■ ■
ПРАКТИКА
Методика описания бизнес-процессов банка
в статье предложена версия 2.0 методики описания бизнес-процессов кредитной организации. Методика версии 1.0, опубликованная в 2008 г., была значительно доработана на основе опыта реализации различных проектов в российских и международных банках. в статье даны ответы на некоторые важные вопросы: для чего описывать бизнес-процессы и поддерживать их в актуальном состоянии, какой уровень детальности описания бизнес-процесса выбрать, как обеспечить исполнение регламентов на практике и т. д.
Р. А. ИСАЕВ, партнер ГК «Современные технологии управления», член Координационного комитета Ассоциации российских банков по стандартам качества банковской деятельности
Регламентация бизнес-процессов (БП) - сегодня один из ключевых факторов успеха любого коммерческого банка. Описание и оптимизация бизнес-процессов прямым образом влияет на операционную и стратегическую эффективность банка и в итоге -на показатели прибыльности и рейтинги.
Следует отметить, что задачи описания и оптимизации бизнес-процессов являются не разовыми, а носят периодический (итеративный) характер, поэтому так важно иметь под рукой все необходимые методики и технологии. Итеративность связана с тем, что меняются требования клиентов, рынок, выходят новые нормативные документы регулирующих органов и т. п. Такие изменения требуют постоянного наблюдения и необходимости актуализовать бизнес-процессы.
Описывать бизнес-процессы просто ради построения моделей недопустимо. Поэтому предлагается как минимум 5 практических задач (рис. 1).
Методика описания бизнес-процессов банка
Новая методика включает два этапа: подготовка проекта и описание бизнес-процессов. Первый этап по времени может занимать до 2 месяцев, второй - до 10 месяцев, в сумме - 1 год. Точные сроки зависят от большого числа факторов и специфики деятельности конкретного банка.
Этап «Подготовка проекта»
На этом этапе (рис. 2) осуществляются:
1. Постановка целей и задач описания БП. Выполняется акционерами либо правлением банка. От
Рис. 1. Практические задачи, следующие из описания бизнес-процессов коммерческого банка
Описание бизнес-процессов
■РчЕтат
р о е е
н
ае
СО £ § =
Iё и р
об с
ре
б О
нв £ о ос
8» п о а р
:с 1= и с-
2 £ 3 г
5 ^ рц
па
о ™ £ =
б о е
р
Ой
а
о; СО
СП
р
£
№12 2014 I БАНКОВСКОЕ ДЕЛО I 71 I
практика организация и управление
рис. 2. Этап «Подготовка проекта»
Постановка целей и задач описания БП
в*
Назначение руководителя проекта и формирование рабочей группы
Перечень и состав процессных групп
Корпоративное обучение по методикам и практическим решениям
Выделение БП, назначение владельцев, ответственных аналитиков
Пг
Приоритетные БП банка для описания
ый
Программный продукт биз нес-моделиро-вания
Соглашение m бизнес-моде' лированию
1
Комплексная типовая бизнес-модель банка
>п\
Учебные материалы по ППБМ
Отчет по диагностике СУБП банка
Внедрение ППБМ, обучение
1
Диагностика СУБП и разработка плана описания / оптимизация БП
i_J
Дерево продуктов и услуг банка
Дерево процессов
Организационная структура
Библиотека документов
Разработка базовых моделей
целей и задач зависит план проекта, способы, объем и детальность описания БП.
2. Назначение руководителя проекта и формирование рабочей группы. Оформляется приказами по банку.
3. Корпоративное обучение по методикам и практическим решениям. В рамках обучения выполняются практические задачи по описанию и оптимизации БП, разбираются примеры других банков, которые успешно реализовали этот проект. Обучение играет большую роль как инструмент повышения корпоративной культуры банка, лояльности персонала к изменениям, формированию команды.
4. Выделение БП, назначение владельцев и аналитиков. Составляется перечень БП банка, которые необходимо описать в первую очередь. Для каждого БП должен быть назначен владелец (ответственный) и аналитик, выполняющий описание и актуализацию БП на постоянной основе. Критерии определения владельца процесса следующие: компетентность (выполнение или знание большей части процесса), знание потребностей клиента, наличие мотивации на результат, полномочий по управлению процессом, лидерских качеств, ресурсов для процесса. Также рекомендуется создавать процессные группы (команды). Такие команды уже активно работают во многих банках.
5. Внедрение программного продукта бизнес-моделирования (ППБМ), обучение. ППБМ (например, Business Studio) позволяет быстро и эффективно разработать графические модели БП, при этом регламенты БП формируются (генерируются) автоматически. ППБМ, как и любое другое программное обеспечение, имеет немало особенностей. Поэтому, чтобы сэкономить время аналитиков и избежать ошибок при использовании и администрировании ППБМ, рекомендуется пройти профессиональное обучение [1]. Вместе с ППБМ внедряется комплексная типовая бизнес-модель банка [2].
