научная статья по теме «ДОКУМЕНТАЦИЯ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЩЕСТВЕ: ПРОБЛЕМЫ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА» История. Исторические науки

Текст научной статьи на тему ««ДОКУМЕНТАЦИЯ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЩЕСТВЕ: ПРОБЛЕМЫ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА»»

«Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота»

Под таким названием 26-27 октября в Москве проходила XVIII международная научно-практическая конференция,

организованная Росархивом,

Всероссийским научно-

исследовательским институтом

документоведения и архивного дела, Российским государственным

гуманитарным университетом при помощи спонсоров (ООО Фирма «АС», «ОСГ Рекордз Менеджмент», ЗАО «НТЦ ИРМ», Acmisgroup Russia, корпорация «ИнтерТраст», ГУП «Санкт-

Петербургский информационно-

аналитический центр») и

информационной поддержке печатных СМИ («Вестник архивиста»,

«Делопроизводство», «Евразика»,

«Отечественные архивы», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Современные технологии делопроизводства и документооборота»). В ней участвовало около 200 специалистов из России (Екатеринбурга, Казани, Москвы, Пензы, Саратова, Тулы и др.), Белоруссии, Украины и Эстонии. Открывая конференцию, руководитель Росархива А.Н. Артизов подчеркнул актуальность избранной темы в современных условиях постоянно расширяющегося внедрения электронных технологий в жизнь общества, формирования электронного

правительства, требующего

консолидации усилий специалистов, в том числе архивных учреждений. Отметив вклад последних в нормативное обеспечение работы по формированию электронного правительства, глава агентства напомнил, что она продолжается и носит поэтапный характер. Директор ВНИИДАД М.В. Ларин призвал обменяться опытом совершенствования документооборота в организациях для выработки адекватной политики в данной сфере.

На двух пленарных заседаниях прозвучало около 30 докладов и сообщений, сопровождавшихся

экранными презентациями.

Представители федеральных органов исполнительной власти (А.Д. Ряховский, директор Департамента

делопроизводства и архива

Правительства Российской Федерации; Н.Н. Куняев, заместитель начальника Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам - начальник организационного департамента) сформулировали наиболее острые проблемы на пути внедрения межведомственного электронного

документооборота (МЭДО), требующего ныне расширения состава участников за счет регионов. Так, докладчики обратили внимание на отсутствие в Российской Федерации единого органа выработки государственной политики в сфере документационного обеспечения

управления (ДОУ); единой

терминологии; надежных средств аутентификации и унифицированных форматов архивного хранения электронных документов (ЭД), защиты их целостности и конфиденциальности данных; возможности удовлетворить запросы всех участников МЭДО, а также на несовместимость результатов разработки и внедрения ЭДО в отдельных организациях, имеющих разные, не всегда достаточные технические, кадровые и иные возможности; низкий уровень

компьютерной грамотности персонала и общества в целом. В качестве первоочередных мер они предложили наделить Росархив функциями координатора работ по

совершенствованию ДОУ в подчинении правительству, а также начать кодификацию нормативных правовых актов, регламентирующих процессы в данной области.

В выступлениях работников служб ДОУ государственных и коммерческих организаций, а также специалистов ИТ-компаний содержались важные наблюдения и обобщения, накопленные в ходе разработки и внедрения автоматизированных систем ЭДО (Н.Е. Агеева, госкорпорация «Росатом»; С.В. Иванов, ООО «Газпром межрегионгаз»; Э.В. Тычинская, «Газпромбанк»; Е.В. Романченко, банковский холдинг), апробированные предложения по управлению корпоративной

информацией и документацией, электронному сканированию документов (А.В. Рыков, «ОСГ Рекордз Менеджмент»; В.Ю. Зарипова, А.Н. Авдеев, ООО Фирма «АС»; В.А. Ипатов, компания «ИнтерТраст»; А.Е. Загоруйко, ДА. Давыдов, ЗАО «НТЦ ИРМ»; А.В. Дмитриев, Acmisgroup Russia), выводы о целесообразности и возможностях практического применения единых государственных реестров и документов ООН для постановки МЭДО и информатизации общества (Н.А. Храмцовская, ООО «Электронные офисные системы»; С.В. Дроков, Образовательный центр ЭЛАР, БИИН МГУКИ). В качестве бесспорно немаловажного фактора успешной работы докладчики отмечали

сотрудничество с учеными (Н.Е. Агеева, А.Н. Авдеев и др.). Наряду с достижениями слушатели узнали о неудачах и недостатках реализованных информационных технологий,

определяющих реальные границы их применения.

