Совместное заседание коллегий архивных служб России и
Белоруссии
Оно состоялось 17 октября в Научно-культурном центре Государственного мемориального историко-литературного и природно-ландшафтного музея-
заповедника А.С. Пушкина
«Михайловское» в Псковской области. Обсуждался опыт работы архивных учреждений по созданию и развитию системы автоматизированного
государственного учета документов Архивного фонда (АФ) Российской Федерации и Национального архивного фонда (НАФ) Республики Беларусь. Открывший заседание руководитель Росархива А.Н. Артизов напомнил, что согласно 3-летнему плану совместных действий за два года сделано немало, в частности обменялись опытом работы по согласованию ведомственных перечней, подготовили несколько документальных выставок, наладили обмен документами для публикации.
Участников заседания приветствовал заместитель руководителя аппарата Правительства Псковской области А.И. Русов, проинформировавший о
приоритетном внимании областного руководства к развитию информационных технологий в госархивах области (их пять, объем фондов более 1 млн ед. хр.).
Обсуждение запланированной темы открыла А.В. Кочеткова, начальник отдела обеспечения сохранности,
государственного учета документов и автоматизированных технологий
Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. В стране шесть республиканских государственных, 25 областных и зональных, 124 территориальных архива. Все документы НАФ, согласно архивному
законодательству (26 ноября 2011 г. принят новый закон «Об архивном деле и
делопроизводстве в Республике Беларусь»), подлежат государственному учету независимо от места хранения. Система централизованного автоматизированного госучета имеет трехуровневую структуру. Она представлена программными модулями (ПМ) «Фондовый каталог» и «Учет». Разработку ПМ осуществил в начале 2000-х гг. Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД).
Первый уровень системы -автоматизированный Государственный фондовый каталог (ГФК), который ведет Департамент по архивам и делопроизводству. Второй -
автоматизированные фондовые каталоги отделов по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов (областные фондовые каталоги). Автоматизацию данных процессов обеспечивает ПМ «Фондовый каталог». Третий уровень -учетные базы данных всех государственных архивов, которые наполняются при помощи ПМ «Учет».
Формирование базы данных
автоматизированного ГФК уже завершено (на 1 января 2012 г. внесено 62 657 электронных карточек на все хранящиеся, переданные и утраченные фонды госархивов, за исключением госархива кинофотофонодокументов, для которого создается специализированная АИС; территориальные архивы в систему не входят). Ежегодно в ГФК вносится информация о новых фондах (их в среднем 150) и об изменениях (около 2 тыс.), а также выставляется до 500 замечаний по качеству электронных карточек фондов. БелНИЦЭД завершил разработку технологии представления ГФК в Интернет. 6 октября, когда в Республике Беларусь отмечался День архивиста,
состоялось тестовое выставление ГФК в Сети, позволяющее пользователям в режиме удаленного доступа найти необходимые сведения о содержании и месте хранения документов по всем государственным архивам республики.
Т.Е. Шабанова, начальник отдела обеспечения сохранности и
государственного учета документов Росархива, сообщила об организации автоматизированного государственного учета документов АФ РФ. Создана единая трехуровневая автоматизированная учетно-информационная система в составе ПК: «Архивный фонд» предназначен для государственных и муниципальных архивов; «Фондовый каталог» - для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела; «Центральный фондовый каталог» - для Росархива. Всего в систему включена информация о более чем 790 тыс. фондов (86 %). Ежегодно информация актуализируется, а количество фондов, введенных в систему, увеличивается. В январе 2012 г. тестовая версия ЦФК с информацией о составе и содержании 73 тыс. фондов федеральных архивов размещена на портале «Архивы России». В сентябре массив пополнился сведениями о более чем 77 тыс. фондов, хранящихся в государственных архивах субъектов федерации; до конца года будет включена информация о фондах госархивов еще 20 субъектов. Т.Е. Шабанова обратила внимание на необходимость совершенствования
нормативной базы организации работы по централизованному государственному учету, поскольку действующие Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и «Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах», устарели. Уже
подготовлена новая редакция Регламента, ориентированная на современные информационные технологии (его предстоит зарегистрировать в Минюсте России).
В.И. Адамушко, директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, обратил внимание на то, что из стран-участниц СНГ только Россия и Украина выставили свои ЦФК в Интернете. А.Н. Артизов отметил, что в проекте решения совместного заседания коллегий предусмотрено размещение баннеров ЦФК и ГФК на сайтах «Архивы России» и «Архивы Беларуси» в виде взаимных ссылок.
Заместитель руководителя Росархива О.В. Наумов остановился на вопросах программного и технического обеспечения автоматизированного учета, отметил целесообразность размещения на сайте Росархива сведений только на уровне фондов, поскольку информация на уровне описей дел будет представлена на сайтах архивных учреждений. К проблеме учета электронных документов обратился С.В. Мироненко, директор ГАРФ, где уже находятся материалы переписи населения 2002 г. на оптических дисках. Аналогичная проблема и в Пскове. Директора РГИА (АР. Соколов) и РГАЭ (е.А. Тюрина) отметили целесообразность постоянного методического контроля за ведением ЦФК со стороны Росархива и обмена опытом с коллегами белорусских профильных архивов. Начальник управления
организации информационных услуг Росархива А.В. Юрасов рассказал о предстоящем создании БД о местах хранения документов по личному составу.
Участники заседания посетили Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов
(ГАСФиАД) Псковской области, где им продемонстрировали программный
информационный комплекс «Электронный
читальный зал», объединяющий информационные ресурсы облгосархивов. Как рассказала начальник
Государственного архивного управления Псковской области Т.Е. Герасименок, оцифровку описей (12 700) пяти госархивов осуществил начиная с 2010 г. ГАСФиАД; в 2011 г. приступили к оцифровке наиболее запрашиваемых исследователями дел (пока оцифровано
842 дела, свыше 70 тыс. листов). Это позволит пользователям работать в режиме удаленного доступа.
Псковские архивисты предоставили участникам заседания все условия для плодотворного обсуждения общих проблем и возможность ознакомиться с достопримечательностями Псковской земли.
Т.И. Бондарева
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.