Экономические науки
Экономика и управление народным хозяйством
Голубева Е.С., Северный (Арктический) федеральный университет им. М.В. Ломоносова
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ОРГАНИЗАЦИИ
Информатизация общества ставит новые задачи перед профессиональным образованием в подготовке квалифицированных и востребованных бизнес-сообществом специалистов. Современный бизнес стремительно развивается, а информационные технологии играют ключевую роль в его развитии. Они тесно вплетаются в традиционные сферы деловой активности, становясь неотъемлемой частью бизнес-процессов. Любое предприятие сталкивается с необходимостью организации системы документооборота, с ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид. Так формируется понятие системы электронного документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД - это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.
Основные задачи, которые преследует СЭД:
• Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
• Формализация деятельности каждого сотрудника.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.
Среди задач по данному направлению исследования можно выделить разработку методики внедрения СЭД, построение модели процесса внедрения СЭД в корпорации, ориентированная на бизнес-процессы. Методология инструментальной среды АШБ отвечает необходимым требованиям. Весь процесс внедрения СЭД включает несколько этапов, результатом которых является промышленная эксплуатация системы в рамках всего предприятия. Процесс внедрения состоит из следующих этапов: анализ текущего состояния документооборота в компании; разработка, настройка и установка системы; опытная эксплуатация; сопровождение.
На этапе анализа текущего состояния документооборота в компании поступает заявка заказчика на внедрение СЭД. Перед началом процесса внедрения СЭД в компании проводится обследование с целью: получения общей информации об объекте внедрения СЭД; определения общего состояния организации документооборота; формирования требований по внедрению СЭД. Далее проходит информационное обследование. Исследуются и описываются существующие бизнес-процессы. В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы, формулируются функциональные требования к СЭД и разрабатывается техническое задание.
На втором этапе, разработка, настройка и установка системы, осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе. В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования, разрабатывается техническая документация для начала тестирования системы.
Третий этап Опытная эксплуатация. Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. В случае сбоев или ошибок в работе, осуществляется доработка и устранение ошибок. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т. к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. После всех тестирований система готова к использованию.
Четвертый этап Сопровождение. На этапе сопровождения система работает в режиме промышленной эксплуатации. Промышленная эксплуатация СЭД - это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации. На данном этапе проводится консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД. В результате данного этапа система успешно внедрена и полностью готова к использованию.
Внедрение систем электронного документооборота позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами в любой компании. Главный результат внедрения системы электронного документооборота - наведение порядка в работе с документами, оптимизация бизнес-процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.
ЛИТЕРАТУРА
I..Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием. // Секретарское дело. 2002. №2. С. 46-48.
2. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния. // Делопроизводство. 2001. №2. С. 41-43.
3. Абдулгалимов Г.Л. Переход к информационному обществу и проблемы развития кадрового потенциала. // Alma mater (Вестник высшей школы). 2013. № 11. С. 109-112.
4. Абдулгалимов Г.Л., Кугель Л.А., Васекин С.В. О роли развития логического мышления в информационном обществе. // Информатика и образование. 2013. № 3. С. 33-35.
5. Васекин С.В., Сухобокова И.П. Информатизация образования и информационная культура педагога. // Актуальные проблемы современной науки. 2013. № 6 (74). С. 196-197.
6. Абдулгалимов Г.Л., Косино О.А. Нормирование профессиональных компетенций учителя. // Стандарты и мониторинг в образовании. 2012. № 3. С. 59-60.
7. Абдулгалимов Г.Л., Косино О.А. Обучение будущего учителя математики проектированию электронного учебно-методического обеспечения. // Высшее образование сегодня. 2012. № 6. С. 44-46.
8. Кугель Л.А., Васекин С.В. Учебная задача оценки быстродействия исполнения программы на компьютере. // Аспирант и соискатель. 2013. № 5. С. 107-109.
9. Абдулгалимов Г.Л., Косино О.А. Моделирование учебно-методического обеспечения процесса поиска решения математических задач. // Профильная школа. 2011. № 4. С. 49-51.
10. Абдулгалимов Г.Л., Косино О.А. Учебно-методическое обеспечение процесса решения математических задач. // Стандарты и мониторинг в образовании. 2011. № 4. С. 47-48.
II. ARIS Express. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.compress.ru/article.aspx/
Для дальнейшего прочтения статьи необходимо приобрести полный текст. Статьи высылаются в формате PDF на указанную при оплате почту. Время доставки составляет менее 10 минут. Стоимость одной статьи — 150 рублей.