функционирования информационной системы контроля обязательств.
The Journal of Economy and Entrepreneurship, Vol. 2, Nom. 3-4 (July - December 2008)
38
Н.И. Бегучев, М.В. Фимин Организация учета договорных отношений на предприятии
Сначала условия договорных отношений формализуются. Текст условий договора преобразуется в логические формулы, которые регистрируются в информационной системе, определяется перечень событий, который может иметь место по отношению к рассматриваемому договору. Устанавливаются начальные значения событий (возможно, что какое-нибудь событие наступило до подписания договора). Далее на основании первичных документов или другой информации в информационной системе отражаются события, происходящие по этому договору. После регистрации каждого нового события система анализирует наступление обязательства по сделке. На основании анализа всех логических функций, отраженных в системе, формируется реестр обязательств предприятия. Данный реестр может служить мощной информационной поддержкой для управленческого персонала компании
Вышеизложенный способ организации контроля над деятельностью предприятия отличается от способа организации контроля на основании бизнес процессов. Регламентируя свою деятельность, и заранее задавая последовательность хозяйственных процессов, предприятие облегчает их учет и контроль. Отношения с контрагентами и деятельность предприятия становятся более прогнозируемыми. Но заранее определить и правильно спланировать последовательность операций удается далеко не всегда. Особенно сложно это сделать в условиях постоянно изменяющейся окружающей среды предприятия, неоднородности его деятельности и деятельности его контрагентов. Поэтому во многих случаях управлять посредством бизнес-процессов оказывается невозможным. Способ контроля деятельности посредством анализа событий не накладывает никаких ограничений на деятельность предприятия. Отслеживаются все теоретически возможйырмашуации. посредством логических функций и регистрируя в информационной сис-
теме условия договоров, должностные инструкции и другие регламентные документы, посредством которых осуществляется управление на предприятии, становится возможным автоматизировать процесс учета обязательств компании. Появляется возможность задействовать электронную технику там, где она еще не использовалась. Расширяя учетную систему предприятия, становится возможным учитывать не только финансовую сторону сделки, но и ее правовые аспекты. В результате у компании появляется возможность сократить расходы на управленческий персонал, уменьшается человеческий фактор. За счет мощной информационной поддержки менеджмента компании растет ее управляемость.
Библиографический список
1. Щепельков Владислав Федорович. Уголовный закон как формально-логическая система: дисс. на соиск. доктора юридических наук: 12.00.08. - Санкт-Петербург, 2003. - 484 с.
2. Кузнецова К. Актуальные проблемы управления документооборотом [Электронный ресурс] // Компания "АстроСофт" 2006 - Электронная статья (48 Кб).- Режим доступа: http://www.ud.astrosoft.ru/index.php?page=press_d осоЬогс^ /. Загл. С экрана.
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.