А.С. Попов
Нормативно-методическое обеспечение
хранения электронных документов в кредитно-финансовой организации
Ключевые слова: Центральный банк Российской Федерации, Банк России, кредитно-финансовая организация, электронный документ, архив, документационное обеспечение управления, делопроизводство.
настоящее время в нашей стране активно внедряются системы дистанционного
В финансового обслуживания клиентов с использованием Интернета и мобильных устройств, осуществляется переход на электронный документооборот при обмене информацией исполнителей с регуляторами. К последним наряду с Федеральной службой по финансовому мониторингу (Росфинмониторинг), Федеральной налоговой службой (ФНС), Федеральной таможенной службой, Федеральной службой судебных приставов принадлежит Центральный банк Российской Федерации (Банк России), занимающий верхний уровень современной банковской системы. На ее нижней ступени находятся кредитно-финансовые организации (банки, филиалы и представительства иностранных банков и других кредитных учреждений), уполномоченные осуществлять операции по кредитованию, депонированию вкладов, ведению расчетных счетов, купле и продаже валюты и ценных бумаг, оказанию иных финансовых услуг. Сегодня это широкая сеть государственных и частных структур, которые занимают важное место в социально-экономической системе управления. Кредитно-финансовые организации участвуют как в принятии стратегических решений, так и в выполнении повседневных задач, а образующаяся ежедневно в их деятельности в больших объемах электронная документация имеет важное значение для государства, его экономики и граждан. Ее хранение представляет серьезную проблему для негосударственных организаций (организации с большим или полным участием государства составляют исключение), вынужденных нести серьезные расходы, в том числе из-за неупорядоченности нормативной базы.
Актуальность данной проблемы подтверждает научный доклад документоведов В.С. Мингалева и В.Ф. Янковой о состоянии нормативной базы и архивного хранения документов негосударственных организаций1. Его авторы поднимают вопросы практического применения существующих нормативов, подчеркивают значительно возросшую потребность в сохранении документов организаций, особенно финансовой сферы, и предлагают возможные решения. Это, например, создание автономного учреждения (либо наделение соответствующими функциями действующих в сфере архивной деятельности аутсорсинговых компаний) для хранения не только бумажной, но и электронной документации ликвидированных структур, что особенно актуально для кредитно-финансовых организаций, ликвидация которых происходит довольно часто, а законодательные нормы для них декларативны и не обеспечивают удовлетворительное решение задач архивного хранения документации. Немаловажно и мнение некоторых ведущих экспертов в области делопроизводства и документооборота, отмечающих, что Банк России по сути стал регулятором вопросов управления документами, в том числе для всех кредитно-финансовых
л
организаций . Практика показывает, что как только какие-то вопросы попадают в сферу деятельности Банка России, нормативная база довольно быстро корректируется, а ее требования подкрепляются соответствующими проверками и штрафами за неисполнение.
При наличии жестких и быстро меняющихся установок регулятора электронного обмена и отсутствии методических рекомендаций по архивному хранению электронных документов, образующихся в организации, каждая из них самостоятельно справляется с этими вопросами посредством локальных (внутренних) нормативных актов либо оставляет эти процессы на усмотрение службы информационных технологий. Для успешного решения назревших проблем требуются дополнительные сведения о нормативно-методическом обеспечении работы с электронными документами в организации. Представим действующие нормативы для кредитно-финансовой организации в данной статье.
В сущности, единственным до сих пор активно используемым (несмотря на частный характер) нормативом остается указание Банка России 2009 г., регламентирующее порядок хранения в кредитной организации некоторых электронных документов, возникших в сфере бухгалтерского
о
учета3. Все остальные его распорядительные акты регулируют процесс электронного обмена информацией с организациями. В первую очередь стоит упомянуть Положение 2010 г., установившее порядок направления в банки в электронном виде через Банк России поручений налогового органа на списание и перечисление денежных средств со счетов налогоплательщиков (организаций или индивидуальных предпринимателей) в бюджетную систему государства; решений налогового органа о приостановлении операций по счетам организации -налогоплательщика в банке и переводов его электронных денежных средств или об отмене приостановления этих же операций и переводов, а также направления банком в налоговый орган сведений об остатках денежных средств на банковских счетах организации - налогоплательщика, операции по которым приостановлены4. Помимо упорядочения процесса взаимодействия с клиентами Банк России установил технические форматы обмена сообщениями. Сейчас по этому Положению используются текстовый формат, в дальнейшем планируется переход на формат XML. Кроме того, разработан сервисный портал (http://service.nalog.ru), где можно проверить отправление/получение файлов с данными, а также квитанций о получении и отправке.
