Т.М. Василькив
Отбор на постоянное хранение документов по личному составу с истекшим сроком хранения в ГАСПД Удмуртской Республики
Ключевые слова: документы по личному составу, постоянное хранение документов, срок хранения документа, экспертиза ценности, Центральный государственный архив Удмуртской Республики, Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики.
енность документов по личному составу как массового источника исторических,
Ц социологических, краеведческих, генеалогических и иных научных исследований признается и учеными, и архивистами. Об этом свидетельствует обширная историография из нескольких десятков работ, вышедших в свет в 1960-2000 гг.1 Немалую ее часть составляют публикации сотрудников архивных учреждений, испытывающих постоянные трудности с оценкой и отбором на хранение данной категории документов. Проведение экспертизы осложнено значительными объемами документов и изменением их состава в силу развития стандартов делопроизводства, в первую очередь кадрового, а также слабостью ее методического обеспечения. Общеотраслевая нормативно-методическая база экспертизы ценности документов по личному составу начала формироваться в 1960-е гг.2, но постепенно отстала от опередившей ее практики, что толкало работников архивов на создание собственных внутриархивных методик. К сожалению, на сегодняшний день сложившееся положение не изменили даже методические рекомендации по экспертизе ценности и отбору в состав Архивного
о
фонда Российской Федерации документов по личному составу, подготовленные ВНИИДАД3, поскольку они не учитывают особенностей и индивидуального опыта, накопленного архивами за многие годы работы с этими документами. Организационные и методические наработки конкретных архивов по-прежнему нуждаются в анализе и обобщении. Такого рода исследование актуально для архивов Удмуртии, в первую очередь для Государственного архива социально-правовых документов Удмуртской Республики (ГАСПД УР). Он с июля 2003 г. осуществляет хранение и использование документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе источников комплектования Центрального государственного архива Удмуртской Республики (ЦГА УР) и Центра документации новейшей истории Удмуртской Республики. В 2009 г. в соответствии с действовавшей на тот период методикой в ГАСПД УР на постоянное хранение были полностью переведены документы по личному составу фондов учреждений и организаций Удмуртской автономной области по 1934 г. Несмотря на солидное методическое обоснование этой работы4, она поставила архив перед серьезной проблемой. Проведенный тогда анализ состава и содержания 283 архивных фондов показал, что в 89 из них срок хранения документов по личному составу истек. Архивистам необходимо было приступить к экспертизе ценности, прекрасно понимая, что уничтожение всех документов с истекшим сроком хранения или сохранение их в полном объеме нецелесообразно. Начали с разработки методики, и в августе 2010 г. рекомендации «Организация работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек, в государственных архивах Удмуртской Республики» согласовала Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (ЭПМК комитета)5. Попытаемся в данной статье отразить суть основных организационно-методических положений этих рекомендаций.
Предложенная ГАСПД УР методика позволяет архиву, с одной стороны, пополнять Архивный фонд Удмуртской Республики документальными источниками, представляющими научную и практическую ценность, с другой - бороться с дефицитом «архивной полки». Главное ее отличие от методик, действующих в отдельных регионах России6 и рекомендаций ВНИИДАД заключается в анализе всех хранящихся в архиве документов в разрезе «временных пластов» вместо выборочной экспертизы ценности отдельных видов документов за определенный хронологический период.
Работа проводится в плановом порядке и включается в Основные направления деятельности архива на предстоящий год, причем он самостоятельно устанавливает периодичность мероприятий (ежегодно, один раз в три года и т.д.), исходя из конкретных условий и объемов документов по личному составу, срок временного хранения которых истек. Предварительно выявляются самые ранние даты хранящихся в архиве фондов, составляется список тех, где содержатся документы с истекшим сроком, подлежащие экспертизе ценности. Приказом директора утверждается состав рабочей группы; в нее входят специалисты не только ГАСПД УР, но и архивов, в которых постоянно хранятся фонды этих же организаций. В дальнейшем документы данных фондов просматриваются для оценки документов по личному составу на предмет повторяемости информации.
