Т.Н. Денисова
Комплектование Госархива Республики Марий Эл в постсоветский период
Ключевые слова: комплектование архива, управленческая документация, научно-техническая документация, фонд личного происхождения, Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики Марий Эл, Государственный архив Республики Марий Эл.
Архивный фонд Республики Марий Эл насчитывает 667 140 ед. хр., из них 500 419 ед. хр. - в Государственном архиве Республики Марий Эл (далее - Госархив), 14 900 ед. хр. - Государственном архиве аудиовизуальной документации Республики Марий Эл, 151 821 ед. хр. - Марийском республиканском центре хранения документов по личному составу (документы, хранящиеся в муниципальных архивах, не входят в Архивный фонд Республики Марий Эл). Его пополнение является важнейшей задачей марийских архивистов, что получило в литературе определенное освещение1. Однако практика комплектования архивов республики двух последних десятилетий, для которых характерны значительные перемены в системе управления экономической и социально-культурной сферами жизни общества, изменение форм собственности и появление многочисленных негосударственных структур, ослабление внутриведомственного контроля за состоянием делопроизводства и архивами в учреждениях, изучена недостаточно. Цель статьи - проанализировать работу по комплектованию документами в постсоветский период одного из ведущих архивных учреждений республики - Госархива.
На 1 января 2011 г. в Госархиве хранится 372 515 ед. хр. управленческой документации, 1801 - научно-технической, 5248 - документов личного происхождения, а также 120 855 - по личному составу. Уже почти 15 лет его комплектование возложено на самостоятельное государственное учреждение - Республиканскую службу формирования Архивного фонда Республики Марий Эл (далее - Служба), созданную в 1997 г.2 В ее штате 12 человек. До этого работу вел функциональный отдел (комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства) в составе Госархива. Служба также занимается комплектованием Марийского республиканского центра хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и организаций. До 2010 г. она пополняла и Государственный архив аудиовизуальной документации. Сегодня в связи с изменением штатной численности3 этот архив комплектуется аудиовизуальными документами самостоятельно.
В целом создание Службы облегчило взаимодействие с организациями, поскольку статус ее повысился, в практику внедрялись новые методы работы. Начиная с 1999 г. проводились отраслевые комплексные проверки делопроизводства и архивов. Ими были охвачены учреждения системы министерств здравоохранения, культуры, образования, Департамента государственной службы занятости населения, учреждения сельского хозяйства республики. Итоги проверок рассматривались на совместных заседаниях коллегий Комитета Республики Марий Эл по делам архивов и министерств, ведомств. Такие мероприятия способствуют улучшению сохранности документов в учреждениях, качественному ведению делопроизводства, полноте отбора документов на постоянное хранение. Налаженный контроль за делопроизводством и состоянием хранения документов в учреждениях со стороны сотрудников как архивной службы, так и министерств и ведомств дает положительные результаты.
Что касается собственно пополнения архивных фондов, то оно осуществляется в соответствии с двумя списками юридических и физических лиц - источников комплектования. В первый входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы государственного значения, поступающие в Госархив в полном объеме, а также учреждения и организации группового выборочного приема и учреждения и организации, сдающие лишь отдельные, особо значимые виды документов. Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в Госархив, но находящиеся под контролем Службы как возможные источники комплектования. Они постоянно обновляются по итогам изучения учредительных документов, личных контактов с руководителями, детального анализа состава документов с учетом требований Рекомендаций по организации и ведению списков учреждений и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов (М., 1999).
Поскольку Федеральный закон № 125-ФЗ (ст. 4)4 «Об архивном деле в Российской Федерации» разграничил полномочия и предметы ведения между федеральным центром, субъектом федерации и муниципальными образованиями, то в 2009 г. из списков источников комплектования архивных отделов муниципальных образований были исключены 75 территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных учреждений и организаций. Все они вошли в список источников комплектования Госархива. На 1 января 2011 г. в нем числится 296 организаций: из них 110 федеральных, 131 -республиканская и 55 - негосударственных. В них находятся свыше 58 тыс. дел постоянного хранения за 1950-2007 гг. и более 546 тыс. дел по личному составу. В конце 1980-х гг. источниками комплектования Госархива являлись 214 организаций, в том числе 54 общественные. В них числилось 57 тыс. дел постоянного хранения и 353 тыс. дел по личному составу.
