А.Н. Артизов, С.Д. Мякушев
Сохранение и использование документов по личному составу:
прошлое, настоящее, будущее
Рассматривая документы по личному составу как комплекс определенных их видов и разновидностей, фиксирующих при этом трудовую (служебную) деятельность человека, российские архивисты традиционно включали в этот комплекс приказы по личному составу, личные дела, учетные карточки, бухгалтерские лицевые счета1. С середины 50-х гг. прошлого века, когда в СССР началось массовое назначение государственных пенсий, необходимая для этого информация черпалась прежде всего именно из названных документов. Не будет преувеличением сказать, что каждодневное использование документов по личному составу в архивах всех уровней определяет социальную значимость работы архивистов и, говоря шире, обусловливает одну из важнейших потребностей общества в архивах.
Разумеется, в ряде случаев (при восстановлении трудового стажа, подтверждении фактов участия в боевых действиях, установлении судеб людей) архивисты привлекают иные виды архивных документов, содержащих информацию о конкретном человеке. Уже к концу 1990-х гг. всю эту совокупность, безусловно, имеющую в своей основе документы по личному составу, стали именовать «документами, содержащими персональные данные»2. Иными словами, термин «документы, содержащие персональные данные» шире дефиниции «документы по личному составу». Ниже мы специально остановимся на иных категориях документов, которые, помимо документов по личному составу, могут относиться к комплексу документов, содержащих персональные данные.
Среди архивистов всегда существовало глубокое понимание ценности документов по личному составу и, шире, документов, содержащих персональные данные, как незаменимого исторического источника, который, потеряв свою практическую социальную ценность, сохраняет ценность научную, историко-культурную, рассказывая о человеке, его жизни и месте в истории.
В отечественной историографии есть периоды, когда она была почти полностью обезличенной. Возможно, благодаря такому негативному опыту ценность сохраненной архивистами «персональной» источниковой базы для истории еще более важна. Особенно ярко проявляется это сейчас, когда российские ученые вслед за зарубежными коллегами обращаются к социальной истории, неразрывно связанной с людьми, их трудами и заботами, праздниками и бытом - словом, самой настоящей «обыденной» жизнью человека и общества3.
Есть и более локальная, узкая история, где объектом исследования является личность, семья, род, разрабатывать которую без использования документов по личному составу сложно. Когда-то генеалогия изучала прошлое лишь привилегированного сословия. Теперь с каждым годом в российских архивах расширяется генеалогический поиск сведений об обычных, ничем не знаменитых людях. Можно уверенно прогнозировать (по примеру британского Public Record Office, где количество подобных запросов приближается к 80 %), что число таких пользователей будет возрастать и у нас.
И хотя при научном использовании документов по личному составу имеется немало проблем, в целом данное направление деятельности архивных учреждений особого беспокойства не вызывает. Гораздо больше забот доставляет практическое привлечение этих документов в интересах защиты социальных прав граждан.
Есть несколько весьма существенных факторов, оказывающих влияние на хранителей и пользователей документов. Во-первых, по многим причинам совокупность содержащих персональные данные документов сложилась в России в мозаичном, очень дробном виде, и сегодня ни архивисты, ни историки преодолеть эту распыленность не в силах. Объективно присущая любой раздробленной источниковой базе нехватка или ограниченность сведений заставляла пользователей всемерно расширять рамки поиска. А это ведет к отсутствию четких границ совокупности документов, содержащих персональные данные.
Во-вторых, в последние десятилетия отчетливо проявилось стремление к защите информации, особенно персональной. Это связано не только с начавшейся в России информационной революцией, появлением широких возможностей как для законных, так и нелегальных операций с крупными блоками информации, включая, конечно, и персонифицированную, но и с резким социальным расслоением нашего общества, с сопутствующей ему криминализацией отношений и естественным стремлением максимально ограничить доступ к информации о себе, родных и близких, своей работе и доходах. Наконец, надо иметь в виду и правовую непроработанность вопросов доступа к персональной информации. В силу этого любую «информацию, позволяющую идентифицировать личность»4, стали рассматривать как конфиденциальную. Ведь еще 20-30 лет назад конфиденциальной, как правило, считалась информация, содержащаяся в медицинской документации и документах личного происхождения, а ко всем прочим источникам с данными о личности доступ ограничивался по иным соображениям.