6. Диагностика системы управления бизнес-процессами (СУБП) в банке и разработка плана описания / оптимизации БП. Выявляются компоненты СУБП, имеющиеся в банке, и их качественный уровень. На основе полученных данных и результатов решения предыдущих задач разрабатывается план проекта.
7. Разработка базовых моделей ППБМ. Они включают: дерево продуктов и услуг банка, дерево процессов, организационную структуру банка, библиотеку документов и др.
Примеры всех моделей представлены в [2] и [3].
Abstract. This article covers new author's method for business processes modeling in commercial bank. It includes different examples and practical experience, recommendations and answers for basic questions. Main tasks are: the development of graphic models for business processes, regulations, Business Studio implementation, bank's personnel training, business engineering.
ключевые слова. Методика, банк, бизнес-процесс, описание, модель, регламент, проект.
Keywords. Method, bank, business process, modeling, regulations, project, Business Studio.
I 72 I БАНКОВСКОЕ ДЕЛО I №12 2014
Этап «Описание бизнес-процессов»
На этом этапе (рис. 3) выполняют:
1. Сбор информации о БП. Если БП описывается не с нуля, то собираются документы и материалы по БП, которые уже имеются в банке.
2. Сбор и изучение типовых решений и успешных реализаций БП. Если БП описывается с нуля, то готовые типовые модели значительно ускорят и облегчат работу. Именно для этого разрабатывается и постоянно совершенствуется комплексная типовая бизнес-модель банка.
3. Сбор и изучение требований регулирующих органов и стандартов по БП. Требования регулирующих органов (например, Банка России) должны быть изучены при описании БП в обязательном порядке. Также есть различные международные и отраслевые стандарты, касающиеся БП (например, в области информационной безопасности, ITIL/ITSM, стандарты качества банковской деятельности Ассоциации российских банков и т. д.). Следует хорошо изучить требования выбранных стандартов при необходимости сертификации на их соответствие.
4. Интервьюирование участников БП в банке. Основные правила проведения интервью, которых рекомендуется придерживаться при описании бизнес-процессов, следующие:
■ фиксировать мысли собеседника в строго
логичном и последовательном порядке;
■ задавать наводящие вопросы, с целью выяснения
особенностей бизнес-процессов;
■ тщательно готовиться к интервью, изучать
и использовать типовые анкеты, не отнимать
слишком много времени у собеседника.
5. Разработка и согласование графических моделей БП. Следует правильно выбрать графическую нотацию (набор символов, используемых для визуального представления бизнес-процесса, и правил их взаимодействия). Основные нотации разделены на два уровня: верхний (IDEF0, Basic Flow Chart, VAD) и нижний (Cross
Functional Flow Chart, EPC, BPMN). На графических моделях и в карточках процессов указываются различные параметры: требования по срокам, комментарии, ссылки на системы автоматизации, бухгалтерские проводки и т. п. Параллельно дополняются другие справочники в ППБМ: библиотека документов по процессам, материальные потоки, события, организационная структура и т. п.
6. Генерация, согласование и утверждение регламента БП и других документов. Регламенты генерируются автоматически в ППБМ на основе моделей БП. Полнота и качество регламентов полностью зависят от детализации моделей, заданных параметров (свойств) БП и настроек.
7. Формирование (дополнение) электронной базы знаний бизнес-портала. Бизнес-портал - это электронная база знаний о БП и деятельности банка в целом. Она формируется автоматически ППБМ (например, Business Studio) на основе разработанных бизнес-моделей. Формат представления - веб-сайт (совокупность HTML-страниц, размещаемых на внутреннем веб-портале банка). К этой базе знаний можно обращаться из любой точки мира и с любого устройства. Она имеет встроенную систему поиска и навигации по всей информации, разграничение прав доступа сотрудников, персональную страницу каждого сотрудника, возможность работы с ключевыми показателями эффективности (KPI), возможность обратной связи от сотрудников (онлайн-обсуждение процессов, голосование и т. п.).
Уровень детализации описания бизнес-процесса
Существуют два уровня детализации описания бизнес-процесса.
■ Умеренная детализация. Такая детализация применяется, когда важно знать только общую логику бизнес-процесса, взаимодействия участников процесса. Но кто и какие функции
Рис. 3. Этап «Описание бизнес-процессов»
Документы и материалы
по БП
Сбор имеющейся в банке информации
по БП ^_J
Л
Д
HI
I
Типовые решения и успешная реализация БП
Требования и стандарты по БП
Результаты интервью участников БП
Сбор и изучение типовых решений
и успешных реализаций БП ^ 1
Л
Сбор и изучение требований регулирующих органов и
стандартов по БП J_J
,ополнитель-ные модели в
Параметры (карточки) БП
Графические модели БП
Регламент БП
Приказ об утверждении БП
Электронная база знаний по БП банка
Генерация, согласование и утверждение регламента БП и других документов
-V,
Формирование (дополнение) электронной базы знаний по п
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.