ТАТЬЯНА КИСЕЛЁВА
Поиск. Добыча. Обработка. Оценка.
Информационное обеспечение руководителей сферы культ
Новая парадигма управления — менеджмент, основанный на знаниях, — диктует необходимость изменения подходов к информационному обслуживанию руководства.
Татьяна Михайловна Киселёва, руководитель Службы мониторинга сферы культуры Иркутской области Иркутской областной государственной универсальной научной библиотеки им. И. И. Молчанова-Сибирского
ПРОИСХОДЯЩИЕ в обществе технологические и социокультурные изменения способствуют развитию библиотеки как регионального ресурсного информационно-библиотечного центра, при этом «информационный центр» определяется как «...организация, выполняющая функции по сбору, аналитико-синтетической переработке и распространению информации» (ГОСТ 7.0-99).
Так, Т. Ф. Берестова считает возможным превращение библиотеки в информационный центр в случае осуществления библиотекой на высоком уровне аналитико-синтетической обработки изданий, создания вторичной фактографической информации и предоставления услуг по фактографическому обслу-живанию.1
Информационно-аналитическое обеспечение любой деятельности по характеру задач делится на два основных направления: поиск и добыча информации как таковой: последующая обработка этой информации, её оценка и обобщение (анализ). Основной задачей, решаемой средствами информационно-аналитического обеспечения, является предоставление потребителю информации максимально полных и достоверных сведений по интересующему его вопросу.
Приоритетным направлением информационной деятельности СМСКИо ИОГУНБ им. И. И. Молчанова-Сибирского является организация информационного обслуживания руководящих работников в сфере культуры Иркутской области. Одна из функций СМСКИо — информационно-аналити-
ческое обеспечение управленческой деятельности. Мне бы хотелось разграничить понятия «информационное обслуживание» и «информационное обеспечение».
Например, В. М. Подчернин2, проведя анализ определений понятия «информационное обеспечение», предлагает рассматривать его как:
1) процесс предоставления данных для формирования понятия о чём-либо,
2) функцию какого-либо лица либо структурного подразделения,
3) ресурс при решении какой-либо задачи.
Таким образом, информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность.
Обратимся к толковому словарю русского языка. «Обслуживать — проводить работу, связанную с удовлетворением чьих-нибудь нужд». «Обеспечить — снабдить чем-нибудь в нужном количестве. Сделать вполне возможным, действительным, реально выполнимым». Следовательно, «обслуживание» предполагает оказание сервисных услуг потребителю информации (читателю), а «обеспечение» — создание условий для выполнения какого-либо процесса или действия. При информационном обеспечении библиотечный работник становится активным участником создания общественно значимого продукта.
Вот какое определение предлагает Ю. Н. Дрешер: «Информационное обеспечение — это информационная деятельность, включающая совокупность информационных процессов, направленных на выполнение обеспечивающих по отношению к научным исследованиям
Библиотечное ДЪЛО
#01 [163]*2012
информационных функций, соединенных в логически последовательную, целенаправленную систему».3 При этом не исключается возможность использования отдельных традиционных форм обслуживания потребителей информации (например, режим «запрос—ответ»).
Информационное обеспечение представляет собой процесс постоянного курирования проблемы (запроса) — от возникновения до решения. Любое управленческое решение должно предваряться анализом конкретной ситуации (диагностика), её перспективной динамики (прогнозирование), разработкой и обоснованием возможных стратегий поведения. Чем выше должность, тем больше объём информации, необходимой для принятия решений, тем выше интенсивность её поступления.
Очевидно, что необходимым условием функционирования информационно-аналитических структур является наличие механизма доступа к соответствующей исходной информации. Необходимую для полноценной аналитической деятельности информационную базу можно разделить на три составляющие.
Первая отражает состояние внешней среды: экономики, политики, правового регулирования, социально-экономическое развитие общества и т. д. Источниками соответствующей информации являются СМИ, статистические и другие официальные информационные каналы, научная литература общего характера.
Вторая составляющая включает сведения о тех структурах, с которыми управляемая система входит в непосредственное соприкосновение: органы региональной (местной) власти, партнёры (коллеги) по профессиональной деятельности, конкурентное пространство, соседи по территории и т. д. Помимо региональных СМИ и официальных источников в этой составляющей информационной базы более важную роль играют специализированные (профессиональные) и неофициальные каналы информации.
Третья составляющая — совокупность сведений, которая даёт исчерпывающее представление о текущем состоянии и тенденциях развития управляемой системы.
