<
УДК 65:32
АВТОМАТИЗАЦИЯ МОНИТОРИНГА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЕТЕ
И.Ю. СКЛЯРОВ, декан факультета бухгалтерского учета и аудита, доктор экономических наук, профессор
(эл. почта: isklyarov@yandex.ru)
В.С. ЯКОВЕНКО, доктор экономических наук, профессор кафедры бухгалтерского управленческого учета
(эл. почта: vikmkom@land.ru)
Л.А. ДОНЦОВА, аспирант кафедры бухгалтерского управленческого учета (эл. почта: ludmilad26@mail.ru)
(ФГОУ ВПО «Ставропольский государственный аграрный университет»)
Большие объемы дебиторской задолженности, превышающие установленный договором поставки срок погашения либо не взысканные с должника, приводят к ухудшению финансового состояния предприятия, вплоть до его банкротства.
По российским источникам, дебиторская задолженность (ДЗ) в среднем составляет около 33% всех активов организаций, однако в торговле, где большие объемы дебиторской задолженности являются необходимым и естественным условием успешного конкурирования на рынке, ее доля может превышать половину стоимости активов, особенно крупных оптовых торговых компаний.
Так, в ООО «КавМком», крупном предприятии оптовой торговли колбасными изделиями на региональном рынке ЮФО, расположенном в г. Ставрополе и входящем в систему феде рального холди н га ЗАО «Микоя-новский мясокомбинат», за период с 2006 по 2009 год общий объем дебиторской задолженности покупателей вырос с 8 до 15 млн руб., а ее удельный вес в структуре оборотных активов - с 40 до 65%, то есть дебиторская задолженность является преобладающим видом оборотных активов торгового предприятия.
В связи с этим постоянный и эффективный контроль за состоянием дебиторской задолженности торгового предприятия является одним из важнейших условий его успешного функционирования. Решение этой достаточно сложной проблемы возможно путем обеспечения постоянного мониторинга дебиторской задолженности в структурированной системе управленческого учета и отчетности предприятия.
Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко вы-
строенного процесса управления риском неплатежей. Она начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами - составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов. Определяется также круг сотрудников, которые отвечаютза работу с дебиторами и имеют права на изменение условий поставки. Мониторинг является частью системы управления, способствующей принятию эффективных и своевременных управленческих решений.
Основными задачами аналитического обеспечения управления дебиторской задолженностью являются:
- обоснование политики предоставления товарного кредита и инкассации задолженностей для различных групп покупателей и видов продукции;
- анализ дебиторской задолженности по персональному списку дебиторов, срокам образования и размерам;
- анализ допустимой и недопустимой дебиторской задолженности;
- оценка реальности дебиторской задолженности организации;
- анализ и ранжирование покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;
- контроль за расчетами с дебиторами по отсроченной или просроченной задолженности;
- оценка средних сроков погашения задолженности и сроков их изменения;
- предварительная оценка платежеспособности потенциальных покупателей;
- определение приемов и способов ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов;
- определение условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.
Для реализации задач мониторинга важная роль отводится обеспечению высокого качества инструментария, разработке критериев оценивания, индикаторов и показателей, процессу измерения, статистической обработке результатов и их адекватной интерпретации.
Таким образом, эффективность системы управления дебиторской задолженностью зависит от взаимодействия следующих основных факторов:
- мотивации менеджеров прямых продаж;
- стимулирования клиентов;
- совершенствования договорных условий.
В ООО «КавМком» разработана и внедрена комплексная система управленческого учета и отчетности, одним из основных элементов которой является контроль и управление дебиторской задолженностью покупателей и заказчиков с отражением в режиме реального времени источников возникновения задолженности, сроков возникновения, видов бизнеса, по которым возникла задолженность, лиц, ответственных за состояние задолженности.
Управление дебиторской задолженностью осуществляется посредством сбора данных на основе договоров купли-продажи с отсрочкой платежа, счетов-фактур, выданных покупателям, подтверждений о платежах, полученных от клиентов, и т.п.
Немалую важность представляют оперативная информация о текущей задолженности, включая период просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды. Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить для них объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования.
Таким образом, управление дебиторской задолженностью предполагает непрерывность, возможность прогнозирования и нацеленность на предупреждение негативных изменений на основе оперативного отслеживания состояния объекта, что становится возможным только в результате взаимодействия управленческого учета, анализа и контроля во времени.
С установленной периодичностью специалисты коммерческой и финансовой служб ООО «КавМком» анализируют дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам, контролируют расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивают реальность наличия дебиторской задолженности, определяют приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.