Принятый 20 февраля 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», введя понятие «персональные данные», эквивалентное понятию «информация о гражданах», провозгласил: «Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации»5.
Между тем в рамках понятия «документы, содержащие персональные данные» мы вольно или невольно, но объединяем три достаточно разных документных макромассива, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, а также в текущем делопроизводстве организаций. Первый - это общегражданская, военная (или военизированная) и партийная системы кадрового документирования со своими выработанными десятилетиями практического применения правилами. При отдельных отличиях их объединяет единообразный способ документирования трудового (служебного, воинского, партийного) пути гражданина на протяжении его трудовой деятельности или пребывания в партии и обязательный интерес к биографическим сведениям вообще. Существенная часть документов этих систем напрямую относится к Архивному фонду Российской Федерации, но значительно большие их объемы подлежат экспертизе ценности по истечении сроков временного хранения. Осуществление такого отбора - большая научно-методическая проблема, поскольку набор его критериев нуждается в уточнении.
Второй массив - это столь же грандиозные системы документирования отдельных сторон жизни человека и общества: записи актов гражданского состояния, похозяйственные, домовые книги, документы БТИ, пенсионное делопроизводство, материалы переписей населения, судебно-следственные дела, регистрационные реестры предпринимателей и т. п. Им присущи прежде всего тотальный охват всего населения или же очень крупных социальных или возрастных групп, распространенность по всей территории страны. В последнее время для них характерно сочетание электронных носителей информации с бумажным делопроизводством, например, система персонифицированного учета граждан в Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР). В этом макромассиве велика доля документов, длительное время находящихся в текущем делопроизводстве. Некоторые из них, такие как записи актов гражданского состояния, федеральным законом в полном объеме
отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, но сто лет должны храниться в органах ЗАГС6. По другим документным массивам (например, документы БТИ) ясности с целесообразностью их приема на вечное хранение пока нет.
Третий макромассив - управленческая документация. В ней неизбежно присутствуют «персональные данные», прочно связанные с общим информационным полем документа. В самом деле, как из протокола заседания какого-то выборного органа выделить сведения о вновь избранном его члене? Как отделить пункт о назначении или взыскании от текста приказа? Конечно, все эти события в жизни человека должны фиксироваться в учетно-кадровой документации, но она далеко не всегда сохранялась, а значит, управленческая документация становится в таких случаях единственным источником «персональных данных». Какие-то подсистемы управленческой документации, например наградное делопроизводство, почти целиком состоят из них, какие-то - лишь фрагментарно освещают трудовую или общественную деятельность человека.
По-видимому, мы находимся пока у истоков формирования правового поля, в пределах которого будут осуществляться накопление, хранение и использование информации о персоналиях. Время покажет, насколько обоснованными оказались законотворческие подходы начала 1990-х гг. к такой информации, а ретроспективные персональные данные поддаются правовому регулированию.
Все сказанное свидетельствует о том, что в рамках гигантской документной совокупности, содержащей эти данные, объективно существует невероятное разнообразие видов документов, условий их бытования в делопроизводстве, принципов хранения, возможностей доступа к ним и использования. Все это обилие создает различные проблемы (научно-методические, юридические и финансово-материальные) и вовсе не гарантирует надежную сохранность «персональных данных» ни на стадии делопроизводства, ни в архиве организации.
Массовое разгосударствление, непрерывные реорганизации управленческих и производственных структур, развал прежней системы кадрового делопроизводства и документирования трудовой деятельности привели к тому, что не только архивисты, но и управленцы утратили информационный и практический контроль над многими содержащими персональные данные массивами документации. При этом востребованность некоторых из них резко колеблется. Наглядным примером являются лицевые счета работников. В первой половине 1990-х гг., когда заработок работника при назначении ему пенсии перестал быть значимым фактором, их кое-где перестали вести. А ныне эти документы оказались сверхвостребованными.
Более того, появилась массовая потребность в содержащих персональные данные, но никогда ранее не поступавших на долговременное архивное хранение источниках. Это относится к документам, фиксировавшим трудовую деятельность конкретного работника во вредных условиях и служащим основанием для льготного начисления пенсии. Очень быстро выяснилось, что многие из них ранее на архивную полку вообще н
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.