Исполнение и проектирование потребностей социально-правовых запросов в работе федеральных государственных архивов
С.А. Лашкевич,
Российский государственный архив научно-технической документации (e-mail: podckolzin@gmail.com) А.С. Радионов,
Российский государственный архив научно-технической документации (e-mail: podckolzin@gmail.com)
Аннотация. В статье определяются возможности не только организации работы, но и прогнозирования деятельности федеральных государственных архивов. Указывается, что каждый из элементов запросов в работе федеральных государственных архивов по своей сути направлены на формирование потребностей значимых запросов и архивы ориентированы на поддержку социально значимых явлений. В работе отмечается, что подобная структура оптимизирована для самых крупных объектов и может быть модернизирована при участии органов власти. Центральное место в данном процессе в статье отведено поддержанию и совершенствованию самому наполнению работы архивов с приоритетными направлениями информатизации и автоматизации.
Abstract. The paper identifies opportunities not only to the organization of work, but also forecasting activities of the federal government archives. It is pointed out that each of the elements of the query in the archives of the federal government essentially aimed at creating significant demand queries and archives are focused on the support of socially significant events. The paper notes that such a structure is optimized for the large object and can be upgraded with the assistance of the authorities. Central to this process in an article devoted to the maintenance and improvement of the filling operation to the archives with the priority areas of information and automation.
Ключевые слова: архив, социально-экономические запросы, органы власти, запрос, документоведение.
Keywords: archive, social and economic questions, the authorities request documentation.
Федеральные государственные архивы по своей структуре являются государственными учреждениями, оказывающими услуги по хранению и доставке документов, которые могут быть истребованы как физическими, так и юридическими лицами. Проблематика развития архивов как самостоятельного учреждения кроется в том, что в условиях экономической стагнации и неполной диверсификации экономической среды государства остается открытым вопрос о том, в какой мере должно быть развито и выдвинуто на первый план представление о роли и значении государственного архива. Учитывать необходимо то, что данное учреждение неспособно к выходу на операционную прибыль, а стало быть значительные расходы, в полной мере ложатся на учредителя - государство, должное обеспечить архив фондами и инструментами для продуктивной деятельности и выполнению своих функций1.
Основной задачей именно крупных федеральных архивов и одной из возможных идей по привлечению внешних источников финансирования является использование методологии выполнения социально-правовых запросов. Они структурируются по одной из стратегий и запросной ориентации. Целью подобного запроса является предоставление справки о том, насколько подходит или не подходит то или иное решение, предоставленное как верное2. Учитывая, что значительная часть вопросов социально-
1 Наместников А.М., Субхангулов Р.А. Формирование информационных запросов к электронному архиву на основе концептуального индекса // Радиотехника. 2014. № 7. С. 126-129.
2 Subkhangulov R.A. Ontological retrieval of technical documents on the basis of an intelligent agent model // Автоматизация процессов управления. 2014. № 4 (38). С. 85-91.
экономического значения основывается на коррекции ранее принятых программ и планов развития, каждый из таких запросов формирует определенную экономическую ценность, что должно учитываться в планах и выявлении направления оптимизации работы конкретного органа архивного дела.
Правовая сторона вопроса затрагивает возможный участок разглашения государственной тайны или информации, составляющей коммерческую, а также патентную тайну3. Учитывая, что в России превалирует решение согласно кодифицированной системы права, но в то же время предлагается и используется в значительной мере и право предикативного характера, основанное на анализе ранее выявленных случаев. Каждый из таких представленных аргументов и анализ ранее выданного решения может не только снизить нагрузку на судебные органы, но и в полной мере выявить пробелы в законодательстве, которые имеются из-за ранее некорректно поставленных, разработанных и принятых законов. Очевидно, что каждое из подобных действий должно отражаться как элемент оценки работы архива, а его количество обработанных запросов социально-правового характера должно быть увеличено4.
3 Гончарова В.В. Анализ лексикографических ресурсов, использованных при выполнении запросов в виртуальных справочных службах // Вестник Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств. 2015. № 2 (23). С. 164-168.
4 Миронов В.В., Гусаренко А.С., Диметриев Р.Р., Сарваров М.Р. Создание персонализированных документов на основе ситуационно-ориентированной базы данных // Вестник Уфимского государственного авиационного технического университета. 2014. Т. 18. № 4 (65). С. 191-197.
