Е.А. Романова
Справочно-поисковые средства российских архивов в Интернете: необходим новый уровень их организации
Ключевые слова: архивный сайт, информационно-поисковая система, научно-справочный аппарат, справочно-поисковые средства, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.
ркой приметой настоящего времени являются мероприятия по формированию
Я информационного общества, которое характеризуется наличием общего информационно-коммуникационного пространства. Его основу сегодня составляет глобальная сеть Интернет, превратившаяся во взаимосвязанную общемировую систему богатейших информационных ресурсов с разнообразными инструментами для структурирования, обработки, хранения и распространения информации. Руководствуясь целями осуществления социокультурной и просветительской деятельности1, отечественные архивы активно используют Интернет для информирования общественности о хранящихся документных комплексах, привлечения пользователей, введения в научный оборот новых документов.
Процесс создания архивных сайтов начался свыше пятнадцати лет назад , и в настоящее время собственные сайты имеют все федеральные архивы, большинство органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов Российской Федерации, а также некоторые муниципальные архивные учреждения. Важнейшей составляющей их контента являются электронные справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат - НСА) к документам архивов, ведь еще в 2001 г. Росархив рекомендовал размещать на архивных сайтах «научно-справочный аппарат архива: электронные версии текстов путеводителей, кратких справочников, каталогов, обзоров по фондам архива», а также «общее описание состава и содержания документов, хранящихся в архиве», «сведения о новых поступлениях и рассекреченных документах (в форме гипертекста или базы данных)», «описание системы НСА архива, в том числе баз данных и условий доступа к ним» и «перечень тематических БД по документам
о
архива»3. С тех пор в Интернете сформировался довольно большой объем вторичной документной информации, представленной в виде как электронных версий традиционных архивных справочников, баз данных, так и многоуровневых информационно-поисковых систем (ИПС)4.
Однако в силу того, что архивы по-разному решали вопросы о составе размещаемых на сайте архивных справочников, форматах их представления, расположении справочно-поисковых систем в структуре сайта, в настоящее время возникла потребность анализа накопленных интернет-ресурсов с целью их оптимизации. Приведем в данной статье результаты изучения состава, организации и форм представления архивных справочников государственных архивов шести субъектов Российской Федерации, размещенных на наиболее профессиональных сайтах архивов и органов управления архивным делом республик Татарстан5 и Удмуртской6, Пермского края7, Псковской8, Саратовской9 и Свердловской10 областей. Но вначале отметим, что НСА государственных архивов субъектов федерации имеется на сайтах четырех уровней: органов
государственной власти субъектов (в соответствующих разделах органов управления архивным делом); органов управления архивным делом субъекта; государственных архивных учреждений; в объединенных информационных ресурсах, на специальных сайтах, создаваемых для сети архивных учреждений одного региона.
На сайтах органов государственной власти субъектов федерации архивные справочники встречаются довольно редко. Обычно орган управления архивным делом субъекта занимает информационную страничку на сайте вышестоящего органа власти (или органа, чьим структурным подразделением является) либо на портале органов власти субъекта, имея одновременно собственный сайт, где помещаются более подробные сведения о его деятельности и подведомственных учреждениях. При наличии у архива своего сайта большинство электронных архивных справочников располагается именно там, на сайте же органа управления можно найти краткие справочники по фондам или списки фондов, а также межархивные справочники или объединенные ИПС. Например, в Пермском крае электронные версии традиционных архивных справочников размещены на сайтах государственных архивов, а объединенная ИПС по архивам региона - на сайте Агентства по делам архивов. В Свердловской области справочники в основном представлены на сайтах государственных архивов, в то время как на сайте Управления архивами имеются краткие справочники по фондам архивов и списки фондов11. Более широко электронный НСА государственных архивов субъектов федерации размещается на сайтах органов управления архивным делом в случае отсутствия у архивов собственных сайтов (например в Татарстане, Удмуртии, Псковской области).
В структуре сайтов органов управления архивным делом субъектов федерации архивные справочники обычно находятся либо в разделах, отведенных для каждого государственного архива, зачастую образуя соответствующие подразделы, как в Татарстане и Саратовской области, либо в специальном разделе, выделенном для НСА нескольких архивов, как в Удмуртии и Псковской области, или же в виде общей ИПС по документам архивов субъекта федерации, как в Пермском крае.
