Каталогизация
ОЛЬГА ЖЛОБИНСКАЯ, ТАТЬЯНА МАСХУЛИЯ, ЮЛИЯ СЕЛИВАНОВА
Особенности итетной работы
оль и место авторитетных файлов в машиночитаемой каталогизации
ЯВЛЕНИЯ, обозначаемые терминами «авторитетный файл» и «авторитетный контроль», известны в библиотечном деле много раньше, чем их современные названия. До недавнего времени основным информационным ресурсом библиотеки был каталог в традиционном карточном виде, который представлял собой систему каталогов, состоящую из алфавитного, предметного и систематического каталогов. Каждый из них имел свой ссылоч-но-справочный аппарат и различные вспомогательные картотеки. Такими традиционными вспомогательными картотеками являлись картотека разночтений иностранных фамилий, картотека наименований организаций, картотека заглавий серий, рабочая картотека предметного каталога (АПУ) и т. д. С ними работали каталогизаторы, предмети-заторы, систематизаторы и библиографы.
Подобные картотеки послужили прообразом авторитетных файлов, а практика их ведения, по сути, представляла собой авторитетный контроль. Таким образом, их названия являются неологизмами, появившимися в связи с переводом традиционной технологии каталогизации на новые рельсы ав томати за ции.
Библиографическая запись (БЗ), в том числе и машиночитаемая, состоит из трех компонентов: точки доступа, библиографическое описание (БО) и сведения о местоположении экземпляра. Точки доступа приводят пользователя к записи, библиографическое описание позволяет определить соответствие найденных записей запросу, сведения о местоположении позволяют пользователю получить необходимые ресурсы.
Стандартизации подлежат все элементы БЗ, иначе понять ее было бы невозможно. Применительно к БО и сведениям о местонахождении экземпляра международным
ориентиром является ISBD, на основе которого создаются национальные стандарты и правила. Эти стандарты выполняют роль библиографического контроля. Однако реализация полноценного библиографического контроля невозможна без стандартизации третьего компонента БЗ - точек доступа и без авторитетного контроля как механизма, обеспечивающего необходимую степень стандартизации.
Точки доступа в БЗ выполняют две базовые функции: помочь пользователю найти запись и сгруппировать записи, имеющие одинаковую характеристику. Для выполнения первой функции точки доступа должны быть приведены к одной принятой форме -эта часть авторитетного контроля называется словарным контролем. Словарный контроль имеет очень важное значение для авторитетного контроля, но это только часть авторитетной работы. Важнейшей составляющей авторитетной работы является формирование авторитетных записей (АЗ), включающих, помимо стандартизированной формы представления точки доступа, все вариант ные и свя зан ные за голов ки (ссыл ки «см.» и «см. также»), ранее использовавшиеся формы, источники выявления информации. Совокупность АЗ представляет собой авторитетный файл (АФ).
Стандартизация точек доступа (словарный контроль) и объединение их в единую структуру с помощью связей - два столпа, на которых держится авторитетный контроль. Их сочетание обеспечивает эффективную каталогизацию и доступ к библиографическим ресурсам.
Напомним, что точки доступа к БЗ могут быть нор ми ро ван ны ми и не нор ми ро ван ны -ми. Нормированная точка доступа означает, что сведения данной области БЗ контролируются. Контролироваться могут коды наи-
Понимание сущности авторитетных файлов и работы с ними приобретает особую актуальность в связи с формированием национального авторитетного файла России.
Ольга Николаевна Жлобинская, старший научный сотрудник Службы поддержки форматов РНБ
Татьяна Леонардовна Масхулия, главный библиотекарь РНБ Юлия Геннадьевна Селиванова, заведующая сектором Отдела обработки и каталогов РНБ, кандидат педагогических наук
#06 [30] *2005 л -Ю
Каталогизация
менования языков и графики, стран и географических регионов, периода времени, жанра и вида документов и т. д.
пах каталогизации (Statement of International Cataloguing Principles) говорится следующее: «Нормированию подлежат имена (наименования) таких объектов, как: лица, династии, организации, произведения, выражения, воплощения, физические единицы, концепции, предметы, события и места».
Контроль точек доступа может осуществляться как различными международными стандартными или общепринятыми списками кодов, так и АФ и связанными с ними справочниками.
Авторитетные файлы находят применение в двух областях - каталогизации и поиска.
АФ функционируют:
1. В области каталогизации:
• как источник выбора и/или формирования заголовков через систему вариантных, параллельных и связанных заголовков с целью определения формы использования данного заголовка при создании БЗ на все виды ресурсов;
• как средство авторитетного контроля, включающего определение и коррекцию ошибок в заголовках БЗ. АФ позволяет создавать, выводить и поддерживать авторитетные заголовки с установлением ссылок и указанием дополнительной информации о заголовках в АЗ, что составляет часть процесса каталогизации.
