Первичная учетная документация: роль, значение и необходимость совершенствования с учетом требований ФЗ «О бухгалтерском учете»
Л.А. Решетняк,
канд. экон. наук, доцент, заведующая кафедрой бухгалтерского учета и аудита, Белгородская государственная сельскохозяйственная академия им. В.Я. Горина (308503, Россия, Белгородская область, Белгородский р-н, п. Майский, ул. Вавилова, 1; e-mail: Lyubov1203@yandex.ru)
Ю.И. Здоровец,
канд. экон. наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита, Белгородская государственная сельскохозяйственная академия им. В.Я. Горина (308503, Россия, Белгородская область, Белгородский р-н, п. Майский, ул. Вавилова, 1; e-mail: zdorovec1980@mail.ru)
Аннотация. В статье показана роль первичной учетной документации в системе бухгалтерского учета. Рассмотрены требования, предъявляемые к оформлению первичных документов в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете». Показана возможность унификации первичной документации.
Abstract. The role of primary registration documentation in system of accounting is shown in article. Requirements imposed to registration of primary documents according to Federal Law "About Accounting" are considered. Possibility of standardization of primary documentation is shown.
Ключевые слова: первичная документация, закон, реквизиты, факт хозяйственной жизни.
Keywords: primary documents, law, details, fact of economic life.
Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных форм собственности определена ФЗ «О бухгалтерском учете».
Деятельность бухгалтерии экономического субъекта осуществляется на основании самых разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Важнейшими из учетных являются первичные документы, которые составляют основу любой системы бухгалтерского учета.
В бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни фиксируется документом, что подтверждает п. 1. ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» [1]. Первичный бухгалтерский документ - это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия.
Следует при этом заметить, что правильное оформление фактов хозяйственной деятельности (в соответствии с новым ФЗ «О бухгалтерском учете» - факты хозяйственной жизни) имеет большое значение не только в системе бухгалтерского, но и налогового учета, так как в НК РФ одним из условий принятия к учету расходов является их документальное подтверждение.
Таким образом, учитывая значимость бухгалтерского учета в современных условиях в целом, нельзя при этом не отметить роль первичной документации.
ФЗ «О бухгалтерском учете» определены обязательные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов - это на-
именование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; измерители натуральные или денежные с указанием единиц измерения; наименование должности лица или лиц, ответственных за совершение данного факта хозяйственной жизни и их подписи [1].
Напомним, что если ранее, экономический субъект мог самостоятельно разрабатывать и применять только те формы первичных документов, которые отсутствовали в альбомах унифицированных форм первичной документации, то в новом Законе такое ограничение отсутствует, а, следовательно, разрешено использовать любые формы первичных учетных документов при наличии выше перечисленных обязательных реквизитов. При этом формы документов утверждает руководитель экономического субъекта (п.4 ст.9 Фз «О бухучете). Разрешается составлять первичные документы на бумажных носителях и в электронной форме, заверенных электронной подписью.
Следует заметить, что уже в 2013 г. ФЗ от 21 декабря №357 были внесены изменения в новый ФЗ «О бухучете». В частности, теперь формы первичных документов, которые представляет должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, руководитель уже не утверждает, а определяет [2]. На самом деле руководителю экономического субъекта нет смысла утверждать все формы первичных учетных документов, для отдельных документов, например, накладных, лимитно-заборных карт, достаточно подписи ответственных лиц.
ФЗ «О бухучете» допускает исправления в первичном документе, но при этом должна быть указана дата исправления, а также подписи лиц, которые внесли исправления (п. 7. ст.9 ФЗ «О бухучете»). Техническая сторона процесса исправления прописана в Положении о документах и документообороте, согласно которому непра-
Экономика и предпринимательство, № 10, 2014 г.
вильный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное, а над ним указывается верный, делается запись «Исправленному верить», ставится подпись и дата [3] . Не разрешается вносить исправления в банковские и кассовые документы , они в них вообще запрещены.
Нами изучено и проанализировано состояние, и ведение первичного учета в отдельных сельскохозяйственных организациях Белгородской области, в результате чего мы пришли к выводу, что на предприятиях все хозяйственные операции подтверждаются составлением первичных документов, причем в основном это документы унифицированных форм.
Однако, как нами уже отмечалось, указанный законодательный документ разрешает и разработку документа самой организацией при отсутствии такового, что ранее было запрещено и считалось нарушением в ведении учета.
Справедливости ради следует отметить, что немногие организации пока пользуются правом самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, может быть в силу отсутствия такой необходимости, либо занятости. Часто наблюдаем случаи приспосабливания других форм документов для отражения совершенно иной хозяйственной операции. Такое построение первичного учета часто приводит к искажению фактов хозяйственной жизни. А ведь первичный документ главным образом несет в себе экономическую информацию, которая в дальнейшем служит для принятия и прогнозирования правильных управленческих решений, а также для предоставления такой информации внешним пользователям, в первую очередь с целью привлечения капитала. К тому же не менее важно и его юридическое значение, поскольку первичный учетный документ имеет доказательную силу в случаях судебных разбирательств, возникающих между предприятием и работником, а также другими юридическими и физическими лицами.
Следует помнить, что в случае оформления первичных документов ненадлежащим образом, предприятие должно доказать факт совершения хозяйственной операции. При возникновении споров, которые могут возникнуть как внутри предприятия, так и с другими физическими и юридическими лицами, косвенным подтверждением факта ее свершения могут служить акты инвентаризации, экспертные заключения и т п. Однако получить такие доказательства, как правило, трудно, и их может оказаться недостаточно. В конечном итоге не исключено, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.
Основными требованиями, предъявляемыми к заполнению документов, являются полнота отражения в них информации, четкость, ясность и понятность представляемой в них информации.
Нельзя сказать, что все перечисленные требования полностью соблюдаются при оформлении первичных документов в организациях. Часто в бухгалтерию поступают недо-оформленные первичные документы, например по учету материальных ценностей, такие как накладные, акты на списание минеральных, органических и бактериальных удобрений и другие. Как правило, в них отсутствуют, на первый взгляд, не столь важные реквизиты, как наиме-
нование бригады, поля, но и зачастую подписи отдельных ответственных лиц. Это происходит как по невнимательности, так и недобросовестного отношения к оформлению документации. Встречаются документы без расшифровки подписи должностного лица, которая является обязательным реквизитом. Несмотря на то, что по утверждению работников бухгалтерии, для них это необязательно, так как они знают всех материально-ответственных лиц, отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. Это может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы, не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. По сути, такие первичные документы не должны быть приняты к учету.
К тому же ФЗ № 357 внесены дополнения в п. 1 ст.9 ФЗ «О бухучете», а именно «Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок» [2].
Практика показывает, несмотря на то, что законодательно запрещено принимать недо-оформленные и, тем более, неправильно заполненные документы, они всё равно принимаются бухгалтером, осуществляющим их обработку. Этот же бухгалтер в дальнейшем вынужден либо самостоятельно дооформлять документ, либо приглашать в бухгалтерию должностное лицо его составившее, что влечёт за собой увеличение сроков их обработки и снижает оперативность учёта.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в РФ, в организации ее руководителем по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи на первичных документах [5].
Поступившие в бухгалтерию первичные документы, не важно, где они составлены внутри предприятия или на стороне, должны тщательно проверяться не только на предмет полноты заполнения реквизитов, но и на достоверность представленных в них
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.