Конечно, контроль состояния дебиторской задолженности неэффективен без ее отслеживания по ответственным лицам - менеджерам торгового предприятия, за которыми закрепляются определенные группы покупателей и заказчиков как по сегментам рынка, так и по определенным территориям - регионам.
Таким образом, алгоритм управления дебиторской задолженностью ООО «КавМком» кратко можно представить в виде следующих равнозначных блоков (рис. 1).
Отличительной особенностью мониторинга дебиторской задолженности является его комплексный характер, так как отслеживаются не только величина, но и структура, динамика, качественные характеристики объекта мониторинга, их взаимосвязи и т.д.
Довольно большую практическую сложность представляет мониторинг дебиторской задолженности, когда:
- с одним и тем же покупателем заключены отдельные договоры купли-продажи по нескольким ассортиментным группам товара (видам бизнеса);
- договоры имеют отличающиеся сроки отсрочки платежа по каждому виду бизнеса;
- по каждому договору ( виду бизнеса) закреплен отдельный менеджер по продажам.
То есть в этом случае необходимо иметь возможность получения информации одновременно либо по выбору о следующих компонентах дебиторской задолженности:
- по контрагенту;
- по виду бизнеса;
- по срокам возникновения;
- по менеджерам.
На предприятии нами разработана и внедрена комплексная система управленческого учета и отчетности, одним из основных элементов которой является контроль и управление дебиторской задолженностью покупателей и заказчиков с отражением в режиме реального времени соответствующих ее компонентов (рис. 2).
Построение такой эффективной системы мониторинга невозмож-
<
Рисунок 1. Алгоритм управления дебиторской задолженностью ООО
«КавМком»
По
ассортиментным группам товара ( видам бизнеса)
По срокам возникновения ( глубина ДЗ)
Рисунок2. Компоненты управленческого учета (мониторинга) дебиторской задолженности покупателей и заказчиков ООО «КавМком»
но без автоматизации учетных операций. Эта проблема решена нами в режиме дополнительных возможностей используемой в организации бухгалтерской компьютерной программы «1С: Предприятие» путем соответствующих настроек в конфигураторе 1С .
Во-первых, кроме имеющихся стандартных справочников (номенклатура; контрагенты, сотрудники и т.д.), созданы корпоративные справочники:
- регионы продаж;
- каналы продаж;
- зоны ответственности;
- ответственные менеджеры и т.д. (рис. 3).
Во-вторых, в электронные форматы первичных документов введены дополнительные аналитические данные:
- в номенклатурной карточке товара (введена ассортиментная группа товара - вид бизнеса);
- в карточке контрагента ( введе-
<
Документы Журна™ Отчеты Непсггеый учет Сервис Огна Пометь
1С:Предприятие Бухгалтерский учет, редакция 4,5: ООО "КавМком" [Сведения о контрагенте:Покупатели.Айтбаева,Тройка (Михаи/гоеск)... | - Но1 | X
Справо^-инкм
■Э* Файл Действия Операции
|| Р & у % И | а" ШФЁЁ^ В И
О V
Общие | Расчетные счета | Свой ]Прочая организац 1^] [траста (Г Полное наименование; [ООО "Тр Юридический адрес: [г. Стаеро Почтовый адрес; 135624р. С Телефоны | ИНН\КПП; 12635079; Основной договор: | Договор
Номенклатура Материалы Типы цен
Места хранения МПЗ Внеоборотные активы Классификатор товара
Контрагенты Виды договоров Скидки
Валюты Банки
Сотрудники
Виды начислений (выплат) Подразделения Банковские счета
Виды продукции (работ, услуг)
Статьи мтрат на производство Статьи общехозяйственных затрат Статьи общепроизводственных затрат Перечни правил отнесения расходов к
н ? 13 Ш ^ и | « № Г! Э
Статьи издержек обращения
Единицы измерений
Налоги
Справочники КМК ►
План продаж
РегионьГорода
Маршруты
Состав маршрута
Доставка
Проекты
Водите/н
Транспорт
Система скидок
ПродукиияСоСкидкой
ЛинитыДДС
Упаковка
Зоны ответственности География (дета;изация до города) Каналы продаж Микоян Причины брака ММК
ОЫпеп_В1_1с
ОЫт1вп_В[_1сОеЫй1
ОЫпеп_В1_1сО£В1ТРгот
^Дополнительные воз... | Ц?] Отчет по отгрузке | Л]Сформировать
| й Платежные документ.,.) Я Список контраге
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.