В прошлом году были внесены изменения в Положение Банка России 2007 г., определившие порядок сообщения банком в налоговый орган информации в электронном виде об открытии (закрытии) счета, об изменении реквизитов счетов своих клиентов: организаций, индивидуальных предпринимателей и др.5 Так, с 1 июля 2014 г. банкам надлежит сообщать налоговым органам в электронном виде сведения не только о счетах организаций и индивидуальных предпринимателей, но и об их депозитах, а также о счетах и вкладах физических лиц, не осуществляющих предпринимательскую деятельность. Это указание коснулось и счетов участника договора инвестиционного товарищества (т.е. управляющего участника, ответственного за налоговый учет), связанных с ведением общих дел по договору. Оно передало полномочия по установлению технических форматов сообщений ФНС России. (Только в течение трех месяцев со дня вступления в силу данного указания разрешалось использовать установленные Банком России форматы.) На практике осуществился переход на формат XML для уже существующего обмена по счетам юридических лиц. Таким образом, в вопросах обмена информацией с налоговыми органами Банк России выступает в роли не только провайдера услуг, действуя исключительно с практической точки зрения и довольно динамично решая вопросы развития электронного обмена, но и разработчика нормативно-методического обеспечения этих процессов.
Вместе с тем значительную роль в работе кредитно-финансовых организаций играют требования по контролю за противодействием легализации (отмыванию) доходов (в англоязычной литературе - Anti-Money Laundering, или AML). В электронном виде отчетность отправляется в Росфинмониторинг, но для подготовки соответствующей информации предварительно задействуются внутренние ресурсы организации. Для автоматизации процессов требуется взаимодействие специалистов по документационному обеспечению управления, финансовому мониторингу и информационным технологиям. Эти меры, направленные на повышение прозрачности бизнеса финансовых организаций, активно развивают различные сервисы проверки клиентов. Помимо давно существующих бюро кредитных историй все большее распространение получает система профессионального анализа рынков и компаний (СПАРК) от Интерфакса.
СПАРК - крупнейшая база данных по компаниям России, Украины и Казахстана с широким
спектром аналитических возможностей. Она позволяет решать различные задачи: проверка контрагента на благонадежность или аффилированность с другими предприятиями, пресечение мошеннических сделок, анализ и мониторинг собственной базы клиентов, подбор новых рынков сбыта и постоянное отслеживание изменений, происходящих с партнерами. Эта БД включает официальные сведения из более чем 20 источников, в том числе федеральных государственных служб, министерств и ведомств, ключевых СМИ, самих компаний. Обладая технологиями мирового уровня, система дает готовые и надежные аналитические инструменты для профессиональной работы с информацией, помогает повысить скорость и качество принятия кредитных, финансовых, маркетинговых решений. В режиме реального времени можно получать информацию о банкротствах, ликвидациях, судебных решениях в отношении компаний. С технической точки зрения СПАРК построена на использовании web-сервисов, что позволяет встраивать эти инструменты непосредственно в приложения для работы с клиентами, системы электронного документооборота, причем независимо от платформы, на которой реализовано программное обеспечение внутри организации. Несмотря на долговременное использование системы, нормативные рекомендации по хранению результатов информационных запросов к внешним базам данных еще не разработаны.
В плане документационного обеспечения управления финансовых организаций по-прежнему перспективно создание электронных архивов. При этом серьезное внимание уделяется обеспечению не только сохранности документации, но и эффективного и удобного доступа, использованию удобных и надежных средств поиска по всему массиву имеющейся информации. Это касается как внутреннего документооборота, так и клиентской информации, получаемой и передаваемой по каналам дистанционного обслуживания клиентов.
Традиционно важное значение придается выбору стратегии хранения электронных документов6, особенно если они не имеют оригиналов на бумаге. В этом случае, согласно рекомендациям, в электронном документообороте (в первую очередь кредитно-финансовых организаций) недостаточно периодической ревизии фондов, а нужен комплексный подход, опирающийся на нормативно-методическую базу, утвержденную в организации. Здесь помимо инструкций для пользователей очень важно иметь инструкцию по делопроизводству, положение о внутреннем эл
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.