В.Н. Гармаш, Н.И. Химина
Создание страхового фонда архивных документов в США
Создание страхового фонда является одним из важнейших направлений деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности документов. Проблема выделения в архивном материале наиболее ценной его части возникла в зарубежном архивном деле в первой четверти ХХ в. в связи с созданием страхового фонда посредством появившегося микрофильмирования. Оно получило широкое распространение после Второй мировой войны (в США - с 1950-х гг., в большинстве других стран - Франции, Германии, СССР - с начала или середины 1950-х гг.)1. Основная задача страхового микрофильмирования состояла в обеспечении сохранности подлинной или копийной архивной информации на случай войны.
В настоящее время, когда компьютерная техника стала доступной, встал вопрос о применении другой технологии создания страхового фонда архивных документов, а именно -перевода в цифровую форму. Вытеснит ли в ближайшем будущем эта технология микрофильмирование - пока не ясно, но, по мнению специалистов, от микрофильмирования пока рано отказываться2.
Понятие «страховой фонд» применялось преимущественно в архивном деле социалистических стран, опирающемся в основном на опыт архивов Союза ССР. В западной архивоведческой литературе термины «страховое микрофильмирование» и «страховой фонд» употребляются, но отсутствует сама методика отбора ценных документов. Чаще всего критериями отбора документов для микрофильмирования являются время их создания и количество.
В США Национальный архив и управление документацией (НАРА) микрофильмируют документы с конца 1930-х гг. Особенно широко эта работа развернулась в 1948 г., когда был составлен план микрофильмирования трофейных немецких документов сроком на 25 лет. Его цель заключалась в интенсификации использования наиболее ценных документов по истории Третьего рейха и Второй мировой войны. До 1970 г. по этому плану изготовлен 91 млн кадров, из которых 17,5 млн проданы в 54 иностранных государства .
Комитет по сохранности исторических документов Американской академии наук в 1986 г. провел анализ сохранности документов с бумажной основой и пришел к выводу, что они требуют консервации и копирования. Было решено изготавливать микроформы трех видов: джекеты (микрофильмы в конвертах), микрофиши и микрофильмы в рулонах, поиск которых осуществляется с помощью
ЭВМ4. К началу 1990-х гг. в фондах НАРА уже хранилось около 2 млн рулонных 35- и 16-мм микрофильмов и около 1 млн микрофиш5.
Отечественному термину «особо ценные документы» в США соответствует «жизненно важные документы» (vital records), а «страховой фонд документов» именуется «фондом безопасности». В «Словаре для архивистов, музейных работников и управляющих документацией», изданном в США в 1992 г., указывается, что «жизненно важным» следует считать документ, содержащий информацию, необходимую для возобновления или продолжения деятельности организации (учреждения) в условиях стихийного бедствия или катастрофы. Жизненно важными считаются те документы, которые необходимы: а) для восстановления правового (юридического) и финансового статуса организации (учреждения); б) для определения прав и обязанностей служащих, клиентов (заказчиков), акционеров и граждан.
Среди жизненно важных документов особое место занимает «статистика продолжительности жизни», включающая данные о рождении, заключении брака, смерти и болезни граждан страны, сохраняемая государственным, городским и другим правительственным учреждением согласно установленным законодательным актом требованиям6.
Американские архивисты полагают, что нет точных стандартов определения жизненно важных документов, но к ним бесспорно относятся следующие: 1) документы, жизненно необходимые для выполнения основных функций федерального правительства в период опасности, возникновения стихийных бедствий, катастроф или агрессии. Эти документы должны содержать информацию, необходимую в условиях военных действий для мобилизации и сохранения материальных и людских ресурсов нации, для поддержания здоровья и безопасности людей и сохранения порядка, для обеспечения деятельности по защите гражданского населения; 2) основные документы, подтверждающие официальные
7
права граждан .
Управление по мобилизации и защите США предлагает считать документы «жизненно важными, если они необходимы для исполнения основных функций федерального правительства в период опасности, когда страна подвергается нападению», при этом они должны быть доступны в учреждении на новом месте его дислокации.
Жизненно важные документы какого-либо учреждения определяются двумя путями. В первом случае составляется опись всех документов, касающихся функций, которые учреждение должно выполнять в случае нападения на США, а затем из них отбираются документы, подлежащие сохранению. Во втором - тщательно изучается, каким образом учреждение должно выполнять свои функции в чрезвычайных условиях, а затем составляется список документов, которые могут потребоваться. Но при любых условиях мерилом полноты отбора документов выступает практический опыт специалистов.
