Е.К. Криницына
Работа с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах Приволжского федерального округа*
Ключевые слова: документы по личному составу, государственные и муниципальные архивы, Приволжский федеральный округ.
Вопросы работы с документами по личному составу постоянно находятся в центре внимания архивистов1, поскольку это не только источники по отечественной истории, в том числе трудовых отношений, но и документная база для удовлетворения запросов социально-правового характера, связанных в первую очередь с государственным пенсионным обеспечением граждан. Понимая значимость этих документов, Комитет по делам архивов Нижегородской области проанализировал предоставленные ему уполномоченными органами исполнительной власти в области архивного дела (далее - архивные службы) субъектов Приволжского федерального округа (ПФО) отчетные данные о состоянии корпуса документов по личному составу и работы с ними за 2011-2012 гг. Результаты их обобщения изложены в настоящей статье.
В 569 государственных и муниципальных архивах ПФО, по данным паспортизации на 1 января 2013 г., сосредоточен значительный массив документов по личному составу долговременного (75 лет) хранения: свыше 13 млн дел за 1843-2012 гг., или 27 % от общего объема хранящихся дел (в государственных архивах - 19 %, в муниципальных -41 %). Для сравнения напомним, что на долю аудиовизуальных документов приходится 2 %, научно-технических и личного происхождения по 1 %. Специализированные государственные архивы документов по личному составу (или социально-правовой защиты граждан) имеются в семи субъектах округа (республики Марий Эл, Мордовия, Татарстан, Удмуртская; Кировская, Нижегородская, Самарская области).
Темпы комплектования документами по личному составу остаются значительными: в 2011 г. принято 590 тыс., в 2012 г. - свыше 700 тыс. дел (это в два раза больше, чем управленческой документации). В прошлом году по этим документам уже исполнено более миллиона запросов социально-правового характера, но тенденция к росту количества запросов и трудоемкости их исполнения сохраняется.
Основной массив документов по личному составу поступает от организаций, ликвидирующихся в результате банкротства. Изменения, внесенные в конце 2008 г. в Федеральный закон от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» в части обязанностей конкурсного управляющего (ст. 129)2, значительно облегчили решение проблем сохранности архивных документов. С 2006 г. во всех субъектах ПФО выработаны механизм взаимодействия с конкурсными управляющими и порядок приема документов на хранение, в том числе на возмездной основе, составлены административные регламенты, подготовлено методическое обеспечение.
Для мониторинга фактов ликвидации организаций в ряде субъектов налажено сотрудничество с органами Пенсионного фонда России, арбитражными судами, налоговыми органами, саморегулируемыми организациями арбитражных управляющих (республики Марий Эл, Удмуртская, Чувашская; Нижегородская и Пензенская области). В тех случаях, когда подобное взаимодействие установить не удается, архивисты самостоятельно ведут розыск организаций с неустановленным местонахождением документов по личному составу. Так, в Республике Татарстан по рекомендации президиума Совета муниципальных образований органы муниципального самоуправления
В основе статьи - сообщение автора на научно-методическом совете архивных учреждений Приволжского федерального округа 5 июня 2013 г. в Самаре.
муниципальных районов создают рабочие группы для поиска, упорядочения и передачи в муниципальные архивы документов, брошенных ликвидированными сельхозпредприятиями. В Нижегородской области на сайте государственной архивной службы в разделе «Внимание, розыск архивов организаций!» опубликован и постоянно обновляется список ликвидированных организаций, документы которых не поступили в архивы, но востребованы гражданами. В настоящее время в нем значится около 1,5 тыс. объектов. В Республике Татарстан и Самарской области ведется мониторинг официальных сайтов в Интернете и публикаций в СМИ.
Несмотря на принятые меры, проблем в работе с данной категорией документов остается много, причем связаны они не только с повсеместным дефицитом свободных площадей и нехваткой кадров, но и с пробелами в законодательстве. Речь идет об отсутствии правовых норм, обязывающих добровольно ликвидирующиеся организации передавать документы по личному составу в государственные или муниципальные архивы, а также устанавливающих серьезную ответственность должностных лиц за ненадлежащее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Эту лакуну предполагалось закрыть с помощью законодательной инициативы Томской области: законопроекта о внесении изменений в ст. 21 Федерального закона «О
~ ~ 3
государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»3. Несмотря на то что законопроект не требует дополнительного финансирования и не усложняет процесс ликвидации, он более года находится на рассмотрении в Государственной думе и до сих пор не принят даже в первом чтении4.