2. В области поиска БЗ:
• как средство направления поиска и подбора контролируемых поисковых терминов в библиографическом файле. БЗ в больших информационных массивах не могут эффективно использоваться без поддержки авторитетных файлов.
Нормализация данных является одним из основных условий обеспечения связи в информационно-библиографической среде, поэтому крупнейшие международные и национальные корпоративные сети своей важнейшей задачей видят обеспечение для библиотек-участниц работы с национальными авторитетными данными для формирования и поиска библиографических и авторитетных записей.
Авторитетный контроль включает следующие компоненты: создание, редактирование, проверка АЗ, ведение АФ, проверка адекватности использования заголовков в БЗ. Применительно к задаче формирования национальных авторитетных файлов (НАФ) их можно разделить на два процесса:
• создание записей и формирование предложений на редактирование библиографирующими учреждениями-участниками;
• процесс централизованного управления национальным авторитетным файлом.
Оба эти процесса включают операции авторитетной работы, цель которой состоит в формировании авторитетного заголовка, создании АЗ, установлении связей между заголовками (записями) и управлении АФ.
В рамках процесса создания АЗ и формирования предложений для редактирования АЗ понятие авторитетной работы становится синонимом интеллектуальной работы, которой испокон веков занимались каталогизаторы. Это анализ содержания документа с целью идентификации авторов и произведений, установление принятых форм фамилий и имен, формирование предметных рубрик.
Цель процесса управления авторитетным файлом - окончательное формирование АЗ с целью включения в НАФ. Данный процесс также включает операции авторитетной работы для проверки поступивших предложений о создании и редактировании АЗ. Авторитетная работа на данном этапе предполагает проверку адекватности использования контролируемых заголовков в БЗ.
Кроме того, авторитетный контроль может включать автоматический контроль соответствия формы представления нормированных точек доступа в БЗ и АЗ, выполняемый компьютером. Основное условие для выполнения этого процесса - связь двух файлов (библиографического и авторитетного) в одну систему.
Все вышесказанное позволяет говорить о размежевании функций подразделений каталогизации и службы НАФ. Осмысление этого процесса приводит к решению о возможном перераспределении работ и ответственности внутри библиотек-участниц, т. к. каталогизатор, помимо создания БЗ и проработки заголовка, должен также уметь создать АЗ, отвечающую требованиям НАФ, и импортировать ее в НАФ.
Возможно также, что в библиотеках-участницах возникнет необходимость создать свою Службу (группу) Авторитетного контроля для обеспечения сквозного процесса каталогизации и централизованной подачи предложений в Службу НАФ, которая наделена следующими функциями:
I. Функции подразделения, выполняющего авторитетную работу в каталогизации:
1. Определение необходимости создания в авторитетном файле записи для нового за-голов ка.
Примечание. Для этого каталогизатор должен уметь проводить поиск заголовков в НАФ соответствующей категории. В зависимости от результата поиска может быть принято решение о создании новой записи (если запись для данного заголовка в НАФ отсутствует) или о формировании предложения о редактировании существующей записи.
2. Определение необходимости включения во вновь создаваемую или редактируемую запись вариантной(ых) формы наименования и какой именно, т. е. формирование ссылки: «см.».
3. Определение необходимости включения во вновь создаваемую или редактируемую запись связи(ей) с предыдущим/последующим заголовком, вышестоящим заголовком, параллельным заголовком и заголовком в альтернативной графике, т. е. формирование ссылки: «см. также».
4. Создание новых авторитетных записей для заголовков.
5. Формирование предложений для редактирования в авторитетном файле существующих записей путем добавления необходимых ссылок «см.» и «см. также» или других элементов.
II. Функции национальной службы поддержки авторитетных файлов:
1. Предварительная оценка поступивших записей, включая корректность заполнения рабочих форм.
2. Проверка поступивших авторитетных записей на дублетность.
3. Форматный анализ авторитетных записей, прошедших предварительную оценку.
4. Содержательный анализ АЗ, т. е. проверка соответствия формулировки и структуры заголовка принятым правилам и методикам.
5. Проверка и установление/рекомендация связей и вариантных форм.
6. Принятие решения о включении поступившей и отредактированной записи в НАФ или об исправлении существующей АЗ на основании полученного предложения по формированию или редактированию.
7. Принятие решения об исключении записей из НАФ.
8. Информирование поставщика о принятом ре ше нии.
Кроме того, в функции Службы авторитетного контроля входит разработка методик и правил создания АЗ и формирования необходимых связей между АЗ для обеспечения эффективного информационного поиска,
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.