Регламентация процессов организационных коммуникаций в корпоративных структурах ракетно-космической отрасли
Е.В. Шеленкова,
аспирант, Московский авиационный институт (Национальный исследовательский институт) (125993, г. Москва, A-80, ГСП-3, Волоколамское шоссе, д. 4; e-mail: shelenkova_e_v@mail.ru)
Аннотация. В статье рассмотрена целесообразность регламентации модернизированных и/ или новых процессов деятельности предприятия, возникших в результате изменений внешней и внутренней среды, на примере реформы закупочной деятельности предприятий. В статье также представлены типы и этапы регламентации процессов.
Abstract. In this article the author is examined regulating of upgraded and/ or new processes of the company resulting from changes in the external and internal environment on example of procurement enterprises reform. The article also presents the types and stages of regulatory processes.
Ключевые слова: процессный подход, регламентация, бизнес-процесс, организационные изменения, информационные потоки, документирование.
Keywords: process approach, regulation, business processes, organizational changes, information flow, documentation.
В течение последних двух лет активно ведется процесс «коренного реформирования» ракетно-космической отрасли «в масштабах России». Первым шагом, в направлении реформирования стало создание Объеденной ракетно-космической корпорации - основа развития отрасли, следующий этап предусматривает создание внутри корпорации структур-лидеров, вокруг которых будут группироваться другие структуры отрасли. На данном этапе перестройка ракетно-космической отрасли находится в стадии поиска/ подбора наиболее оптимального инструмента управления отраслью. Но при этом следует отметить, что до сих пор на некоторых предприятиях продолжается процесс перехода в акционерные общества - это обусловлено тем, что система управления и принятия решений на деле оказалась абсолютной иной: «законодательные процедуры и система, построенная на сегодня, очень громоздкие, медленные и неповоротливые» Ба-задзе (2010). Причем это характерно не только для внешней среды предприятия, но и для внутренней.
В силу того, что политика государства ориентирована на модернизацию деятельности предприятий наукоемких отраслей промышленности особую ценность приобретает процессный подход к управлению предприятием, неотъемлемой частью которого выступает регламентация процессов деятельности (бизнес-процессов). Регламентация бизнес-процессов позволяет систематизировать, обобщать, стандартизировать и документировать задачи, решаемые руководителями в ходе организации процессов.
По результатам анализа представленных ниже определений:
- Регламентация - это «процесс создания регламентирующих документов, описывающих ход выполнения бизнес-процессов, таких как регламент выполнения бизнес-процесса, должностная инструкция, матрица ответственности, технологическая карта и т.д.» Г.Г. Харитонова, В.С. Поляничко (2010);
- Регламентация, согласно С.Б. Чернышеву, - совокупность норм, правил, стандартов и процедур, ограничивающих и определяющих
формы деятельности в обществах с развитым разделением труда;
-Регламентация - установление подробных правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации и др. - Большая советская энциклопедия;
- Регламентация - установление правил, положений, инструкций, норм, определяющих порядок деятельности работников при осуществлении ими трудовых функций;
целесообразно сделать вывод о том, что источники регламентации процессов могут быть:
- внешнего происхождения (законы, постановления правительства, государственные и международные стандарты и прочее)
- и внутреннего.
В большинстве случаев регламентация внешнего происхождения влечет за собой регламентацию внутреннюю, которую в свою можно разбить на две группы:
I. регулирующего характера (инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, программы, договоры, приказы, распоряжения и т.д. - создаются для управления и подвергаются корректировке в процессе работы);
II. информационного характера (факты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты и проч.) - эта информация не подлежит корректировке и предназначена для фиксации какого-либо факта или события.
Отталкиваясь от определения первой группы целесообразно сделать вывод о том, что от качества регламентации процессов посредством регулирующий группы зависит эффективность работы и скорость адаптации предприятия к изменяющимся условиям внешней среды, приведших к существенным организационным изменениям.
