ДОКУМЕНТАЛИСТИКА, ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ, АРХИВОВЕДЕНИЕ
УДК 651
ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ
Пахолкова Евгения Александровна, аспирант
Краснодарский университет культуры и искусств, г. Краснодар, Россия
pakholkova@inbox. ru
Термин «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Но содержание документа трактуется по-разному. По нашему мнению, документ - это объект, содержащий ценную информацию в виде текста, имеющий свои реквизиты и зафиксированный на любом материальном носителе для его дальнейшего использования во времени и пространстве. Документ обладает определенными функциями и проанализировав точки зрения некоторых теоретиков, мы сделали вывод, что все функции документа условно можно подразделить на два блока -общие и специальные.
Ключевые слова: документ; функции документа; информация; материальный носитель; коммуникация; деловая бумага; реквизиты.
THE DOCUMENT AND FUNCTIONS
Evgeniya Pakholkova, post-graduate student
Krasnodar University of culture and arts, Krasnodar, Russia pakholkova@inbox. ru
The term "document» applies in all spheres of public activity. But the content of the document treats differently. To my mind, the document is the object containing the valuable information as the text, having the essential elements and fixing on any material carrier for use in time and space in further. The document has the certain functions and, having analyzed the points of view some theorists, I have made a conclusion, that all functions of the document is divide on two blocks - general and special.
Keywords: the document; functions of the document; information; material carrier; communication; business paper; the essential elements.
Во всех сферах общественной деятельности используется понятие «документ». Практически каждая отрасль знания дает нам свое толкова-
ние этого термина. Среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер понятие «документ» не нашло своего единого, наиболее точного и обобщающего определения. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический). Столь важным вопросом занимались немногие авторы : Н.Н. Кушнаренко, А.Н. Сокова, Е.А. Плешкевич, Н.Б. Зиновьева, Н.С. Ларьков, Т.А. Панфилов, М.П. Илюшенко, Н.В. Садовский.
Содержание термина трактуется по-разному: «документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. По содержанию документ делится на научно-технические (статьи, патенты и др.), правовые (указы, постановления, договоры и др.) и управленческие (приказы, директивы и др.)» [1, с.2]; «документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать, содержащуюся в нем информацию» [2, с.62]. Вырисовывается неоднозначная картина. Или же «документ - 1) деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события; 2) информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату» [3, с.311]. Как видно в первом случае, документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений и носит юридический характер. Во втором случае, документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений.
Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в конкретном данном случае, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.
По нашему мнению, документ - это объект, содержащий ценную информацию в виде текста, имеющий свои реквизиты и зафиксированный на любом материальном носителе для его дальнейшего использования во времени и пространстве. При этом, как отмечалось в ранее указанных определениях «документа», книги, скульптуры, звукозаписи или изображения, как документы таковые, мы не рассматриваем.
Документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа. Способность документа выполнять свои функции позволяет рассматривать его как источник
информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах. Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Формирование общих функций документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.
В своем учебно-методическое пособии «Документоведение и делопроизводство» Панфилов Т.А. и Кондратьев Т.Н. подразделяют функции документа на общие (информационная, социальная, коммуникативная, культурная) и специальные (управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета). [5, с. 112] Такую же точку зрения разделяет Н.Б. Зиновьева. [4, с.103] Ларьков Н.С. [6, с.36] делит функции документа на сущностные и прикладные. К первой группе автор относит функции закрепления информации на материальном носителе, коммуникативную, хранения информации, функцию исторического источника, культурную. К прикладным функциям он относит: управления, правовая, образовательная, политическая и др. Г.Н. Швецова-Водка [8, с.54] называет основную функцию документов - социально-коммуникативно-информационную, которая определяется их местом в системе социальных коммуникаций, где они являются каналом передачи информации. Она называет и другие функции, которые выполняет документ в определенных коммуникационных ситуациях. Е.А. Плешкевич [7, с.67] разделяет функции документов на общие, характерные для всех документов, к которым отнесены коммуникативная, функция исторического источника и культурная, а также на системные, характерные для документов определенных систем. К ним отнесены: функция управления, правовая, свидетельство-вания и другие. Рассмотрев и проанализировав точки зрения всех вышеперечисленных авторов можно сделать вывод, что все функции документа условно делятся на два блока - общие и специальные.
К общим функциям документа целесообразно будет отнести, прежде всего, информационную функцию, которая присуща всем без исключения документам, она определяется в потребности фиксировать информацию с целью ее сохранения. Коммуникативная же функция выполняет задачу передачи данной информации во времени и пространстве. Так как документы создаются для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов, то невозможно не упомянуть о социальной функции. Хотя и не всегда документ положительно влияет на социальные отношения, некоторые способны тормозить развитие общественных процессов.
Перейдем к специальным функциям документа. Такие документы, как законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и прочие документы имеют управленческую функцию и играют большую роль в информационном обеспечении управления, а также отражают различные уровни принятия решений. Организационная функция документа устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, а правовая - закрепляет правовые нормы и правоотношения в обществе.
Документу так же присуща культурная функция, отражающая уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества.
И наконец, историческая функция или функция исторического источника. Это - разновидность функции хранения информации и, которой документы потенциально обладают с момента своего появления.
В настоящее время проблема рассмотрения функций документов в отдельных областях сферы деятельности (бухгалтерская отчетность, распорядительные документы, законодательные акты РФ) является важной и актуальной.
Литература
1. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008г. № 28-ФЗ).
2. Трофимов Г. Финансовый словарь. М.: ИВЭСЭП, 2008г.- 121с.
3. Райзберг Б.А., Лозовский Л.С., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 480с.
4. Зиновьева Н.Б., Документоведение : учеб. метод. пособие. -М.: РОФИЗ-ДАТ, 2001г. - 231 с.
5. Панфилов Т.А. и Кондратьев Т.Н Документоведение и делопроизводство: учебник - 2-е изд., перераб. и доп. - Киев: Знания, 2000г. - 460 с.
6. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. Пособ. -М.: Восток-Запад, 2006г.
- 428 с.
7. Плешкевич Е.А. Определение функций документа. Научные и технические библиотеки. -2006. -№ 6. -С. 46-53.
8. Швецова-Водка Г. Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций. Книга. Исследования и материалы. - М.:1994. - вып. 69. -С. 69-96.
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.