В.А. Чеботова
Актуализация нормативной базы для оптимизации управления
документами организации
Ключевые слова: документ, локальный нормативный правовой акт, управление документами организации, документационное обеспечение управления, система электронного документооборота, делопроизводство.
юбая организация, в том числе вышедшая на определенный уровень развития бизнеса, со
Л сложной структурой и сетью филиалов, регулярно испытывает потребность в повышении эффективности своей деятельности, а значит в оптимизации затрат, выявлении слабых звеньев и улучшении качества управления. Первоочередной модернизации подлежит массив локальных (внутренних) нормативных правовых актов (далее - ЛНА), поскольку они регламентируют не только деятельность организации, но и порядок ее документирования от начала до завершения, обмена документами, их хранения и использования на различных стадиях и этапах процесса. Многие правила, регламенты, положения, инструкции и другие ЛНА со временем теряют свою актуальность, перестают соответствовать законодательству, содержат противоречивые положения, устаревшие нормы, что несет риски неуправляемости или бездействия в экстренных ситуациях. Нередко в организации создаются различные методики, требования, стандарты, методические указания, рекомендации и другие документы, изначально включающие повторяющиеся или противоречащие друг другу нормы.
Для управления нормотворчеством важно выделить его в самостоятельный подпроцесс в рамках процесса управления документами и установить четкий и последовательный механизм разработки, ведения реестра и актуализации ЛНА. Иными словами, прежде чем регламентировать основную деятельность организации, следует установить набор норм, определить форму издания регламентирующих документов и правила изложения их содержания. Поскольку единых правил в этом деле не существует, реальную помощь могут оказать статьи канд. ист. наук В.Ф. Янковой, опубликованные в отечественной периодике1. В них последовательно рассмотрены состав реквизитов ЛНА, особенности их подготовки, оформления, в том числе особенности ЛНА сложной структуры, характерных для разных организаций. Однако до сих пор сохраняется потребность рассмотрения в целом процесса управления нормативной базой организации, начиная с упорядочения, систематизации ЛНА и заканчивая описанием технологии разработки и поддержания в актуальном состоянии. Осветим эти вопросы в данной статье.
Начать следует с организации контроля, наделив соответствующей функцией подразделение, ответственное за управление документами (документационное обеспечение управления - ДОУ). Как правило, это управление делами, секретариат или служба ДОУ. Такое подразделение может выступать не только держателем эталонного пакета нормативных документов, но и контролером процесса. Важность осуществления контроля на всех этапах разработки, ведения и актуализации ЛНА подтверждена практикой организации. Обычно там, где велось несколько проектов, предполагавших разработку регламентных документов, по одному из них они проходили строго с соблюдением установленных в организации правил (вошли в реестр регламентов компании и доведены до исполнителей), а по другим проектам - в многочисленных версиях курсировали между сотрудниками, рассматривались на различных совещаниях и в комиссиях, дорабатывались и периодически где-то «всплывали», не доходя до окончательной регистрации. Только в случае
неисполнения конкретных процедур выяснялось, что для их проведения нет юридических оснований, поскольку участники проекта имеют не окончательную редакцию ЛНА, а одну из версий норматива с похожим названием или содержанием, противоречащим другим правовым актам. К тому же выполнять новые функции мешает несогласованность между подразделениями. Фактически к этому сводятся основные нарушения в работе организаций с внутренней нормативной базой. Рациональная организация управления ЛНА предполагает анализ нормативной базы организации, разработку системы нормативов, актуализацию нормативной базы (признание ЛНА утратившими силу, внесение изменений в действующие правовые акты, разработка новых), автоматизацию процесса (внедрение системы электронного документооборота - СЭД или отдельных ее элементов), обучение персонала, формирование и ведение реестра нормативной базы организации.
Анализ нормативной базы проводится на основании перечня бизнес-процессов и соответствующих им утвержденных нормативных документов. Их отсутствие свидетельствует о неуправляемости бизнес-процессами в данной организации, невозможности их регламентации и разработки ЛНА на должном уровне. В этом случае следует предварительно выделить (сформулировать) бизнес-процессы, составить их перечень, заложив тем самым основу для описания и формирования реестра нормативов. Необходимо учитывать и существование в организации централизованной регистрации документов. Там, где она есть, выявить подлежащие анализу ЛНА не составит труда, поскольку держателем подлинников этих документов является служба ДОУ. В противном случае понадобится обратиться в структурные подразделения организации для выявления всего массива регламентирующих документов, а до включения в реестр - проверить их юридическую силу. Собранные данные помогут выявить пробелы и определить блок документов для разработки и/или актуализации ЛНА.