Экономика и предпринимательство, № 8 (ч.2), 2015 г.
Проблематикой решения выявленной проблемы, общего направления развития эффективности принимаемых решений остается отсутствие возможности по прогнозированию числа запросов, а соответственно, отсутствия количественной оценки работы архивных учреждений. Каждый из представленных аспектов деятельности федеральных государственных архивов требует совершенствования .
Мы полагаем, что важнейшей задачей для общего развития архивной структуры организаций в Российской Федерации является повышение эффективности их деятельности путем усовершенствования отдельных мер и обеспечения самой процедуры удовлетворения запросов. Мы определяем такое усовершенствование в развитии информатизации и автоматизации деятельности архивов.
Основными направлениями внедрения автоматизированных технологий стало комплектование архивов, проведение экспертизы ценности документов, учет архивных документов, создание научно-справочного аппарата. Так, например, для проведения экспертизы ценности документов начали разрабатывать электронные справочники по срокам хранения документов, для комплектования - базы данных об организациях - источниках комплектования федеральных архивов2. Однако основным достижением автоматизации архивов была разработка единого программного обеспечения для комплексной автоматизации всех направлений деятельности архивных учреждений. Так, стали создаваться единые базы данных для проведения комплектования архивными документами и экспертизы ценности документов; по учету документов (как внутриархивные, так и межархивные); научно-справочные аппараты в электронном виде (электронный НСА)3; базы данных в области учета использования архивных документов и базы данных в области управления архивами. В середине 1990-х гг. во ВнИИДАДе был разработан программный комплекс «Архивный фонд», предназначенный для автоматизации процесса учета архивных документов4. Кроме того, для реализации задач ведения централизованного государственного учета, научно-справочного аппарата и контроля за обеспечением сохранности архивных документов был разработан ПК «Фондовый каталог».
Российский государственный архив научно-технической документации по своей сути играет роль аккумулятора и индексатора всей информации и материалов научно-технического прогресса начиная с 1880-х годов и до сего-
1 Пивовар Е.И. Проблемы кадрового обеспечения архивных учреждений и задачи POИA по улучшению качества профессионального образования в гуманитарной сфере на современном этапе // Вестник архивиста. 2014. № 4. С. 8-26.
2 Макарова A.K. Область применения французских стандартов Seda и Medona, регламентирующих обмен документами в электронных архивах // Общество: философия, история, культура. 2015. № 2. С. 41-43.
3 Петрушева Л.И., Зарембо Н.Г. Aрхивы представляют // Отечественные архивы. 2015. № 4. С. 121-125.
4 Сафронова AB. Современное состояние, проблемы и перспективы развития организации хранения документов в государственных архивах Российской Федерации // В сборнике: Времен связующая нить. Документационное обеспечение управления и архивное дело: от истории к современности H.A. Русакова (отв. ред.). Саратов, 2015. С. 84-88.
Journal of Economy and entrepreneurship, Vol. 9, Nom. 8-2
дняшнего дня5. Роль научно-технической информации всегда считалась важной для преодоления отсталости отдельных стран в технологическом развитии, а также обеспечения посредством подобных изменения общего уровня жизни в государстве. В современном мире роль технологий и коммуникаций столь велика, что по наличию или их отсутствию строится общая концепция развития государства . Федеральные архивы оказывают услуги по доставке и предоставлению документов как гражданам страны, так и юридическим лицам относительно того, как возможно предоставление документации, а также аналитических справок по проблематике7. Процедура предоставления такой государственной услуги достаточно хорошо проработана и должна показывать тот факт, что оно возможно для любого участника гражданского оборота8.
Современное состояние автоматизации состоит в применении технологий общего учета документов, развитию структуры применения данных документов и общей индексации без объединения с цифровой коллекцией. Целесообразно предположить, что информатизация должна затрагивать полную оцифровку объекта и его выдачу путем удаленной услуги. А соответственно доступ подобного толка должен быть выделен в отдельную форму доступа и полностью поставлен в режим функциональности для всей территории Российской Федерации9.
Отдельно стоит отметить функционирование Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов, который по свой сути является аналитической лабораторией, которая способна в полной мере стать крупным научным центром. В перспективе планируется создание на его базе общего информацио
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.