Определяющим фактором отбора на постоянное хранение является наличие в документах информации для проведения генеалогических и биографических исследований (дата и место рождения, семейное положение, состав семьи и др.), но учитывается и физическое состояние документов (наличие повреждений носителя, следы плесневелых грибов, выцветание текста и др.), которое выявляется при полистном просмотре. При экспертизе ценности личных дел работников внимание обращается на их полноту (наличие приказов о приеме, увольнении, перемещении, награждении и т.д.) и информативность (наличие автобиографии, листка по учету кадров, где имеются сведения о близких родственниках, учебе, прежнем месте работы, социальном происхождении). Окончательное решение о включении дел в состав Архивного фонда Удмуртской Республики принимает ЭПМК комитета в процессе согласования перечня дел по личному составу, отобранных на постоянное хранение. Перечень служит основанием для их дальнейшего описания.
В случае, если все включенные в опись дела по личному составу подлежат постоянному хранению, а состояние описи (форма, заголовки, систематизация, научно-справочный аппарат) отвечает современным требованиям, то ее номер не меняется, но наименование корректируется: опись дел по личному составу постоянного хранения. Однако чаще всего описи нуждаются в усовершенствовании или переработке. Последней в опись дел по личному составу постоянного хранения включается пересоставленная опись дел с истекшим сроком хранения, затем оформляется акт описания архивных документов (переработки описей) по каждому фонду.
Когда по результатам экспертизы на постоянное хранение из описи отобрана только часть дел, они вносятся в новую опись, которой присваивается номер по реестру. Впоследствии она пополняется делами, подлежащими постоянному хранению, из последующих годовых разделов.
В 2012 г. ГАСПД УР провел апробацию данной методики. В список фондов, подлежащих экспертизе ценности, вошли 59 фондов, в основном сельскохозяйственных артелей за 1930-1936 гг., в количестве 318 дел. Путем полистного просмотра определялось их физическое состояние, уточнялись листаж и крайние даты документов. С участием специалистов ЦГА УР документы по личному составу оценивались на предмет повторяемости информации (дублетность, обобщение, вариантность) в других управленческих документах архива; обращалось внимание и на физическое состояние документов постоянного хранения. Так, если хранящийся в ЦГА УР документ содержал ту же информацию, что и документ по личному составу, но был в плохом физическом состоянии, дело по личному составу обязательно подлежало постоянному хранению. Проверка на повторяемость носила как внутрифондовый, так и внутриотраслевой характер. Например, было установлено, что сведения в лицевых счетах колхозников, ведомостях и книгах учета трудодней колхозников в обобщенном виде содержатся в отчетах о деятельности колхозов постоянного хранения в фондах райземотделов и самих колхозов, находящихся в ЦГА УР. Это
позволило выделить названные виды документов к уничтожению. Документы по личному составу одного из фондов, содержащего наиболее полный и информационно богатый комплекс материалов, образовавшихся в деятельности сельхозартелей, полностью переданы на постоянное хранение. Описи дел по личному составу постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждены ЭПМК комитета.
В 2012 г. для постоянного хранения отобрали 119 дел, или 37,5 % от общего количества, подлежащих экспертизе ценности. Выбыло 14 фондов, 14 описей, 199 дел; данные об изменениях в составе и объеме фондов внесены в учетные документы, а также в АПК «Архивный фонд». Уничтожение документов произвели в установленном порядке.
В 2014 г. для экспертизы ценности наметили 27 фондов объемом 1014 дел по 1938 г., большую часть из которых (788 дел) составили личные дела. Оказалось, что их информационная наполняемость достаточно низкая: порой в личном деле находилось только направление на работу или допуск к работе с документами секретного делопроизводства. Правда, в делах некоторых фондов наряду с не представлявшими ценности медицинскими справками, объяснительными записками обнаружились важные для исследователей документы (личная карточка (ф. Т-2), автобиография, приказы, комсомольские путевки на работу и др.). Поэтому ЭПМК комитета разрешила архиву в плановом порядке провести переработку описей с целью частичного переформирования отобранных для включения в состав Архивного фонда Удмуртской Республики дел по восьми фондам. На сегодняшний день экспертиза полностью завершена по 19 фондам, в которых на постоянное хранение отобрано 18 дел, что составило 27 % от общего объема дел этих фондов; выбыло семь фондов, 15 описей.
В заключение отметим, что полученный опыт работы по отбору на постоянное хранение документов по личному составу показал: разработанная архивом методика приносит положительные результаты и может использоваться другими государственными и муниципальными архивами.
1 Елпатьевский А.В. О научно-исторической ценности документов по личному составу // Елпатьевский А.В. Избранные труды по архивоведению и архивному делу. М., 2015. С. 41-53; Он же. Краткая историография про
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.