Организационные изменения в первую очередь связаны с устаревшей структурой организации, системой управления ею, со сбоями в информационном обмене (информационные потоки - неэффективны), несовершенными методами работы, технологиями. Поскольку в современном динамическом мире управленческая деятельность на 50-90% состоит из «связующих» процессов, сопряженных с восприятием, обработ-
Journal of Economy and entrepreneurship, Vol. 9, Nom. 5-1
Е.В. Шеленкова Регламентация процессов организационных космической отрасли
кой и адаптацией и/или интеграцией получаемой информации в процесс работы, особый интерес вызывает регламентация процессов организационных коммуникаций в корпоративных структурах наукоемких отраслей промышленности, в состав которых зачастую входят не только промышленные предприятия, научные организации, но и банки, страховые и инвестиционные компании, фонды и другие финансово-кредитные учреждения. Документирование процесса организационных коммуникаций и деятельности организации в целом на сегодняшний день представляется целесообразной, в особенности, если предприятие функционирует на рынке не один десяток лет. Регламентация процессов организационных коммуникаций предполагает в первую очередь:
- регулирование информационных потоков (поиск наиболее эффективных путей передачи информации и их оптимизацию);
- ранжирование доступа пользователей к информации;
-адаптацию информационных потоков к изменениям в процессе, вызванных внешними факторами;
- развитие корпоративных сетей и систем;
- налаживание «системы обратной связи»;
-развитие контрольно-управленческой
информационной системы;
-повышение качества информированности всех участников процесса (минимизация риска потери сути сообщения при передаче информации от «источника» «адресату» (пользователю информации)).
Организационные изменения интерпретируют не как переходный период, а как постоянная реакция предприятия на внешние изменения, которые затрагивают не только направление деятельности предприятия на которое они направлены, т.к. все процессы деятельности на предприятии взаимосвязаны. Например, решение о производстве качественного новой модели ракетной установки потребует технологических перемен, а новая технология, в свою очередь, приведет к переквалификации персонала и/или перераспределению зон ответственности и полномочий.
Следует отметить то, что значительное влияние от изменений испытывает не только направление деятельности (процесс), которого касаются изменения, но и система менеджмента качества (далее - СМК). Поскольку, с одной стороны, СМК регламентирует устоявшиеся процессы работы предприятия, а с другой - должна отвечать изменившимся/новым требованиям организации коллективного процесса работы. Проведение организационных изменений в рамках системы менеджмента качества наукоемких предприятий - одна из достаточно трудоемких и сложных управленческих задач.
Следует также отметить, что регламентацию процессов деятельности, согласно Н.Г. Базадзе, можно разделить на два этапа:
1. формализация - придание проектному решению по оптимальному содержанию процессов формы, понятной и адекватно воспринимаемой всеми пользователями-исполнителями и управленческими работниками Н.Г. Базадзе (2005). Для формализации используются: текстовые инструкции по выполнению отдельных, наиболее важных видов работ; описание процедур и алгоритм в виде блок-схем;
коммуникаций в корпоративных структурах ракетно-
2. нормализация - придание обязательного характера формализованным процессам с целью точного использования и оптимального контроля Н.Г. Базадзе (2005).
Одним из примеров регламентации процесса, включающего в себя не только формализацию, но и нормализацию процесса организационных коммуникаций, возникших в результате изменений во внешней среде, служит процесс реорганизации закупочной деятельности, затронувший все предприятия крупных отраслей промышленности, таких как: машиностроение, радиопромышленность, авиационно-космическая промышленность и многие другие.
Реформа закупочной деятельности корпоративных заказчиков началась в 2012 г., в рамках которой в период с 2012 по 2014 гг. более 400 тысяч учреждений и предприятий должны были регламентировать свою закупочную деятельность в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 г. № 223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее - 223-ФЗ), целью которого является единство экономического пространства, оптимизация использования денежных средств, расширение возможностей участия в закупках, предотвращение коррупции и других злоупотреблений, развитие добросовестной конкуренции и повышение конкурентоспособности в процессе закупок. Под сферу влияния № 223-ФЗ попадают такие объекты: как государственные компании и корпорации, субъекты естественных монополий, осуществляющих регулируемые виды деятельности, унитарные предприятия государственной и муниципальной формы собственности, автономные учреждения и другие. Динамика количества зарегистрированных на Портале закупок (Официальный сайт Российской Федерации в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг) организаций-заказчиков по видам в период с 2012 г. по 2014 г. представлена на Рис. 1, а также распределение суммарной цены размещенных извещений по способам закупки.
Поскольку система управления процессом, как и любая функция процесса, подлежит документированию, результатом реформирования закупочной деятельности на предприятии явилас
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.