В зарубежных архивах
О.И. Рысков
Управление документацией в Австралии
Основными правовыми актами по управлению документацией в накопившей достаточный опыт Австралии являются законы об архивах, свободе информации и конфиденциальности информации о частной жизни.
Законом об архивах (Archives Act, 1983) был создан Австралийский архив (с 1998 г. -Национальный архив Австралии), на который возложено обеспечение сохранности архивных ресурсов Австралийского Союза. Этот нормативный акт обеспечивает гражданам право доступа к государственным документам по истечении 30 лет со времени их создания, Закон о свободе информации (Freedom of Information Act, 1982) - к документации государственных органов. Закон о конфиденциальности информации о частной жизни (Privacy Act, 1988) гарантирует правомочность использования персональных данных в деятельности государственных органов, а также предоставляет гражданам право ознакомления с данными о них.
Помимо названных законов, управление документацией также опирается на законы о судебных доказательствах (Evidence Act, 1995) и электронных сделках (Electronic Transaction Act, 1999). Кроме того, свои законы о документации действуют во всех австралийских штатах, за исключением Северной Территории.
Австралийский национальный орган стандартизации (SAI - Standards Australia International Ltd.) обеспечивает работу подкомитета «Управление архивами/документацией», созданного в структуре технического комитета «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО). Так, государственный стандарт по управлению документацией - AS 4390 Records Management1, 1996 г., лег в основу международного стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документацией»2. В 2002 г. в Австралии был принят эквивалентный ему национальный стандарт по управлению документацией3, а в 2003 г. — по анализу процесса работы с документацией в организациях4. Международный стандарт по делопроизводственным метаданным ИСО 23081, первая часть которого появилась в мае 2004 г.5, также разрабатывается при активном участии весьма опытных австралийских органов стандартизации и архивных учреждений.
В настоящий момент австралийские специалисты принимают участие в подготовке международного стандарта в области долгосрочного хранения документов в формате PDF (ISO/CD 19005-1 Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF (PDF/A)), еще двух частей стандарта ИСО 23081, новых версий ИСО 15489-1 и ИСО/ТР 15489-2. В 2005 г. планируется публикация уже принятого международного стандарта ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and documentation - Requirements for records/documents management in standarts).
Национальный архив, играя лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза, стал выпускать важные нормативные разработки по управлению деловой документацией и архивному делу даже раньше, чем два других лидера — Национальный архив США и Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии. Например, еще в 1995 г.
Национальный архив Австралии издал пособия «Управление электронными документами» и «Работа с электронными документами», а в 1997 г. - «Управление сообщениями электронной почты как документами».
В марте 2GGG г. Национальный архив Австралии объявил о приеме электронных документов государственных органов и приступил к формированию соответствующей технологической инфраструктуры, разработке процедурных требований к передаче документов на хранение. Сейчас архив устанавливает формат архивных данных, в который конвертируются все электронные документы для обеспечения их долгосрочного хранения и доступности.
Важной частью концепции управления электронными документами в Австралии является управление веб-документацией, в том числе архивирование сайтов6. Обязанности по обеспечению сохранности сетевых публикаций7 органов государственной власти распределены между Национальным архивом и Национальной библиотекой Австралии. Так, в Национальный архив поступают внутренние электронные документы государственных учреждений, возникшие в ходе их деятельности (например, документы внутренней сети Интранет, сообщения электронной почты и др.); копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени; а в Национальную библиотеку - один или несколько документов, предназначенных для публикации и распространения на любом съемном электронном носителе (дискете, компакт-диске и т. д.); проект документа, представленный на сайте для публичного обсуждения. Что касается документов, предназначенных для сетевой публикации и доступных только в Интернете, то по усмотрению самого органа государственного управления они могут передаваться как в Национальную библиотеку, так и в Национальный архив.
Национальный архив Австралии активно участвует в деятельности электронного правительства. Им разработаны государственный стандарт метаданных AGLS, тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT).