Первый способ отбора представляется более надежным, хотя и не всегда. В НАРА после учебной тревоги обнаружили, что некоторые жизненно важные для его работы документы нельзя определить по описи. Оказалось, что они никогда не требовались архиву в обычных условиях. Например, в опись не были включены подробные планы городов с обозначением местонахождения федеральных центров документации (но они нужны для подсчета расстояния от мест попадания бомб до этих центров). Кроме того, отбор документов исключительно по описям приводит к тому, что для копирования намечаются комплексы документов, хотя необходимы лишь отдельные из них.
Второй способ также имеет погрешности. Прежде всего, достаточно трудно прогнозировать обстоятельства, при которых будут исполняться чрезвычайные функции, поскольку люди слишком привыкли пользоваться телефоном, картотеками, консультациями и пр. И еще труднее представить, какие документы станут жизненно важными для выполнения чрезвычайных функций в условиях опасности.
Процесс отбора жизненно важных документов никак не связан с определением научной ценности документов. Многие сохраняемые сегодня документы пока не обладают ценностью, но, без сомнения, будут востребованы в условиях чрезвычайной обстановки. Например, списки или материалы по выплате пенсий теряют ценность по окончании срока денежных выплат. Но эти документы будут жизненно важными для продолжения или восстановления пенсионных выплат в случае возникновения чрезвычайной обстановки или стихийного бедствия.
НАРА разрабатывает собственную программу сохранности исторических материалов, реализованную в двух планах: действий при катастрофах или стихийных бедствиях и по обеспечению сохранности документов. Архивные и другие материалы, относящиеся к
области культуры, обычно не включаются в число документов, предусмотренных названной программой. Их сохранность обеспечивается в соответствии с отдельной программой.
План действий при катастрофах включает до 12 пунктов, предусматривающих в том числе создание специальной группы, назначение ответственного за координацию действий, специальную подготовку сотрудников, порядок эвакуации и временного хранения документов, использование противопожарного оборудования, определение приоритетов при спасении документов, а также их местонахождения вне хранилища, список лиц и компаний, способных оказать помощь в сложный период.
План по обеспечению сохранности документов базируется на изучении физического состояния документов и хранилищ.
Копирование документов и выдача копий взамен подлинников в читальный зал -эффективное средство защиты документов от изнашивания и одновременно способ распространения и использования содержащейся в них информации. В связи с этим все документы, признанные информационно значимыми, а также привлекательными для кражи в архивных читальных залах, включаются в долгосрочные программы копирования. Существуют два подхода к решению этой проблемы: копирование в целях сохранности (т.е. создание страхового фонда) и копирование в целях расширения доступа. Эффективным и простейшим способом выявления и отбора документов для создания страхового фонда служит учет всех дел, которые выдаются исследователям.
Главная цель федеральной программы США по охране жизненно важных документов заключается в обеспечении возможности продолжения деятельности правительства в условиях чрезвычайной обстановки. Первая федеральная программа по созданию страхового фонда (фонда безопасности) документов США разрабатывалась на федеральном уровне под руководством президента и была утверждена постановлением № 10346 от 17 апреля 1952 г. Ответственность за координацию действий и проведение их в жизнь возлагалась на Управление по мобилизации и защите, но при этом каждое учреждение обязано было в экстренных случаях быстро перестроиться для продолжения выполнения своих основных функций8.
Управление по мобилизации и защите обращало внимание в первую очередь на административные учреждения, ответственные за большинство функций государственного управления, которые станут доминирующими в момент возникновения опасности. Программа включала следующие положения: разработка мероприятий по обеспечению исполнительной и руководящей деятельности правительства; определение основных функций каждого учреждения; назначение, обучение и подготовка служащих, ответственных за выполнение этих функций в условиях чрезвычайной обстановки; составление на случай опасности плана действий, включающего вызов служащих и привлечение их к работе; подготовка и приведение в действие необходимых местных технических средств; разработка программы сохранности жизненно важных документов с тем, чтобы обеспечить доступ к ним в случае необходимости.
Здесь были изложены также некоторые способы и методы, которые должны учитываться и применяться при осуществлении программы сохранения жизненно важных документов.
В изданной НАРА брошюре отмечалось, «что любой практический план сохранности жизненно важных документ
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.