СМСКИо обеспечивает возможность:
• получения регулярной аналитической и обзорной информации по важнейшим аспектам (на основе традиционного и контент-анализа СМИ, соответствующей нормативной и директивной информации и т. д.);
• подготовки аналитических и прогнозных материалов по актуальным проблемам состояния и развития сферы культуры;
• оперативного получения оптимального объёма информации в непредвиденных или чрезвычайных ситуациях.
В число постоянных пользователей
отдела входят групповые и индивидуальные пользователи информации. Среди групповых — органы управления культурой (Министерство культуры и архивов Иркутской области, управления культуры МО Иркутской области), областные учреждения культуры. Среди индивидуальных — сотрудники министерства, специалисты руководящего звена из областных учреждений культуры, руководители библиотек и библиотечных систем Иркутской области.
Запросы, поступающие в отдел, можно разбить на две группы:
• постоянные. Потребители информации еженедельно по рассылке получают дайджесты «Культура России в СМИ» и «Культура Иркутской области в СМИ». Ежегодно мы выпускаем статистический сборник «Государственные и муниципальные учреждения культуры в цифрах» и аналитический обзор статистической информации;
• разовые — поступающие по мере необходимости пользователей в той или иной информации.
Запросы выполняются с использованием всех фондов и информационно-справочных систем. Основные источники информации: официальная статистика, отраслевые официальные и информационные сайты. Мы постоянные посетители сайтов МК РФ, ГИВЦ (особо изучаемый раздел «Паспорта культурной жизни субъектов РФ»), правового портала в сфере культуры, сайтов министерств культуры субъектов РФ, министерств финансов субъектов РФ. К примеру, информацию по запросу «доля расходов на культуру в структуре консолидированного бюджета субъектов СФО» мы смогли найти на сайтах министерств финансов субъектов СФО.
Каждый деловой человек обладает определёнными информационными потребностями. Если о профессиональных интересах, информационных запросах и потребностях спрашивают руководителей достаточно высокого ранга, то чаще всего следует ответ: «Меня интересует всё». И действительно, чем выше ранг руководителя, тем шире круг его профессиональных интересов. В этом заключается одна из главных трудностей информационного обслуживания руководителей. Как показывает практика, стремление учитывать широту интересов руководителей и направлять им как можно чаще и как можно в большем объёме разнообразных материалов в расчёте на высокую оценку своей деятельности, себя не оправдывает. Руководители, «загружаемые» сверх меры различными информационными материалами, крайне редко их просматривают, считая, что на это нет времени. При этом происходит обесценивание деятельности информационного работника. Для того чтобы исключить подобное явление, при обслуживании приоритетных потребителей информации необходимо руководствоваться следующим положением: та или иная информация должна поступать к руководителю не до того, как в ней возникла необходимость, и тем более не после того, а именно в тот момент, когда возникла необходимость в данной информации. Следовательно, главное требование к информационному обслуживанию руководителей заключается в обеспечении постоянной готовности незамедлительно выдать руководителю по его запросу необходимую ему информацию. Мы ежедневно просматриваем сайты по культуре, отслеживаем тематику координационных советов, конференций, публикаций по управлению сферой культуры и по мере появления новых тем начинаем собирать материал.
Сигнальную библиографическую информацию руководители используют неохотно. Предпочтение отдаётся документам, которые прошли аналитико-синте-тическую обработку: рефератам, дайджестам, обзорам. И желательно в электронном виде, чтобы можно было использовать в отчётах, докладах и т. д. Поэтому основной способ предоставления информации — рассылка по электронной по-
-Ъ 7 /
#01 [163] *2012
чте. Печатные издания раздаются на совещаниях и других мероприятиях.
Значительное место в определении содержания информационных потребностей руководителей принадлежит социологическим методам исследования (анкетирование, интервьюирование, наблюдение и др.). С целью дальнейшего совершенствования информационного обслуживания руководителей сферы культуры (создания оперативной информационной базы, полноценного удовлетворения запросов пользователей по вопросам функционирования и развития сферы культуры) нами было проведено небольшое исследование. В экспресс-опросе приняло участие 43 человека. Из них 1 8 (42%) руководители управлений культуры МО Иркутской области, 22(52%) директора библиотек и библиотечных систем, 3 (6%) руководители областных учреждений культуры.
На вопрос: «Нуждаетесь ли Вы в оказании информационных услуг?», все участники экспресс-опроса ответили:
«Да». При этом 80% предпочли индивидуальное информирование по электронной почте в форме дайджестов, обзоров (41%) и аналитических справо
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.