Помимо Национального архива, значительное влияние на работу с документацией оказывают Австралийское общество архивистов и Австралийская ассоциация управляющих документацией.
Весьма активна исследовательская и нормотворческая деятельность архивных служб штатов Австралии, особенно Виктории и Нового Южного Уэльса.
Государственный архив штата Виктория, начиная с 1998 г., реализует проект VERS (Victorian Electronic Records Strategy) по выработке стратегии и стандарта работы с электронными документами в государственных органах штата. В 2GGG г. был выпущен стандарт PROS99/GG7 «Управление электронными документами» (Management of Electronic Records), содержащий требования к управлению и хранению электронных документов в государственном секторе штата Виктория. В 2GG3 г. появилась его вторая версия, где закреплена структура разработок по проекту VERS: шесть рекомендаций и пять технических спецификаций по различным аспектам проекта («Системные требования к хранению электронных документов», «Схема метаданных», «Стандартный формат электронных документов», «Формат долгосрочного хранения», «Передача электронных документов в Государственный архив штата Виктория»).
Архивной службой штата Новый Южный Уэльс подготовлено множество методических и практических пособий, стандартов, директив, правил по управлению документацией8. В частности, мировую известность приобрела выполненная совместно с Национальным архивом Австралии методология проектирования и внедрения систем работы с документацией — DIRKS (Designing & Implementing a Recordkeeping System). Она базируется на методике, разработанной в 1993 г. в рамках курса «Понятие о системах работы с
документацией» преподавателем университета Монаш (Мельбурн, штат Виктория) Дэвидом Бирманом, и представляет собой восьмиэтапный процесс создания или совершенствования системы работы с документацией в организации. Методология БГОКБ положена в основу международного стандарта ИСО 15489-20019.
Итак, деятельность архивных служб в Австралии в области нормативно-методического регулирования управления документацией различных форматов в настоящее время можно считать наиболее активной в мировом архивном сообществе.
Что касается терминологии, то применяемый в специализированных австралийских источниках и литературе основной термин «работа с документацией» (recordkeeping) обозначает запись информации и сохранение ее как полного, точного и достоверного свидетельства управленческой деятельности10. То есть в работе с документацией большое значение придается способности информации служить доказательством, причем не только в юридических отношениях.
Работа с документацией включает: 1) создание документов в процессе управления, а также способы обеспечения их соответствия определенным требованиям; 2) проектирование, внедрение и эксплуатацию системы работы с документацией (recordkeeping system)11, т. е. информационной системы, специально разработанной для создания, защиты, хранения и управления данными или записями как достоверными документами в течение необходимого для удовлетворения управленческих, юридических, фискальных, исторических требований времени; 3) управление документами, используемыми как в управленческой деятельности, так и в качестве архива.
В австралийской концепции «управление документацией» (records management) - это дисциплина и организационная функция управления документами в целях обеспечения оперативных потребностей бизнеса, государства и общества12.
Управление документацией подразумевает: 1) управление континуумом документов (континуум документов (Records Continuum) — это графическая и теоретическая модель, охватывающая последовательный и взаимосвязанный режим работы с документацией с момента создания документов (и даже раньше — во время проектирования системы работы с документацией) и до хранения и использования документов в качестве архива. Режимом работы с документацией (recordkeeping regime) называется система правил создания и хранения документов в определенной сфере, начиная с проектирования системы работы с документацией и до конца существования документа; 2) обеспечение услуг в области управления и использования документов для удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов; 3) создание полной, точной, достоверной и пригодной для использования документации, отражающей деятельность организации; 4) управление документами как ценным имуществом и информационным ресурсом; 5) повышение эффективности, рационализация как управления документами, так и в целом деятельности организации путем правильной постановки практической работы с документацией.
Поскольку концепция континуума документов предполагает постоянное и непрерывное изменение и охватывает всю работу с документацией, она дополняет концепцию жизненного цикла документов, идентифицирующую различные стадии и периоды жизни отдельного документа (или группы документов
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.