Передача документов в Госархив из архивов организаций происходит ежегодно по согласованному графику с соблюдением сроков, установленных архивным законодательством, и осуществляется по утвержденным экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета Республики Марий Эл по делам архивов описям дел. Вместе с делами сдаются их описи и другой научно-справочный аппарат к ним.
Со всеми федеральными органами и учреждениями, ставшими источниками комплектования Госархива, заключены двухсторонние соглашения о сотрудничестве в области архивного дела. На их основе проводится большая работа. Так, только в 2010 г. оказана методическая и практическая помощь по упорядочению документов, разработке положений об ЭК и архиве, индивидуальных инструкций по делопроизводству и номенклатур дел ряду районных отделений Управления Федерального казначейства по Республике Марий Эл, Управления Пенсионного фонда Российской Федерации, Прокуратуре Медведевского района, нескольким межрайонным инспекциям Федеральной налоговой службы по Республике Марий Эл.
В экономике республики все более заметна роль негосударственных организаций. Если в конце 1980-х гг. этот сегмент источников комплектования был представлен профсоюзными организациями, творческими союзами и научными обществами, то сейчас их состав существенно изменился. Постепенно из списка исключались по мере прекращения их деятельности научно-медицинские общества. Но наиболее серьезные перемены произошли после принятия закона «О предприятиях и предпринимательской деятельности» 1990 г., установившего новые организационно-правовые формы и открывшего путь к акционированию государственных предприятий и организаций. На 1 января 2011 г. источниками комплектования Госархива являются 20 акционерных обществ и 35
общественных организаций. В акционерных обществах находятся 4701 дело постоянного хранения и 148 397 дел по личному составу, а в общественных организациях - 7307 и 5435 соответственно. Взаимодействие с ними осуществляется также на основе двухсторонних соглашений. Все негосударственные организации обеспечены нормативно-методическими документами: имеют положения об ЭК и об архиве, индивидуальные инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.
Массовая ликвидация и реорганизация учреждений и организаций последних десятилетий потребовала принятия комплекса мер по обеспечению сохранности архивных документов. В первую очередь это работа с членами ликвидационных комиссий, оказание методических консультаций, практической помощи в упорядочении документов, определение места их хранения и др. Так, только в 2010 г. содействия потребовали ликвидационные комиссии Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Республике Марий Эл, Марийской таможни, Государственного комитета Республики Марий Эл по профессиональному образованию, ОАО «Овощевод», Департамента дорожного хозяйства Республики Марий Эл.
Обеспечить качественное комплектование Госархива позволяют нормативно-методические документы, пособия, в том числе регулирующие ведение делопроизводства. За годы деятельности Службой разработаны примерные и типовые номенклатуры дел: для театров, городских (районных) центров Госсанэпиднадзора, городских (районных) территориальных центров социального обслуживания пенсионеров и инвалидов, городских (районных) управлений (отделов) образования администраций городов (районов), школ, государственных лечебно-профилактических учреждений здравоохранения (диспансеров), центров занятости населения городов и районов; типовая инструкция по делопроизводству в акционерных обществах, примерная инструкция по делопроизводству для общественных организаций Республики Марий Эл. Кроме того, подготовлены памятки: по упорядочению и отбору на постоянное хранение документов организаций, по выявлению особо ценных документов организаций - источников комплектования Госархива Республики Марий Эл, по проведению комплексной проверки делопроизводства и состояния хранения архивных документов в организации.
Ежегодно Служба оказывает методическую и практическую помощь организациям по отбору научно-технической документации. В соответствующем списке источников комплектования Госархива - 10 организаций: проектные, высшие учебные заведения, научно-исследовательские институты, а также Министерство культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл. Значительная их часть имеет федеральное подчинение; проектные институты являются негосударственными акционерными обществами. На 1 декабря 2010 г. в организациях - источниках комплектования Госархива хранится 395 ед. хр. НТД.
Важное место в составе Госархива занимают документы личного происхождения. Их роль и значение определяются возрастающим и устойчивым интересом потребителей информации. В целях планомерного пополнения Госархива этими документами Службой составлен и ведется список владельцев личных архивов и документальных коллекций (он утвержден
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.