Представители отраслевой и вузовской науки ознакомили участников

конференции с некоторыми результатами уже завершенных и еще

продолжающихся теоретических и прикладных разработок, направленных на совершенствование документооборота в организациях. Поскольку внедрению ЭДО в обязательном порядке предшествует анализ состояния и принципов его организации, авторы нескольких сообщений остановились на организационных и методических

аспектах проведения подобного мониторинга в органах государственной власти и иных организациях на федеральном и региональном уровнях. Такие обследования были реализованы в сотрудничестве в ИТ-специалистами; результаты апробированы и позволили оценить не только саму методику, но и параметры ДО. Так, одни исследователи путем анкетирования получили данные о годовых объемах документооборота (2005-2009 гг.) в 77 федеральных органах исполнительной власти, которые они не признали точными и достаточными для его оценки из-за отсутствия единой общепризнанной единицы измерения, оценочных критериев, оптимальной модели, различий в порядке регистрации документов, но решили впредь проводить подсчеты по определенному

административному (согласно

регламенту госуслуг) или бизнес-процессу и совершенствовать

нормативную базу, сокращая сроки исполнения документов посредством автоматизации (В.Ф. Янковая, А.П. Дмитриева, ВНИИДАД). Другие назвали факторы, влияющие на структуру документооборота (Л.Р. Фионова, Пензенский госуниверситет), а также констатировали сбой идеальной модели ДО в органах государственной власти субъектов федерации, вызванный их устаревшими организационной

(иерархической, бюрократической)

структурой и показателями

эффективности работы, принципами распределения полномочий между руководителями, консерватизмом

госслужащих и другими субъективными причинами, а также пробелами в регламентации документооборота (А.В. Ермолаева, Поволжская академия госслужбы).

Похожие исследования проводились и в ряде соседних государств, о результатах которых говорили Н.С. Максимова (БелНИИДАД), Ю.С. Ковтанюк, А.Я. Гаранин (УкрНИИАДД), В.Берендсен (Тартуский университет). Так, в Эстонии ЭДО в течение последнего десятилетия вошел не только в практику учреждений,

но и в повседневную жизнь граждан: теперь каждый имеет цифровую подпись и возможность получения услуг в электронной форме. В Украине основное внимание уделяется совершенствованию нормативной базы, отдельные системы для ЭДО в организациях уже имеются, но между ними все еще нет обмена данными (ввиду отсутствия типового формата скан-копий). В Белоруссии специалисты озабочены повышением качества ДО, поэтому сосредоточились на работе по стандартизации управления

документооборотом. Попытка

сокращения в два раза объемов ДО, предпринятая согласно указу президента, убедила их в том, что подобные требования нельзя ввести

административным путем, и вместе с тем помогла разобраться в причинах роста объема ДО (он был вызван некачественной подготовкой

документов).

В выступлениях некоторых

российских документоведов тоже нашлось место сюжетам реализации безбумажного ДО - время подготовки документов в ГУ «Межрегиональный клинико-диагностический центр» в Казани сократилось в четыре раза (Т.В. Воронина, Институт экономики и социальных технологий КГЭУ), снижения объема документооборота при внедрении электронной системы ДОУ на тульских предприятиях (Е.В. Боженко,

представительство РГГУ в г. Туле), расширения возможностей применения стандартов системы менеджмента качества, реализуемых через систему документации (Н.Г. Суровцева, Российский государственный

профессионально-педагогический университет в г. Екатеринбурге), а также обучения специалистов посредством спецкурса «Электронный

документооборот в системе электронного правительства» (Э.Р. Султанова, Казанский госэнергетический

университет).

В обобщающем плане проблема оптимизации, т.е. повышения качества ДО, подверглась рассмотрению в специальном докладе (М.В. Ларин, ВНИИДАД). Автор пришел к выводу о необходимости борьбы с ростом объема ДО посредством возврата к унификации систем ДО, современных технических средств обработки документов. Один из аспектов данной проблемы, связанный с организацией научно-экспертной

деятельности в области ДОУ, нашел продолжение в сообщении, где прозвучало предложение о создании научно-экспертного совета по документалистике (М.В. Ларин, В.С. Мингалев, ВНИИДАД).

В заключение были подведены итоги конференции и принято решение об издании ее трудов.

Л.А. Кобелькова, кандидат исторических наук

Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.

Показать целиком

Пoхожие научные работыпо теме «История. Исторические науки»