В ряде случаев на сайтах государственных архивов субъектов федерации для архивных справочников предназначаются специальный раздел («НСА и ИПС», «НСА»), подраздел внутри раздела (например подраздел «Научно-справочный аппарат» в разделе «Об архиве») или одновременно несколько разделов («Базы данных», «Обзоры документов», «Новые поступления документов»).
Разделы (подразделы) сайта, в которых находятся архивные справочники, именуются по-разному: «НСА», «НСА и ИПС», «Справочники», «Научно-справочный аппарат», «Архивные справочники ONLINE», «Фонды архива», «Справочная» и др. Встречаются также разделы, названия которых совпадают с типом и видом архивного справочника, например, «Путеводитель», «Обзоры» и др. Бывают и менее удачные варианты, например аббревиатуры (НСА, ИПС), непонятные для некоторых посетителей сайтов, или название «Справочная», не всегда ассоциируемое с архивными справочниками.
Порой информационное наполнение разделов не соответствует их названиям. Так, на сайте Коми-Пермяцкого окружного государственного архива в разделе «Обзоры документов» даются характеристика фондов архива, а также ссылки для перехода к спискам фондов и к одному обзору фонда; в разделе «Новые поступления документов» размещена информация о пополнении книжного фонда архива. Подобные просчеты свидетельствуют о невыполнении рекомендаций Росархива, предлагавшего «тщательно группировать информацию» для облегчения ее восприятия 12
пользователями .
Наиболее часто в Сети встречаются путеводитель (обычно в виде краткого справочника по фондам), тематические справочники (обзоры, перечни, указатели, БД), обзоры фондов и разнообразные указатели, каталоги фотодокументов в виде баз данных, реже - опись дел, документов. При этом прослеживается, что при наличии и активной эксплуатации в одном или нескольких архивах многоуровневой ИПС количество электронных версий традиционных
архивных справочников, выставляемых на сайтах, минимально. Так, в Псковской области, где функционирует ИПС «Информационные ресурсы Псковской области», на сайте Государственного архивного управления области размещены только путеводители по фондам государственных архивов. В Пермском крае, где тоже ведется ИПС, помимо путеводителей на сайты архивов вынесены обзоры фондов и тематические обзоры, а также списки новых поступлений. Подобная практика довольно удачна, ведь способ представления данных в ИПС не подразумевает интеллектуальной группировки вторичной документной информации, наличия объемных текстов, связного литературного повествования, что отличает обзоры и некоторые путеводители. В то же время размещение в Интернете актуальной информации, как, например, сведений о новых поступлениях или рассекреченных фондах, будет интересно для пользователей и привлечет на сайт больше посетителей.
В отношении формата данных для представления в Интернете архивных справочников отметим, что в некоторых региональных архивах активно используются современные решения, в
частности электронные книги с функцией «листания» с помощью программы AdobeFlashPlayer
1 ^
(Путеводитель Государственного архива Пермского края13), структурирование информации с помощью гипертекста, что широко применяется для представления архивных справочников в Саратовской области. Другими архивами (Татарстана, Свердловской области) используются менее сложные способы размещения справочников: в виде одноуровневого текста на страницах сайта или ссылок на копирование файлов в форматах *doc, *г!£, *pdf, а также заархивированных с помощью программ WinRaR и 7^р.
Пока рано говорить о том, что государственные архивы субъектов федерации придерживаются общей схемы размещения справочно-поисковых средств в Интернете. Более того, не всегда даже в рамках одного субъекта отмечаются единство методологии, общая концепция, определяющая это направление деятельности архивов. Так, в Саратовской области два государственных архива имеют разделы на сайте органа управления архивным делом, а один (ГИАНП) - свой сайт (в данный момент неработающий). При этом ГАСО представил на сайте несколько архивных справочников (в виде гипертекста, красиво оформленных), а ГАНИСО не разместил не только ни одного справочника, но даже характеристики системы НСА. ИПС по фондам архивов в данном субъекте также отсутствуют.
Архивные 8(342) 258-0-258 в
Информационные www.ititeh.ru
Технологии г. Пермь
- Автоматизация архивной деятельности
- Создание сайтов и Интернет-проектов
- Сканирование документов и описей
- Разработка мультимедийных сборников
других субъектах федерации логика в размещении архивных справочников на сайтах прослеживается, но выражается по-разному. Так, в Татарстане на сайте Татглавархива справочники представлены в разделах, отведенных для каждого государственного архива, причем организация подразделов и размещения в них информации во всех разделах сайта одинакова. В результате архивные справочники несложно находить, а широко применяем
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.