Систему ЛНА организации, т.е. совокупность нормативных документов по направлениям деятельности, желательно формировать с учетом общегосударственных требований и рекомендаций, а также зафиксированных понятий и правил, регулирующих процессы создания документов и работы с ними в самой организации. В основу системы может быть положена структура управления организации, тогда каждой ступени иерархии будут соответствовать уровень управления, совокупность прав (полномочий), обязанностей и ответственности работников. Так, процедуры, предписанные регламентом первого уровня, попадут в зону прямой ответственности руководителя, а действия рядового сотрудника - в регламент менее высокого уровня, например в инструкции, для которых предусмотрены иные требования к изложению и детализации обязанностей, прав и ответственности. На основании утвержденной системы ЛНА составляется методика ее разработки и актуализации, включающая общие положения, в том числе определения видов нормативных документов; порядок их разработки, согласования, внесения изменений, отмены и др.; шаблоны (формы) различных ЛНА. Она послужит основой для разработки ЛНА по новым направлениям деятельности и последующей актуализации нормативной базы организации. В ходе этой по сути экспертизы одни ЛНА проходят проверку на актуальность и остаются в категории действующих нормативов, другие - потребуют изменения, третьи - отмены.
Процесс пересмотра и актуализации ЛНА с отклонениями от формы, содержания и др. начинается с издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя всем подразделениям. В нем определяются сроки и очередность работ по выведению из оборота утративших силу документов и передаче их на архивное хранение, иначе они могут значительно затянуться, ведь многие бизнес-процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них требуют корректировки ЛНА. При разработке новых или актуализации старых ЛНА потребуются вновь утвержденные формы.
Существенную помощь в организации нормативной базы может оказать СЭД, способная автоматизировать весь цикл разработки и согласования каждого ЛНА, используя соответствующие шаблоны, маршруты, списки согласующих лиц, а также обеспечить сортировку нормативов. В конечном счете автоматизированный процесс разработки и актуализации ЛНА организации с использованием СЭД значительно сокращает затраты труда и времени,
способствует унификации процедур и окончательных документов. Разработчику документа потребуется лишь поместить текст в шаблон, т.е. в специальные разделы (поля), и запустить процесс согласования. Последний может быть реализован таким образом, что маршрут и список обязательных согласующих будет выбран автоматически в зависимости от вида документа. В организациях, где процессы ДОУ еще не автоматизированы и СЭД не внедрена, актуализацию ЛНА можно проводить с использованием иных технических возможностей, например электронной почты, применяя при этом новые шаблоны и инструкции.
После утверждения (но до введения в действие новых нормативов) необходимо в плановом порядке провести обучение сотрудников для работы в СЭД и/или создания документов. Если прежде это были специалисты службы ДОУ или секретари (делопроизводители), то теперь обучению подлежат руководители и сотрудники, в должностные обязанности которых входят создание, учет, обработка, хранение, использование, поиск документов, просмотр их взаимосвязей или метаданных. Из этого следует, что не удастся ограничиться подготовкой инструкций (пользователя СЭД, по разработке документов организаций и др.), а потребуется обучающий материал (в виде видеороликов, тестов и др.), дифференцированный в зависимости от осуществляемых сотрудником функций. Так, для вынесения резолюции по документу руководитель обычно совершает одну-две операции, не требующие длительного обучения. При расширении круга обязанностей в сфере работы с документами может потребоваться более углубленное обучение. В любом случае оно должно быть направлено на исключение возможности неисполнения сотрудником предписанных функций по незнанию. Пройдя обучение и получив допуск к работе, сотрудник обязан применять новый инструментарий, что закрепляется в его должностной инструкции. Механизм дистанционного обучения тоже можно автоматизировать и реализовать с помощью СЭД. Плановое очное обучение проводится в среднем раз в год, а оперативное самообучение - в любое удобное время, с использованием в СЭД опции тестирования для проверки и фиксации результатов.
Переходя к завершающему этапу работ - формированию и ведению реестра ЛНА, шаблоны нормативов целесообразно включить в альбом типовых унифицированных форм организации и утвердить его, как и сам реестр, распорядительным документом руководителя организации. Реестр, сформированный в СЭД, позволяет опе
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.