Обеспечению сохранности документов по личному составу мешает и то, что конкурсные управляющие крайне редко принимают их от бывшего руководителя организации по акту, позднее оправдывая этим неполноту материалов.
На практике немало фактов несвоевременного обращения в архив при завершении ликвидационных процедур (время уже упущено и нет средств на заключение возмездных договоров о подготовке документов к передаче в архив), а также отправки их по почте и даже оставления у входа в архив. В последние годы случаи обнаружения и приема на хранение так называемых бесхозяйных документов участились. Упорядочивать их в силу востребованности приходится самим архивистам, причем в кратчайшие сроки и при нехватке рабочего времени. В ряде субъектов к этой работе привлекают студентов.
Серьезные трудности для дальнейшего использования документов по личному составу ликвидированных организаций представляют их неполнота, некачественное оформление в кадровом делопроизводстве, плохое физическое состояние из-за активного пользования или ненадлежащего хранения, негодная подготовка к долговременному хранению самих документов и научно-справочного аппарата к ним.
В отношении документов по личному составу, уже принятых на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, отметим, что их видовой состав достаточно разнообразен: это личные дела, в первую очередь, представителей творческих профессий и профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений, личные карточки, списки сотрудников, расчетно-платежные ведомости, удостоверения, мандаты, анкеты, личные листки по учету членов профсоюза и др. В фондах партийных, профсоюзных и комсомольских организаций, сформированных в бывших партийных архивах, документы по личному составу включены в описи управленческой документации постоянного хранения.
В вопросе о целесообразности экспертизы ценности документов по личному составу с истекшими сроками хранения архивисты ПФО придерживаются мнения, что документы первых лет советской власти, поставленные на учет и введенные в научный оборот, следует сохранить в полном объеме. В ряде субъектов подобная практика распространена и на более поздние, до сих пор хранящиеся в организациях - источниках комплектования документы, причем как после, так и до истечения сроков их временного хранения. Так, в Нижегородской области до истечения срока временного хранения к составу Архивного
фонда Российской Федерации отнесены в полном объеме документы по личному составу Горьковского облисполкома и ликвидированного областного Министерства экономики и развития предпринимательства 1920-2000-х гг. В итоге сохранена информация о политической элите и партийно-хозяйственном активе области за весь советский период и постсоветские годы. В свою очередь, в Центральный архив Нижегородской области по истечении сроков временного хранения полностью принят массив личных карточек рабочих и служащих Кулебакского металлургического завода за 1922-1955 гг. Кроме того, в Нижегородской области при переработке архивных фондов в муниципальных архивах и Государственном архиве Нижегородской области, г. Арзамас дела по личному составу к уничтожению не выделялись.
Напротив, экспертиза ценности дел по личному составу с истекшим сроком хранения ежегодно проводится в плановом порядке в архивах республик Татарстан и Удмуртской. Государственный архив по личному составу Республики Татарстан за пять лет (с 2008 по 2012 г.) передал в Национальный архив республики 32 ед. хр. за 1917-1929 гг., выделил к уничтожению 1019 дел. В Удмуртской Республике (там разработаны методические рекомендации по проведению экспертизы ценности документов и создана объединенная рабочая группа) по 51 архивному фонду отобрано на постоянное хранение 119 ед. хр., к уничтожению - 199 ед. хр. Отбор дел производился и в муниципальных архивах Республики Мордовия. Остальные архивные службы ПФО планируют приступить к экспертизе дел по личному составу в ближайшем будущем. На практике документы до 1937 г. в справочной работе архивов обычно не используются, и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения позволит освободить площади для пополнения архива. Для ряда архивов округа, где таких документов немало (например, в Центральном архиве Нижегородской области - свыше 75 тыс. ед. хр., в Государственном архиве Саратовской области - около 43 тыс. ед. хр.), это актуально.
В ходе экспертизы документов по личному составу до 1937 г. удалось выработать подходы к оценке самой многочисленной их категории, связанной с оплатой труда. Их информативность обычно невысока, но для выделения к уничтожению документов, возникших ранее 1945 г., нужны серьезные основания. Так, архивисты Удмуртии отобрали на постоянное хранение полностью комплекс документов одной сельскохозяйственной артели, где наиболее полно представлены все разновидности документов, а из других артелей - только отдельные документы, пригодные для биографических и генеал
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.